Controle en stavingsdocumenten

De afdeling Inspectie van VLAIO voert steekproefsgewijs controles uit op de projecten die gesubsidieerd zijn met de kmo-portefeuille.

Wat moet de inschrijving voor een opleiding minstens bevatten?

de startdatum van de opleiding en de looptijd ervan;
een gedetailleerde beschrijving van de opleiding;
de vermelding van het thema waaronder de opleiding valt;
de naam en het registratienummer van dienstverlener;
de naam van de werkende in de onderneming en vermelding van de onderneming waarin deze persoon werkzaam is;
de prijs (exclusief btw) van de dienstverlening, met een aparte vermelding van de niet in aanmerking komende kosten;
het aantal uren opleiding dat door de werkenden van de steun vragende onderneming zal gevolgd worden.

Wat moet het vormingsattest minstens bevatten?

naam van de persoon die de opleiding volgde;
naam en registratienummer van de dienstverlener
naam van de opleiding;
startdatum of looptijd van de opleiding;
het behaalde resultaat, als er een evaluatie plaatsvond.

Wat moeten de aanwezigheidslijsten minstens bevatten?

naam van de persoon die zich inschrijft voor de opleiding en vermelding van de onderneming waarin deze persoon werkzaam is;
naam van de opleiding;
datum van de opleiding (per opleidingsdag wordt de aanwezigheid van de persoon genoteerd);
handtekening van de inschrijver (elektronisch of schriftelijk)

Hoe lang moeten stavingsstukken voor een opleiding bewaard worden?

De stavingsstukken voor een opleiding (bewijs van inschrijving, aanwezigheidslijst en een kopie van de vormingsattesten) moeten gedurende tien jaar na de startdatum van de opleiding bewaard worden.

Wat moet de overeenkomst met de onderneming minstens bevatten?

de naam van de dienstverlener en het registratienummer;
de naam van de onderneming en het ondernemingsnummer;
de handtekening van de dienstverlener en de onderneming;
de datum van afsluiten van de overeenkomst;
de startdatum van de prestaties;
een gedetailleerde beschrijving van de te leveren adviesprestaties de prijs (exclusief btw) van de dienstverlening, met een aparte vermelding van de niet in aanmerking komende kosten;
de vermelding van het thema waaronder het advies valt;
het aantal adviesuren waaruit de opdracht bestaat.

Wat moet de factuur minstens bevatten?

De facturen die de dienstverlener aanbiedt om te betalen via de kmo-portefeuille, bevatten:

de naam en het registratienummer van de dienstverlener;
het totale bedrag van de factuur, exclusief btw;
een gedetailleerde beschrijving van de gefactureerde prestaties;
de datum van de factuur.

Hoe verloopt de betaling van mijn factuur via de kmo-portefeuille?

Als je klant via de kmo-portefeuille een betaalopdracht geeft, dan zorgt Pluxee ervoor dat je het bedrag binnen de veertien kalenderdagen op je rekening ontvangt. De mededeling van elke betaling ziet erals volgt uit: “SPR-nummer Projectnummer/ondernemingsnummer/vrije of gestructureerde mededeling”.

Hierdoor beschik je over drie manieren om een betaling toe te wijzen.

Projectnummer: dit is het subsidienummer (vb. 2024KMO0123456) waarvoor de betaling geldt.
Ondernemingsnummer: dit is het KBO-nummer (vb. 0123.456.789) van je klant.
Mededeling: dit is de mededeling die je klant heeft opgegeven bij de betaalopdracht. Dit kan een vrije mededeling zijn of een gestructureerde.

Het eerste nummer dat je bij de mededeling ziet, dat is een SPR-nummer. Dit is een intern nummer van Pluxee. Dit nummer is niet bruikbaar.

Aan welke vormvereisten moet het adviesverslag voldoen?

Het adviesverslag is een schriftelijk rapport dat bestaat uit:

een analyse van de probleemstelling van de onderneming;
een eigenlijk advies;
een implementatieplan.

Het verslag bevat:

de naam en het registratienummer van de dienstverlener;
de datum van het verslag;
het projectnummer waaronder de subsidie voor dat verslag wordt toegekend;
de naam van de onderaannemers (indien van toepassing)

Hoe lang moeten stavingsstukken voor een advies bewaard worden?

De stavingsstukken voor een advies (overeenkomst, facturen en een kopie van het adviesverslag) moeten gedurende tien jaar na de startdatum van de prestaties bewaard worden.

Kan een project worden stopgezet?

Ja, dat kan. Je kan een steunaanvraag annuleren, limiteren, stopzetten of een terugbetaling opstarten. Lees hierbij de handleiding.

Wat is de status van de subsidieaanvragen van mijn klanten?

Je vindt in rubriek ‘overzicht projecten’ van het menu van dienstverlener steeds de actuele status van een steunaanvraag van je klanten.

Hierbij een overzicht van de verschillende statussen van een project:

Bevestigd: De klant heeft een aanvraag ingediend, maar heeft de eigen bijdrage nog niet gestort;
Lopend: er is al gestort in de portefeuille maar nog niet alles werd betaald aan de dienstverlener;
Afgewerkt: dienstverlener werd uitbetaald;
ProjectGeannuleerd: de steunaanvraag werd ingetrokken door ofwel de klant, de dienstverlener of de dienst kmo-portefeuille. Dit is enkel mogelijk indien de status van het project ‘bevestigd’ is.
StopzettingAangevraagd: de klant of dienstverlener motiveert waarom het project niet (meer) gesteund kan worden. Dit is enkel mogelijk indien de status van het project ‘Lopend’ is.
Stopgezet: de steunaanvraag werd stopgezet door de dienst kmo-portefeuille.

Wie doet de controle?

De gesubsidieerde diensten worden steekproefsgewijs gecontroleerd door VLAIO. Indien er bij controle onregelmatigheden worden vastgesteld kan de controle volgende gevolgen hebben:

de gevraagde subsidie wordt niet toegekend, geannuleerd of stopgezet;
de toegekende subsidie wordt teruggevorderd;
de toegekende subsidie wordt geblokkeerd;
de registratie van de dienstverlener wordt geweigerd of de dienstverlener wordt geschorst of uitgesloten;
de modaliteiten van de schorsing of uitsluiting worden vastgesteld.

Dienstverleners