Aanvraag- en evaluatieprocedure

De aanvraagprocedure voor subsidies voor een ontwikkelingsproject is eenvoudig en verloopt in drie stappen.

Het agentschap streeft daarbij een kortere doorlooptijd na dan de wettelijke termijn van 18 weken, maar wees je ervan bewust dat verschillende factoren een invloed hebben op deze doorlooptijd. Eén factor is het aantal aanvragen dat in behandeling is op het moment van jouw aanvraag.  

Een factor die je zelf in de hand hebt, is goed voorbereid zijn én de gevraagde informatie opnemen in je aanvraagdocument. Het agentschap kan, indien nodig voor een correcte beslissing, tijdens het proces altijd een extra interactie toevoegen of je vragen om extra informatie op te leveren. Dit verlengt de doorlooptijd, maar geeft je wel maximale kans om je project goed toe te lichten.

Aanvragen in drie stappen

  • 1

    Vooraleer je een aanvraag indient, moet je beschikken over een concrete business case voor je innovatieve plannen. Indien je daarover nog twijfels zou hebben, biedt het agentschap de mogelijkheid om vooraf met je plannen langs te komen bij onze bedrijfsadviseurs. Zij ondersteunen je bij de verdere concretisering van je plannen o.a. door als klankbord op te treden en je te wijzen op hiaten, door je te helpen om partners te vinden met de nodige expertise, enz.

    Eenmaal je voor je innovatieve plannen een concrete business case hebt, en daarbinnen duidelijk een ontwikkelingsfase ziet, dan kan je steun voor een ontwikkelingsproject aanvragen. Dit gebeurt digitaal en doe je via de roze knop op deze pagina. Nadat je je geregistreerd hebt, ontvang je een link om de aanvraag in te dienen. Ook eventuele bedrijfs- of onderzoekspartners kunnen via diezelfde link hun deel van de aanvraag digitaal invullen.

    Bij de eerste registratie zal je kunnen kiezen of je de aanvraag in het Nederlands of het Engels indient. Je kan die keuze achteraf niet meer wijzigen en ook eventuele partners zullen hun gedeelte in dezelfde taal moeten vervolledigen. Verder zal je bij het invullen van je aanvraag ook een aantal templates moeten downloaden en ingevuld terug opladen. Concreet gaat het om:

    Daarnaast zal je ook nog gevraagd worden om informatie van financiële aard over je onderneming te verstrekken (tussentijdse/voorlopige cijfers, eventueel een nog niet neergelegde jaarrekening, indien relevant een blokdiagram met aandeelhouders en participaties, …).

    Je kan onderaan bij de rubriek ‘documenten’ de in te vullen templates vooraf al eens doornemen. Om ze dan in te vullen, neem je best vooraf de criteria waarop het agentschap ontwikkelingsprojecten beoordeelt eens door. Ga na of wat je in gedachten hebt daar al dan niet aan beantwoordt. Toets je plannen en oplossingen voor mogelijke problemen met de juiste mensen en probeer zelf de aanvraag in te vullen. Het kan kort en bondig en het is de ideale voorbereiding op je latere interactie met het agentschap.

  • 2

    Wanneer je aanvraag correct is ingediend, ontvang je hier een bevestiging van. Als dat niet zo is, ga er dan van uit dat je aanvraag niet is ingediend en neem zo nodig contact op met ons.

    Zodra we je aanvraag ontvangen gaan we na of ze ontvankelijk is. Geen nieuws is goed nieuws. We nemen zo snel mogelijk contact op om een datum voor het gesprek met één van onze projectadviseurs vast te leggen. Meestal gebeurt dit binnen een 2-tal weken na ontvangst van je aanvraag. Soms gebeurt het dat we je voorafgaand aan dit gesprek nog wat extra info vragen.

    Tijdens dit gesprek zal je het agentschap moeten overtuigen van de meerwaarde van je business case voor je onderneming en van de kwaliteit van je ontwikkelingsproject. Het toelichtingsgesprek is doorslaggevend, maar verloopt des te beter als het gebaseerd is op een goed doordachte aanvraag.

    In het toelichtingsgesprek wordt dieper ingegaan op de informatie die je in het aanvraagdocument hebt opgenomen. Tijdens dit gesprek verzamelen we de nodige informatie om alle criteria correct te kunnen beoordelen.

  • 3

    Na het toelichtingsgesprek wordt je project getoetst aan de evaluatiecriteria en zal het agentschap een beslissing nemen over het al dan niet verlenen van steun voor je aanvraag.

    Eens de beslissing genomen, word je daar schriftelijk van op de hoogte gesteld en wordt ook de motivering van de beslissing meegedeeld.

    De toegekende steun kan afhankelijk gemaakt worden van specifieke voorwaarden bij de start of tijdens de uitvoering van het project. Deze voorwaarden kunnen van organisatorische, inhoudelijke of financiële aard zijn.

  • 4

    Tijdens de evaluatie kan het agentschap advies inwinnen bij externe deskundigen, en dat zowel tijdens de standaard mondelinge toelichting als via een bijkomend gesprek met jou en de deskundigen. 

    Daarnaast kan het agentschap je ook vragen extra informatie en/of documentatie (bijvoorbeeld m.b.t. cijfermatige onderbouwing van de business case) schriftelijk aan te leveren, indien dit nodig is voor een correcte beoordeling. Het opvragen van deze extra informatie kan op elk moment tijdens het evaluatieproces gebeuren.

    Zeker bij omvangrijke en/of complexe projecten zullen extra stappen gezet worden, om te komen tot een zo verantwoord mogelijke beslissing.

Vertrouwelijke behandeling van je aanvraag 

Het agentschap is gebonden aan het vertrouwelijk behandelen van je aanvraag. Alle mogelijke maatregelen worden genomen om die vertrouwelijkheid te garanderen. Eventuele externe deskundigen zijn gebonden aan confidentialiteit voor 5 jaar.

Op het vermelden van de partners, titel en steunbedrag na, kan het agentschap enkel in overleg met jou informatie over je aanvraag publiek maken.  We vragen wel om bij latere communicatie over succesvolle realisatie van je plannen, te vermelden dat je hierbij ondersteund werd door het Agentschap Innoveren & Ondernemen.

Contact

Adres
Agentschap Innoveren & Ondernemen
Afdeling Innovatiesteun

Koning Albert II-laan 35 bus 12
1030 Brussel
België

Telefoon
E-mail