Bizar licht boven brug - foto van unsplash
Subsidies & financiering

Onderzoeksproject

Meer

Sinds 4 april is volgens het Vlaams defensieplan steun aan projecten met militaire finaliteit mogelijk. 

Wat volgt na de toekenning van de subsidie onderzoeksproject?

Je overeenkomst met het Fonds voor Innoveren & Ondernemen (FIO)

Bij indiening van een project en de aanvaarding van de algemene voorwaarden innovatiesteun treedt jouw onderneming (via de rechtsgeldig vertegenwoordiger of de gemandateerde) toe tot de subsidieovereenkomst tussen het FIO en jouw onderneming.

Bij positieve beslissing komt de subsidieovereenkomst tot stand en treedt ze in werking. In eerste instantie ontvang je per mail de beslissing tot subsidietoekenning die de essentiële projectinformatie (maximum subsidiepercentage en -bedrag, startdatum, duur, doelstellingen, …) vermeldt en eventuele bijzondere voorwaarden. De beslissingsbrief wordt ook verzonden naar de e-box van de onderneming.

In een tweede stap ontvang je per mail een link naar het e-portaal, waar je alle voorwaarden en betalingen te zien krijgt die horen bij je project. 

Als je op dat moment toch beslist om het project niet zal opstarten, dien je dit binnen de maand na verzending van de beslissing tot subsidietoekenning kenbaar te maken per email naar de projectadviseur en bedrijfsinnovatiesteun@vlaio.be.

Bij afwezigheid van deze kennisgeving treedt de subsidieovereenkomst automatisch in werking. Voor operationele doeleinden vragen we je wel om de opstart van het project expliciet te bevestigen via het e-portaal.

De opvolging van je project

Via het e-portaal  krijg je toegang tot een online overzicht van de verslaggeving die het agentschap verwacht en tegen wanneer die verwacht wordt. Dit e-portaal bevat steeds de meest recente informatie over het project.

Verslaggeving tijdens de uitvoering en op het einde van je project

De verslaggeving over je project omvat opvolgingsfiches (voortgangsverslag) en een verslag bij het einde van het project (eindverslag). Dit laatste omvat een bondige rapportering over de uitgevoerde activiteiten, geleverde prestaties, behaalde resultaten en geactualiseerde vooruitzichten wat betreft de impact op vlak van of tewerkstelling en investeringen of groei in arbeidsproductiviteit. Het eindverslag wordt ingediend via een digitaal webformulier, waarin je stapsgewijs de verschillende elementen aanlevert. Een financieel verslag maakt het overzicht van de projectkosten.

Je vindt voor deze verslaggeving een template voor het voortgangsverslag en een template voor het eindverslag onderaan deze pagina bij 'Documenten'. Voor het financieel eindverslag maak je gebruik van het rekenblad dat hiervoor is voorzien.

Tot 5 jaar na het einde van het project volgt VLAIO de toepassing van de projectresultaten op. Hiervoor worden impactverslagen opgevraagd (zie verder).

Specifieke verslaggeving

Bij de toekenning van steun kunnen bijzondere voorwaarden of tussentijdse evaluaties worden voorzien. Deze worden opgenomen in de beslissingsbrief en eventuele addenda.  In het e-portaal vind je welke informatie of specifieke verslag opgeleverd moet worden met de uiterste inleverdata.

Meldingsplicht

Indien er wijzigingen zijn die een belangrijke impact hebben op het behalen van je projectdoelstellingen, op de uitvoering van je project of op de vooropgestelde impact van de projectresultaten op je onderneming, heb je ten allen tijde de plicht om dat te melden. Dat kan ofwel in de standaard of specifieke verslaggeving wanneer deze kort aansluit bij het plaatsvinden van de wijziging, of via een afzonderlijk bericht naar VLAIO.

De betaling van je subsidie

Het online overzicht vermeldt ook de voorschotten waarin de subsidie verdeeld wordt en een indicatieve timing van de uitbetalingen.

De uitbetaling van subsidies gebeurt doorgaans in jaarlijkse schijven, onder de vorm van voorschotten. De eerste schijf wordt betaald na je bevestiging van het voornemen het project op te starten, de laatste na de afsluiting van je project.

Elk van de bedrijfspartners wordt rechtstreeks en individueel door VLAIO uitbetaald. Onderzoekspartners en onderaannemers kunnen geen rechtstreekse begunstigden zijn. De bedrijfspartners betalen hun factuur.

Basisvoorwaarden voor uitbetaling zijn - naast een correcte uitvoering van het ontwikkelingsproject - het naleven van de verslaggevings- en meldingsplicht van onvoorziene en belangrijke wijzigingen in de projectuitvoering.

Stappenplan voor uitbetaling van de eindschijf

  • 1

    Stel het financieel eindverslag op

    De hoofdaanvrager en de eventuele partners maken elk afzonderlijk het financieel eindverslag op (zie templates onder ‘Documenten’ – Financieel eindverslag).
    Bij de eindafrekening aanvaardt VLAIO enkel kosten die:

    • vallen binnen de projectperiode
    • toewijsbaar zijn aan het project
    • aantoonbaar zijn met bewijsstukken

    De projectboekhouding is volledig afgesloten bij indiening van het financieel eindverslag. Dit impliceert dat elke projectpartner ten laatste 3 maanden na het projecteinde de gemaakte projectkosten tijdens de projectduur kan voorleggen.

