De ontvankelijkheidsanalyse gebeurt op basis van formele criteria:

• De mandataris moet houder zijn van een doctoraatsdiploma, of dit binnen de 6 maanden behalen (te bevestiging door de wetenschappelijke promotor).
• De verschillende partners, met name de mandataris, de kennisinstelling (universiteit, onderzoekscentrum, hogeschool enz..), de wetenschappelijke promotor, en de onderneming(en) zijn gekend op het ogenblik van de aanvraag. De onderneming(en) en de kennisinstelling geven hun akkoord over de uitvoering van de activiteiten. Een ondertekende intentieverklaring is beschikbaar.
• De onderneming moet een exploitatiezetel in Vlaanderen hebben.
• De onderneming is geen onderneming in moeilijkheden.
• Een industriële promotor is aangeduid door de onderneming voor de begeleiding van de mandataris.
• De intenties naar intellectuele eigendomsrechten en transfer en het gebruik van de resultaten zijn gekend en overgemaakt aan ons onder de vorm van een ondertekende afsprakennota of samenwerkingsovereenkomst. Indien dit ontbreekt op het ogenblik van de projectindiening kunnen we een aanvraag voorwaardelijk ontvankelijk verklaren en de evaluatie reeds opstarten. Indien we echter niet in het bezit zijn van de ondertekende afsprakennota of samenwerkingsovereenkomst op de deadline voor indiening van deze afsprakennota (deadline vermeld in het oproepdocument) wordt het dossier “onontvankelijk” verklaard en wordt de voorlopig opgestarte behandeling stopgezet.
• Er is geen beperking op het aantal mandaten dat door eenzelfde onderneming begeleid (en in fase 2 gecofinancierd) wordt. Een individuele onderzoeker kan maximaal tweemaal optreden als kandidaat-mandataris in een aanvraag voor een innovatiemandaat.
• De mandataris kan gedurende de behandeling van de aanvraag van een innovatiemandaat niet tegelijkertijd aanvrager zijn van een aanvraag binnen een ander steunkanaal van het agentschap.
• Bij de ontvankelijkheidsanalyse hebben we het recht om bijkomende informatie over formele aspecten op te vragen zoals de status van de onderneming i.v.m. RSZ bijdragen, de financiële draagkracht van de onderneming voor de cofinanciering van het mandaat enz…

We kunnen ontvankelijkheid weigeren indien de onderneming niet in orde is met de regelgeving. Voor de goedkeuring van fase 2 kan bijkomende informatie opgevraagd worden die de financiële draagkracht van de onderneming kan onderbouwen. De behandeling van een aanvraag voor een innovatiemandaat wordt slechts opgestart na ontvankelijkheidsverklaring.

De kandidaat-mandataris licht - tijdens een mondelinge verdediging - het project toe en beantwoordt vragen. Daarna wordt de eindbeslissing genomen, op basis van een gemotiveerd advies door externe deskundigen.

Elke aanvraag wordt gewaardeerd op twee dimensies: enerzijds de wetenschappelijke kwaliteit, anderzijds de valorisatie. Voor elke dimensie geeft de jury een appreciatie over de kwaliteit van de kandidaat én over de kwaliteit van het projectvoorstel. Op basis van de beoordeling op deze 4 sets van criteria beslist de raad van bestuur over het  toekennen van steun aan het project.

Is de beschikbare begroting ontoereikend om steun toe te kennen aan alle ingediende en in aanmerking komende voorstellen, dan wordt extra selectiviteit ingebouwd. De steun wordt in dat geval toegekend aan de hoogst gewaardeerde voorstellen.