VLAIO heeft dit alles vertaald in een aantal ontvankelijkheidsvoorwaarden en een set van criteria waaraan projecten dienen te beantwoorden om in aanmerking te komen voor subsidies.

Ontvankelijkheid: welke organisaties kunnen onderzoeksprojecten aanvragen?

• Alle ondernemingen met rechtspersoonlijkheid en met operationele activiteiten in het Vlaams Gewest, inclusief operationele onderzoeks-en ontwikkelingsactiviteiten (of minstens een duidelijke aanzet daartoe).
• Non-profit organisaties en publiekrechtelijke organisaties met rechtspersoonlijkheid en met operationele activiteiten in het Vlaams Gewest, inclusief operationele onderzoeks-en ontwikkelingsactiviteiten (of minstens een duidelijke aanzet daartoe) en die economische activiteiten uitoefenen.

Ontvankelijkheid: welke projecten komen in aanmerking?

Projecten

• waarvan de gevraagde steun minstens € 100.000 en maximaal € 3.000.000 is
• met voldoende informatie in het aanvraagdocument om de evaluatie op te starten, dit is inclusief de onderbouwde business case. Vereiste bijlagen, waaronder een projectbegroting, offertes, financiële informatie zijn aanwezig.
• met een beknopte beschrijving van het project en van de impact.
  Het maximaal aantal pagina’s wordt als volgt (hard) begrensd:
  • projectbeschrijving: maximaal 40 bladzijden, inclusief figuren en tabellen. In uitzonderlijke gevallen - voor zeer omvangrijke en/of complexe projecten - kan de limiet overschreden worden voor het toevoegen van figuren en tabellen. Het aandeel tekst moet beperkt blijven tot maximum 40 bladzijden.
  • impact: maximaal 10 bladzijden + 5 extra bladzijden per bijkomende bedrijfspartner (onderaannemers tellen niet mee)
  • bijvoorbeeld: voor een project met 2 bedrijfspartners mag de projectbeschrijving 40 bladzijden tellen, en de impact 15.
• met een maximum duur van in principe 3 jaar (tenzij grondige motivatie kan gegeven worden)
• die ten vroegste starten op de eerste van de maand die volgt op de indiening
• de aanvraag is opgesteld in 1 taal: Nederlands of Engels
• elke aanvrager heeft in het lopende kalenderjaar cumulatief niet meer dan € 8.000.000 steun toegewezen gekregen (of € 12.000.000 indien projecten in samenwerking met kmo’s of in een (internationaal) samenwerkingsverband) 

Indien niet voldaan is aan de ontvankelijkheidscriteria bij indiening, is soms een remediëring mogelijk. Indien 5 werkdagen na de vraag om bijkomende informatie, nog niet voldaan is aan de criteria, zal de steunaanvraag finaal onontvankelijk worden verklaard.

Inhoudelijk: waaraan moet een onderzoeksproject voldoen?

Onderzoeksprojecten bestaan in hoofdzaak uit activiteiten waarbij op een kritische en systematische manier nieuwe kennis, inzichten en vaardigheden worden opgebouwd. De stap die je met het project zet t.o.v. de voorkennis bij de partners en de toegankelijke state of the art in het domein of in de sector waarin je bedrijf actief is of de resultaten zal valoriseren, moet duidelijk naar voor komen in je aanvraag.

Het project pakt de belangrijke uitdagingen en onzekerheden aan. Je hebt de mogelijke problemen onder de loep genomen en hiervoor onderzoekspistes uitgewerkt. De projectdoelstellingen moeten helder en verifieerbaar zijn. Je voert het project op een efficiënte manier uit en kan onderbouwen welke middelen je inzet, hoeveel en waarom.

Ook voor eventuele ontwikkelingsactiviteiten binnen het project moet je de uitdagingen (onderscheid t.o.v. normale bedrijfsactiviteiten en routinematige verbeteringen) motiveren.

Inhoudelijk: welke impact verwachten wij van je onderzoeksproject?

De kennis die je opbouwt moet op termijn een duidelijk competitief voordeel opleveren en bijdragen tot een ruimer veranderingsproces in je onderneming: diversificatie, transitie naar andere businessmodellen of –activiteiten, doorbraakinnovaties etc. Hierbij is er een positieve economische (onder de vorm van of tewerkstelling en investering of groei in arbeidsproductiviteit) of maatschappelijke impact in Vlaanderen en is er verankering van de onderneming in Vlaanderen. Ook spill-overs naar het bredere innovatie eco-systeem (kennisinstellingen, andere ondernemingen in de waardeketen, partners) zijn waardevol.

Je aanvraag dient voldoende informatie en realistische vooruitzichten te bevatten om ons hiervan te overtuigen. Het moet ook duidelijk zijn wanneer het project als geslaagd wordt beschouwd en wat dan het gewenste natraject is. Eventuele hindernissen in het natraject, alsook mogelijke oplossingen, moet je in kaart gebracht hebben.

Voor grote ondernemingen moet bovendien duidelijk zijn hoe het project in de strategische doelstellingen van het bedrijf past. Meer specifiek moet je toelichten hoe het project aansluiting zal vinden bij:

• het Vlaamse ecosysteem
• de beleidsprioriteiten zoals onder meer (niet limitatieve lijst): energie, klimaat, circulaire economie, enz.

en ook de stappen beschrijven die de onderneming zal zetten op het vlak van duurzaamheid.

Ontvankelijkheid: kasstroomplan

Wanneer jouw onderneming onder één van volgende categorieën valt, moet je een kasstroomplan toevoegen bij je aanvraag:

• je onderneming is een kleine of middelgrote onderneming en bestaat minder dan 3 jaar op het moment van indiening
• je onderneming is een onderneming in moeilijkheden (OIM) op het moment van indiening, maar je mag toch indienen dankzij een remediëringsplan.

Het kasstroomplan moet de financiële impact van het VLAIO-project op bedrijfsniveau weergeven. Je maakt het kasstroomplan op in een verplichte template kasstroomplanning op maandbasis.

Bedrijven die niet onder bovengenoemde categorieën vallen, moeten bij indiening geen kasstroomplan opladen. Indien naderhand toch een kasstroomplan nodig blijkt voor een correcte beoordeling van de cofinancieringscapaciteit zal VLAIO dit kasstroomplan tijdens de behandeling van jouw aanvraag opvragen.