Aanvraagprocedure

De aanvragen kunnen doorlopend in het jaar ingediend worden maar worden gegroepeerd behandeld met één of maximaal twee uiterste indieningsdata per kalenderjaar.

Voor elk beslismoment geldt een uiterste indieningsdatum. Uiterlijk 14 werkdagen na de uiterste indieningsdatum wordt over de ontvankelijkheid van de projectaanvraag beslist. Uiterlijk 75 dagen hierna wordt een beslissing over steunverlening genomen. Indicatief zijn de data: 

oproep uiterste indiening beslissing
oproep 1 eind maart midden juli
oproep 2 begin september eind december

Bij elke sessie worden de exacte data kenbaar gemaakt via een oproep tot het indienen van voorstellen. Er zullen steeds ook infosessies georganiseerd worden met mogelijkheid tot voorbespreking.
 

  • 1

    De projectaanvraag stel je op aan de hand van de daartoe voorziene aanvraagdocumenten.

    We maken onderscheid tussen 3 verschillende aanvraagdocumenten:

    • de aanvraag van een spin-off mandaat
    • bij samenwerking met een bestaand bedrijf:
      • de aanvraag vawaarbij eerst fase 1 doorlopen wordt, gevolgd door fase 2 in geval van succes en
      • de aanvraag vwaarbij onmiddellijk met fase 2 gestart wordt.

     Basiselementen  van de projectaanvraag zijn:

    • curriculum kandidaat-mandataris
    • situering/aanleiding voor het voorstel
    • innovatiedoel: een kernachtige samenvatting met de nadruk op de doelstellingen en de beoogde bruikbare resultaten
    • gedetailleerde beschrijving van het onderzoeksproject: aanpak + werkprogramma, planning
    • omkadering: inpassen van het onderzoek binnen de innovatiestrategie van de onderzoeksgroep en van het bedrijf (bedrijven) 
    • beoogde toepassingen en valorisatie
    • overzicht van wetenschappelijke prestaties

    Het innovatiedoel is het formele uitgangspunt voor de latere steunovereenkomst. Belangrijk dus om dit zeer concreet in te vullen. Wijzigingen in de uitvoering binnen de contouren van het innovatiedoel vereisen geen aanpassing van de overeenkomst.

    Aanvragen kunnen naar keuze ingediend worden in het Nederlands of het Engels. De verdediging gebeurt in de taal van de aanvraag.
     

  • 2

    De ontvankelijkheidsanalyse gebeurt op basis van formele criteria:

    • De mandataris moet houder zijn van een doctoraatsdiploma, of dit binnen de 6 maanden behalen (te bevestiging door de wetenschappelijke promotor).
    • De verschillende partners, met name de mandataris, de kennisinstelling (universiteit, onderzoekscentrum, hogeschool enz..), de wetenschappelijke promotor, en de onderneming(en) zijn gekend op het ogenblik van de aanvraag. De onderneming(en) en de kennisinstelling geven hun akkoord over de uitvoering van de activiteiten. Een ondertekende intentieverklaring is beschikbaar.
    • De onderneming moet een exploitatiezetel in Vlaanderen hebben.
    • De onderneming is geen onderneming in moeilijkheden.
    • Een industriële promotor is aangeduid door de onderneming voor de begeleiding van de mandataris.
    • De intenties naar intellectuele eigendomsrechten en transfer en het gebruik van de resultaten zijn gekend en overgemaakt aan ons onder de vorm van een ondertekende afsprakennota of samenwerkingsovereenkomst. Indien dit ontbreekt op het ogenblik van de projectindiening kunnen we een aanvraag voorwaardelijk ontvankelijk verklaren en de evaluatie reeds opstarten. Indien we echter niet in het bezit zijn van de ondertekende afsprakennota of samenwerkingsovereenkomst op de deadline voor indiening van deze afsprakennota (deadline vermeld in het oproepdocument) wordt het dossier “onontvankelijk” verklaard en wordt de voorlopig opgestarte behandeling stopgezet.
    • Er is geen beperking op het aantal mandaten dat door eenzelfde onderneming begeleid (en in fase 2 gecofinancierd) worden. Een individuele onderzoeker kan maximaal tweemaal optreden als kandidaat-mandataris in een aanvraag voor een innovatiemandaat.
    • De mandataris kan gedurende de behandeling van de aanvraag van een innovatiemandaat niet tegelijkertijd aanvrager zijn van een aanvraag binnen een ander steunkanaal van het agentschap.
    • Bij de ontvankelijkheidsanalyse hebben we het recht om bijkomende informatie over formele aspecten op te vragen zoals de status van de onderneming i.v.m. RSZ bijdragen, de financiële draagkracht van de onderneming voor de cofinanciering van het mandaat enz…

    We kunnen ontvankelijkheid weigeren indien de onderneming niet in orde is met de regelgeving. 
    Voor de goedkeuring van fase 2 kan bijkomende informatie opgevraagd worden die de financiële draagkracht van de onderneming kan onderbouwen. 
    De behandeling van een aanvraag voor een innovatiemandaat wordt slechts opgestart na ontvankelijkheidsverklaring.
     

  • 3

    De kandidaat-mandataris licht - tijdens een mondelinge verdediging - het project toe en beantwoordt vragen. Daarna wordt de eindbeslissing genomen, op basis van een gemotiveerd advies door externe deskundigen.

    Elke aanvraag wordt gewaardeerd op twee dimensies: enerzijds de wetenschappelijke kwaliteit, anderzijds de valorisatie. Voor elke dimensie geeft de jury een appreciatie over de kwaliteit van de kandidaat én over de kwaliteit van het projectvoorstel. Op basis van de beoordeling op deze 4 sets van criteria beslist de raad van bestuur over het  toekennen van steun aan het project.

    Is de beschikbare begroting ontoereikend om steun toe te kennen aan alle ingediende en in aanmerking komende voorstellen, dan wordt extra selectiviteit ingebouwd. De steun wordt in dat geval toegekend aan de hoogst gewaardeerde voorstellen.

Tips voor een succesvolle aanvraag

Start tijdig met de voorbereiding van uw aanvraag

  • Baken het onderwerp van het project goed af: vertrek vanuit een vraag/behoefte bij het bedrijf en/of een opportuniteit die door een partner geïdentificeerd wordt
  • Werk het projectvoorstel uit samen met alle partijen: de kandidaat-mandataris, het bedrijf dat interesse heeft in het gebruik van de resultaten, en de wetenschappelijke promotor(en) die het onderzoekskarakter van het project bewaken
  • Preciseer de doelstellingen, positioneer het project ten opzichte van de stand der techniek en de strategische doelstellingen van de onderzoeksgroep en van de bedrijven, werk het onderzoeksplan uit. Formuleer de beoogde toepassingen en de valorisatie-aspecten
  • Start tijdig het overleg met de partners over de intellectuele eigendomsrechten en het gebruik van de resultaten
  • Zorg dat elke verklaring (intentieverklaring, samenwerkingsovereenkomst) getekend is door de gemachtigden van de kennisinstellingen en van het bedrijf
  • Maak gebruik van de infosessies en voorbesprekingen.

Contact

Adres
Agentschap Innoveren & Ondernemen
Innovatiesteun

Koning Albert II-laan 35 bus 12
1030 Brussel
België

Telefoon
E-mail