Aanvraag- en evaluatieprocedure

De regeling is permanent open voor het indienen van aanvragen. Elke aanvraag wordt individueel behandeld. 

Het agentschap streeft daarbij een kortere doorlooptijd na dan de wettelijke termijn van 18 weken, maar wees je ervan bewust dat verschillende factoren een invloed hebben op deze doorlooptijd. Eén factor is het aantal aanvragen dat in behandeling is op het moment van jouw aanvraag. 

Een factor die je zelf in de hand hebt, is goed voorbereid zijn én de gevraagde informatie opnemen in je aanvraag. 

De aanvraag- en evaluatieprocedure voor een ontwikkelingsproject verloopt in volgende stappen.

  • 1

    Je kan onderaan deze pagina bij de rubriek ‘documenten’ een overzicht vinden van alle documenten die nodig zijn voor het voorbereiden van je projectaanvraag.

    Bij het invullen van je aanvraag, moet je een aantal templates invullen en opladen:

    • Een aanvraagtemplate met de business case- en projectbeschrijving.
    • Een template (in excel) voor de opmaak van de projectbegroting.
    • Daarnaast zal elke bedrijfspartner gevraagd worden om informatie van financiële aard over zijn onderneming te verstrekken (tussentijdse/voorlopige cijfers, eventueel een nog niet neergelegde jaarrekening, indien relevant een blokdiagram met aandeelhouders en participaties (template en voorbeeld), …).

    Best neem je vooraf de criteria waarop het agentschap ontwikkelingsprojecten beoordeelt eens door. Probeer zelf de aanvraag in te vullen en toets je plannen en oplossingen voor mogelijke problemen met de juiste mensen.

  • 2

    Het indienen van een aanvraag gebeurt digitaal en doe je via de roze knop op deze pagina. Er is een overzicht gemaakt van alle stappen die de hoofdaanvrager en eventuele partners moeten doorlopen bij het indienen van een aanvraag. In dit document vind je aan de hand van schermafdrukken alle informatie terug die je zal moeten ingegeven, alsook de op te laden documenten (klikbare links). Best neem je dit al eens door vooraleer je aanvraag op te starten.

    Het aanmelden op het portaal verloopt via het toegangsbeheer van de Vlaamse overheid (met elektronische identiteitskaart (eID) of een van de andere opties). Personen die niet over een eID of gelijkgestelde kaart beschikken, hebben de mogelijkheid om een mandaat te geven aan een Belgisch contactpersoon voor het indienen van de aanvraag.

    De eerste stap bij digitale indiening is de registratie stap (pre-aanvraag). Bij de registratie zal je kunnen kiezen of je de aanvraag in het Nederlands of het Engels indient. Je kan die keuze achteraf niet meer wijzigen en ook eventuele partners zullen hun gedeelte in dezelfde taal moeten vervolledigen. 
    Nadat je je geregistreerd hebt, ontvang je als hoofdaanvrager per e-mail een specifieke link om de aanvraag verder te vervolledigen en alle vooraf ingevulde templates op te laden. Vergeet niet eerst eventuele bedrijfs- of onderzoekspartners toe te voegen. Zij ontvangen dan eveneens per e-mail een link om hun deel van de aanvraag digitaal in te vullen.

    Heb je geen mandaat bekomen om de aanvraag in te dienen in naam van je rechtsgeldige vertegenwoordiger, dan stop je aan de voorlaatste stap van de aanvraagprocedure en stuur je de specifieke link door naar je rechtsgeldige vertegenwoordiger met de vraag om jullie deel van de aanvraag in te dienen. Heb je wel een dergelijk mandaat, dan kan je zelf finaliseren en indienen. 

    De eventuele bedrijfs- of onderzoekspartners volgen dezelfde werkwijze voor hun deel. 

    Hierna ontvangt iedereen een bevestiging met de samenvatting van de aanvraag in pdf formaat. Geen mail? Vraag aan alle partners of iedereen wel heeft ingediend.

    Na indiening kan je niets meer wijzigen! Dus controleer vooraf of alles correct is ingevuld en alle ingegeven cijfers (begroting, e.d.) consistent zijn met de ingevulde templates.

  • 3

    Wanneer je aanvraag correct is ingediend, ontvang je hier een bevestiging van. Als dat niet zo is, ga er dan van uit dat je aanvraag niet is ingediend en neem zo nodig contact op met ons.

    Zodra we je aanvraag ontvangen gaan we na of ze ontvankelijk is. Geen nieuws is goed nieuws. We nemen zo snel mogelijk contact op om een datum voor het gesprek met één van onze projectadviseurs vast te leggen. Meestal gebeurt dit binnen een 2-tal weken na ontvangst van je aanvraag. Soms gebeurt het dat we je voorafgaand aan dit gesprek nog wat extra info vragen.

    Tijdens dit gesprek zal je het agentschap moeten overtuigen van de meerwaarde van je business case voor je onderneming en van de kwaliteit van je ontwikkelingsproject. Het toelichtingsgesprek is doorslaggevend, maar verloopt des te beter als het gebaseerd is op een goed doordachte aanvraag.

    In het toelichtingsgesprek wordt dieper ingegaan op de informatie die je in het aanvraagdocument hebt opgenomen. Tijdens dit gesprek verzamelen we de nodige informatie om alle criteria correct te kunnen beoordelen.

  • 4

    Na het toelichtingsgesprek wordt je project getoetst aan de evaluatiecriteria en zal het agentschap een beslissing nemen over het al dan niet verlenen van steun voor je aanvraag.

    Eens de beslissing genomen, word je daar schriftelijk van op de hoogte gesteld en wordt ook de motivering van de beslissing meegedeeld.

    De toegekende steun kan afhankelijk gemaakt worden van specifieke voorwaarden bij de start of tijdens de uitvoering van het project. Deze voorwaarden kunnen van organisatorische, inhoudelijke of financiële aard zijn.

  • 5

    Tijdens de evaluatie kan het agentschap advies inwinnen bij externe deskundigen, en dat zowel tijdens de standaard mondelinge toelichting als via een bijkomend gesprek met jou en de deskundigen. 

    Daarnaast kan het agentschap je ook vragen extra informatie en/of documentatie (bijvoorbeeld m.b.t. cijfermatige onderbouwing van de business case) schriftelijk aan te leveren, indien dit nodig is voor een correcte beoordeling. Het opvragen van deze extra informatie kan op elk moment tijdens het evaluatieproces gebeuren.

    Zeker bij omvangrijke en/of complexe projecten zullen extra stappen gezet worden, om te komen tot een zo verantwoord mogelijke beslissing.

Vertrouwelijke behandeling van je aanvraag 

Het agentschap is gebonden aan het vertrouwelijk behandelen van je aanvraag. Alle mogelijke maatregelen worden genomen om die vertrouwelijkheid te garanderen. Eventuele externe deskundigen zijn gebonden aan confidentialiteit voor 5 jaar.

Op het vermelden van de partners, titel en steunbedrag na, kan het agentschap enkel in overleg met jou informatie over je aanvraag publiek maken. We vragen wel om bij latere communicatie over succesvolle realisatie van je plannen, te vermelden dat je hierbij ondersteund werd door het Agentschap Innoveren & Ondernemen.

Contact

Adres
Agentschap Innoveren & Ondernemen
Afdeling Innovatiesteun

Koning Albert II-laan 35 bus 12
1030 Brussel
België

Telefoon
E-mail