Een onafhankelijk auditbureau zal bij de kandidaat-dienstverlener nagaan of deze kwaliteitsvol werkt en voldoet aan een reeks vereisten die werden opgenomen in de kmop-norm.

De dienstverlener moet voldoen aan vijf basisvereisten, waarbij elke basisvereiste getoetst wordt aan de hand van verschillende indicatoren:

1. Activiteit (opleiding of advies)

Onder het luik activiteit wordt tijdens de audit getoetst of het duidelijk is wat je als dienstverlener precies aanbiedt en uitvoert en of je over voldoende menselijke en materiële middelen beschikt om die activiteit uit te voeren. Bijkomend wordt nagegaan hoe je deze middelen beheert en inzet. Deze controle behelst alle activiteiten binnen je organisatie; niet enkel deze die binnen de kmo-portefeuille worden gesubsidieerd. Als je als dienstverlener binnen de kmo-portefeuille wenst op te treden, wordt er van je verwacht dat je voor al je opdrachten (ook deze die niet gesubsidieerd worden) een projectdossier aanlegt. Gedurende de audit zal je ervaren dat het goed beheren en opvolgen van het projectdossier essentiële elementen zijn.

2. Bewijs van ervaring

Je zal als dienstverlener voldoende (recente) ervaring moeten kunnen aantonen, zowel op individueel niveau als op organisatieniveau. Die ervaring moet bovendien op een efficiënte en effectieve manier worden ingezet (principe van juiste persoon op juiste plaats). De audit gaat na of en hoe dit gebeurt. Bijvoorbeeld: maakt men gebruik van een competentiebeheerssysteem? Zet je als dienstverlener degelijke HR-processen in? Communiceer je duidelijk met de klant over de ervaring van de persoon (personen) die je voor de opdracht wenst in te zetten?

3. Klantentevredenheid

Je zal als dienstverlener moeten aantonen dat je op een systemische manier peilt naar de tevredenheid van de klanten en dit zowel m.b.t. inhoudelijke als de vormelijke aspecten van de dienstverlening. De peiling moet op een gedifferentieerde wijze gebeuren. Belangrijk hierbij is dat alle klanten hun mening moeten kunnen geven (een referentenonderzoek is dus niet voldoende). Er wordt getoetst in welke mate de dienstverlener nagaat of de verwachtingen van de klant al dan niet worden beantwoord en of de klanten tevreden zijn. De peiling moet ook toelaten dat concrete getuigenissen kunnen opgenomen worden. Daarnaast wordt ook getoetst hoe de registratie en verwerking van de peiling gebeurt en of de dienstverlener de resultaten ervan gebruikt om zijn dienstverlening continu te verbeteren.

4. Kennis kmo-portefeuille

Het goed functioneren van de kmo-portefeuille hangt in grote mate af van de competentie van de dienstverleners. Als dienstverlener treed je op als medebewaker van het systeem. Een dienstverlener die geregistreerd is voor de kmo-portefeuille waakt mee over het correct gebruik van de kmo-portefeuille. Als je als geregistreerde dienstverlener wil functioneren binnen het systeem van de kmo-portefeuille wordt daarom een sterk engagement van je gevraagd. Tijdens de audit wordt getoetst of je je voldoende bewust bent van dit engagement. Als dienstverlener moet je onder meer goed weten welke van je activiteiten in aanmerking komen voor betoelaging (en welke niet). Het auditbureau zal je - voor de feitelijke audit van start gaat - vragen om enkele documenten voor te bereiden. Eén van die documenten is een gericht en bondig beschrijvend document waaruit moet blijken dat je weet welk deel van je activiteit voor subsidie in aanmerking komt. Tenslotte wordt ook getoetst of je de prijs van je dienstverlening niet laat afhangen van het al dan niet betoelaagd worden van die dienstverlening. De kennis van de kmo-portefeuille wordt onder meer getoetst op basis van dossiers van uitgevoerde projecten.

5. Integriteit

Het is belangrijk dat je de regelgeving, de wetgeving en de algemeen aanvaarde handelsprakrijken naleeft. Via het toetsen van een reeks indicatoren wil de auditor dan ook inschatten of je een betrouwbare dienstverlener bent. Die ‘betrouwbaarheid’ wordt vanuit verschillende invalshoeken getoetst. Om in de subsidieregeling te kunnen optreden, wordt onder meer een belangrijke administratieve inspanning van je verwacht. Kunnen we erop vertrouwen dat je de rol van ‘medebewaker van de subsidieregeling’ ter harte zult nemen? Ook je bedrijfspraktijk en reputatie wordt onder de loep genomen. En tenslotte ook de mate waarin je waarborgen kunt bieden aangaande de continuïteit van je onderneming.
Het resultaat van de doorlichting is het gevolg van de mate van het al dan niet beantwoorden van de dienstverlener aan bovenvermelde vereisten en elk van hun indicatoren.

Vrijstellingen

Indien je in het bezit bent van een Qfor-certificaat, ISO 9001 certificaat, WSE kwaliteitslabel of lid bent van het ITAA of IBR ben je vrijgesteld van de audit van sommige vereisten. De vrijstellingen zijn opgenomen in de kmop-norm.

De vrijstellingen bij een WSE kwaliteitslabel kunnen enkel bekomen worden indien u dit kwaliteitslabel niet verkreeg op basis van je registratie als dienstverlener voor de kmo-portefeuille.

De basis waarop het kwaliteitslabel WSE werd toegekend staat vermeld in de goedkeuringsbrief van het departement Werk en Sociale Economie. Werd dit certificaat toegekend op basis van de registratie kmo-portefeuille (=een kwaliteitssysteem van een andere overheid) dan is een nieuwe basisaudit, zonder vrijstellingen, van toepassing.