  • 2

    Kosten staven van het financieel eindverslag door de hoofdaanvrager en partner(s)

    De reële kosten opgenomen in het financieel eindverslag worden gestaafd aan de hand van bewijsstukken. Deze reële kosten kunnen zijn: de personeelskosten, werkingskosten, kosten voor externe prestaties en investeringskosten.

    De bewijsstukken van deze kosten bestaan uit:

    PERSONEELSKOSTEN
    Als je gebruik maakt van code w (*), dan laad je het volgende op:

    • individuele rekeningen
    • loonfiches.

    (*) code w wordt gebruikt voor projectleden met een werknemersstatuut die op de loonlijst staan.
    Je hoef geen bewijsstukken op te laden als je:

    • loonafspraken hebt met VLAIO
    • werkt met overheidsbarema's

    Opgelet een controle is altijd mogelijk.

    WERKINGSKOSTEN
    Als je het plafond van de werkingskosten (*) uitzonderlijk doorbreekt bij projectgoedkeuring en bij het financieel eindverslag, dan:

    • vervolledig je het tabblad ‘borderel werkingskosten’ in het financieel eindverslag (zie templates onder ‘Documenten’ – Financieel eindverslag)
    • laad je de bijhorende facturen met overeenkomstige betalingsbewijzen gebundeld per leverancier/aanbieder en eventuele andere bewijsstukken op bij digitale indiening.

    (*) het plafond van de werkingskosten is het maximale bedrag aan werkingskosten dat je in rekening mag brengen. Het bedrag wordt berekend op basis van het aantal mensmaanden in je project en een vast bedrag per mensmaand en is geen forfait. Opgelet een controle is altijd mogelijk.

    KOSTEN VOOR EXTERNE PRESTATIES
    Als je kosten voor externe prestaties hebt, dan:

    • vervolledig je het tabblad ‘borderel externe prestaties’ in het financieel eindverslag (zie templates onder ‘Documenten’ – Financieel eindverslag)
    • laad je de bijhorende facturen met overeenkomstige betalingsbewijzen gebundeld per leverancier/aanbieder op bij digitale indiening.

    INVESTERINGSKOSTEN
    Als je investeringskosten hebt, dan laad je het volgende op:

    • afschrijvingstabellen
    • een overzicht van de balansrekeningen klasse 2.

    Vragen rond deze procesflow stuur je naar verificatie@vlaio.be

De afsluiting van je project

Bij de afsluiting van je project dien je eerst de standaard eindverslaggeving in. Nadien volgt een gesprek met VLAIO waarin je dieper kan ingaan op het projectverloop, het al dan niet behalen van de doelstellingen en welke mogelijkheden je ziet om je vooropgestelde impact effectief te gaan realiseren.

Tot slot worden, op basis van de effectief gepresteerde inzet en de effectief gemaakte kosten, je ingediende onkosten geverifieerd. Op basis daarvan wordt de eindafrekening gemaakt en wordt het saldo uitbetaald (of dien je een deel terug te betalen indien je minder kosten kunt verantwoorden dan het bedrag dat je via de voorschotten reeds uitbetaald kreeg).

Je verdere verplichtingen ten overstaan van VLAIO na afsluiting van je project

In de valorisatieperiode (tot 5 jaar na het einde van het project) blijft de verplichting om de projectresultaten toe te passen (valoriseren), met het oog op het realiseren van een maximale toegevoegde waarde in Vlaanderen, van kracht. Om dit op te volgen vraagt VLAIO twee impactverslagen op: één 2 jaar na het projecteinde en één 5 jaar na het projecteinde. Je ontvangt hiervoor op beide tijdstippen een uitnodiging met de nodige richtlijnen. Ook de meldingsplicht blijft tijdens de valorisatieperiode van kracht.

 

Voor het opmaken van de (eind)verslaggeving van een onderzoeksproject, maak je gebruik van onderstaande templates en toelichtingsdocumenten. De versiedatum die voor jouw onderzoeksproject van toepassing is, is gebaseerd op de datum waarop het project ingediend, en dus bij VLAIO ontvangen, werd.

AANDACHT! Lees zeker het toelichtingsdocument Uitvoering en opvolging voor alle informatie met betrekking tot een correcte verslaggeving.

 

Toelichtingsdocumenten uitvoering & opvolging:

Voortgangsverslag of tussentijdsverslag:

Inhoudelijk eindverslag:

  • Sinds februari 2025 werkt VLAIO voor het inhoudelijk eindverslag (deel A en B) met een digitale indiening via een webformulier. Link via de webportaal voor opvolging van projecten.

Financieel eindverslag:

Impactverslag:

  • Sinds februari 2025 werkt VLAIO voor het impactverslag met een digitale indiening via een webformulier. Link via de webportaal voor opvolging van projecten.

Algemene voorwaarden Innovatiesteun:

Varia:

LEES OOK

Contact

Stuur bij voorkeur een e-mail naar VLAIO. Toch iets via de post bezorgen? Alle VLAIO-kantoren hebben voortaan één postadres.

Telefoon
T0800 20 555
E-mail
bedrijfsinnovatiesteun@vlaio.be