Aanvraagprocedure

De aanvraag- en evaluatieprocedure voor onderzoeksprojecten omvat volgende stappen:

  • indienen aanvraag
  • mondelinge bespreking met het agentschap
  • schriftelijke evaluatie door internationale deskundigen
  • beslissing.  

Het agentschap streeft voor dit proces een doorlooptijd na van 90 werkdagen. Het agentschap kan, indien nodig voor een correcte beslissing, tijdens het proces altijd een extra interactie toevoegen of je vragen om extra informatie op te leveren.

  • 1

    De regeling is permanent open voor het indienen van aanvragen. Elke aanvraag wordt individueel behandeld.

    Op deze website vind je alle informatie die nodig is voor het voorbereiden van je aanvraag. Vooraleer de steunaanvraag volledig uit te werken, kan je via bedrijfsinnovatiesteun@vlaio.be een gesprek aanvragen met één van onze projectadviseurs. Zij kunnen een eerste advies geven over de haalbaarheid, kunnen je wijzen op hiaten en je eventueel helpen bij het zoeken van partners met de nodige expertise.

    De aanvraagprocedure verloopt online. Na registratie ontvang je een specifieke link om de aanvraag verder in te dienen. Ook eventuele bedrijfs- of onderzoekspartners kunnen via diezelfde link hun deel van de aanvraag digitaal invullen. Bij de eerste registratie zal je kunnen kiezen of je de aanvraag in het Nederlands of het Engels indient. Je kan die keuze achteraf niet meer wijzigen en ook eventuele partners zullen hun gedeelte in dezelfde taal moeten vervolledigen.

    Bij het invullen van je aanvraag, moet je enkele templates invullen en opladen:

    • De inhoudelijke projectbeschrijving is gemeenschappelijk voor alle projectpartners en wordt opgeladen door de hoofdaanvrager.
    • Elke projectpartner moet een projectbegroting opmaken. Deze kan geïntegreerd worden in één overkoepelende file die opgeladen wordt door de hoofdaanvrager, of de partners kunnen elk hun eigen projectbegroting opladen (confidentieel t.o.v. de andere partners; de hoofdaanvrager kan zien of een partner een document heeft opgeladen, maar kan dit document niet inkijken).
    • Elke bedrijfspartner moet afzonderlijk het deel impact invullen en opladen (confidentieel t.o.v. de andere partners).

    Daarnaast zal elke bedrijfspartner gevraagd worden om informatie van financiële aard over zijn onderneming te verstrekken (tussentijdse/voorlopige cijfers, eventueel een nog niet neergelegde jaarrekening, indien relevant een blokdiagram met aandeelhouders en participaties, …) (confidentieel t.o.v. de andere partners).

    Je kan onderaan bij de rubriek ‘documenten’ de templates vooraf al eens doornemen. We raden je aan om ook de evaluatiecriteria door te nemen en je project hieraan af te toetsen.

  • 2

    Wanneer je aanvraag correct is ingediend, ontvang je hier een bevestiging van. Als dat niet zo is, ga er dan van uit dat je aanvraag niet is ingediend en neem zo nodig contact op met ons. Zodra we je aanvraag ontvangen gaan we na of ze ontvankelijk is. Als je aanvraag onontvankelijk verklaard wordt, brengen we je hiervan binnen de 14 werkdagen op de hoogte.

    Als je aanvraag ontvankelijk is, nodigen we je uit voor een gesprek over je project. In het toelichtingsgesprek wordt dieper ingegaan op de informatie die je in het aanvraagdocument hebt opgenomen en alle aspecten die belangrijk zijn om de evaluatiecriteria correct te kunnen beoordelen. In het bijzonder het vernieuwende karakter van je project en de meerwaarde van je project voor je onderneming, zal zeker aan bod komen.

    Na dit gesprek krijg je nog de kans om (beperkte) aanvullingen te leveren om het project te verduidelijken vóór verzending naar de externe deskundigen.

  • 3

    Na het toelichtingsgesprek, wordt de evaluatie opgestart. Het agentschap wint tijdens de evaluatie steeds het advies in van onafhankelijke externe deskundigen. Zij worden schriftelijk bevraagd over de kwaliteit en het potentieel van het project. Hun opmerkingen en vragen worden naar jou teruggekoppeld met de vraag om hierop kort je feedback te formuleren.

    Op basis van alle beschikbare informatie wordt een beslissing genomen over het al dan niet verlenen van steun voor je aanvraag. Je wordt hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld, met een inhoudelijke motivering voor de genomen beslissing.

    De toegekende steun kan afhankelijk gemaakt worden van specifieke voorwaarden bij de start of tijdens de uitvoering van het project. Deze voorwaarden kunnen van organisatorische, inhoudelijke of financiële aard zijn.

  • 4

    Met het oog op een kwalitatieve evaluatie kan het agentschap extra informatie en/of documentatie (bijvoorbeeld m.b.t. cijfermatige onderbouwing van de business case) opvragen indien dit nodig is voor een correcte beoordeling. Het opvragen van deze extra informatie kan op elk moment tijdens het evaluatieproces gebeuren.

    Zeker bij omvangrijke en/of complexe projecten kunnen extra stappen ingezet worden, om te komen tot een zo verantwoord mogelijke beslissing.

Vertrouwelijke behandeling van je aanvraag

Het agentschap is gebonden aan het vertrouwelijk behandelen je aanvraag. Alle mogelijke maatregelen worden genomen om die vertrouwelijkheid te garanderen. De externe deskundigen zijn gebonden aan confidentialiteit voor 5 jaar.

Op het vermelden van de partners, titel en steun na, kan het agentschap enkel in overleg met jou informatie over je aanvraag publiek maken. We vragen je wel om bij latere communicatie over succesvolle realisatie van je project steeds te vermelden dat je hierbij ondersteund werd door het Agentschap Innoveren & Ondernemen.

Contact

Adres
Agentschap Innoveren & Ondernemen
Afdeling Innovatiesteun

Koning Albert II-laan 35 bus 12
1030 Brussel
België

Telefoon
E-mail