vergrootglas
Subsidies & financiering

Innovatiemandaten

Meer

Sinds 4 april is volgens het Vlaams defensieplan steun aan projecten met militaire finaliteit mogelijk. 

Wat na de toekenning van een Innovatiemandaat?

Wat zijn de volgende stappen nadat het agentschap beslist mijn project te steunen?

  • 1

    Opmaak overeenkomst

    Bij een positieve beslissing wordt een steunovereenkomst opgemaakt tussen Agentschap Innoveren & Ondernemen en de hoofdaanvrager: de kennisinstelling in geval van een innovatiemandaat met spin-off finaliteit of fase 1 en het bedrijf voor een innovatiemandaat fase 2. Deze overeenkomst wordt mee ondertekend door de mandataris. De steunovereenkomst wordt pas opgesteld na ontvangst van een samenwerkingsovereenkomst, opgemaakt tussen het bedrijf en de kennisinstelling, en mee ondertekend door de promotor.

    De werkgever, die zowel de kennisinstelling als het bedrijf kan zijn, zorgt voor de contractuele aspecten inzake tewerkstelling en voor verloning en vergoeding van de mandataris.

  • 2

    Projectopvolging

    De omschrijving van het innovatiedoel vormt het uitgangspunt van de steunovereenkomst. Wijzigingen in de uitvoering binnen het innovatiedoel zijn mogelijk zonder aanpassing van de overeenkomst. Op het einde van fase 1 en op het einde van het mandaat is een verslag vereist met:

    • de geboekte wetenschappelijke vooruitgang
    • de uitvoering van het innovatiedoel met inbegrip van strategische toepassing
    • een valorisatieverslag
    • een financieel verslag

    Voor projecten die starten met fase 1, en vervolgd worden in fase 2, moet men beslissen over de steuntoekenning in elke fase. Omdat de twee fasen steunen op verschillende juridische kaders, zijn het twee overeenkomsten en twee gescheiden beslissingen.

    Twee maanden voor afloop van fase 1 moet gerapporteerd worden over het al dan niet (zullen) behalen van de mijlpalen (de resultaten van fase 1) en de concrete uitwerking van de afspraken m.b.t. exploitatie. Samen met het expertenadvies vormt dit de basis voor een nieuwe beslissing door de raad van bestuur (in principe zonder noodzaak van een nieuw expertencollege), voor zover men blijft binnen de oorspronkelijke valorisatiecase.

  • 3

    Uitbetaling steun

    Agentschap Innoveren & Ondernemen kent de contractant projectmatige steun toe, uitbetaald in jaarlijkse voorschotten. Het eerste voorschot wordt uitbetaald na ontvangst van de ondertekende steunovereenkomst en samenwerkingsovereenkomst. Later is de betaling afhankelijk van de correcte naleving van de afspraken.

    In fase 2 is het bedrijf verantwoordelijk voor de tijdige betaling van de onderzoekspartner(s). Het bedrijf betaalt de totale factuur van de onderzoekspartner(s) die deel uitmaakt van de kosten waarop de steun berekend is en de subsidie toegekend werd.

    Op het einde van de projectuitvoering worden de reële kosten geverifieerd. In functie van de aanvaarde kosten en het toegepaste steunpercentage wordt de totale steun bepaald. Een eindschijf wordt uitbetaald, rekening houdend met de reeds betaalde voorschotten.

Stappenplan uitbetaling van de eindschijf 

  • 1

    Stel het financieel eindverslag op

    De hoofdaanvrager en de eventuele partners maken elk afzonderlijk het financieel eindverslag op (zie templates onder ‘Documenten’ – Financieel eindverslag).
    Bij de eindafrekening aanvaardt VLAIO enkel kosten die:

    • vallen binnen de projectperiode
    • toewijsbaar zijn aan het project
    • aantoonbaar zijn met bewijsstukken

    De projectboekhouding is volledig afgesloten bij indiening van het financieel eindverslag. Dit impliceert dat elke projectpartner ten laatste 3 maanden na het projecteinde de gemaakte projectkosten tijdens de projectduur kan voorleggen.

  • 2

    Kosten staven van het financieel eindverslag door de hoofdaanvrager en partner(s)

    De reële kosten opgenomen in het financieel eindverslag worden gestaafd aan de hand van bewijsstukken. Deze reële kosten kunnen zijn: de personeelskosten, werkingskosten, kosten voor externe prestaties en investeringskosten.

    De bewijsstukken van deze kosten bestaan uit:

    PERSONEELSKOSTEN
    Als je gebruik maakt van code w (*), dan laad je het volgende op:

    • individuele rekeningen
    • loonfiches.

    (*) code w wordt gebruikt voor projectleden met een werknemersstatuut die op de loonlijst staan.
    Je hoef geen bewijsstukken op te laden als je:

    • loonafspraken hebt met VLAIO
    • werkt met overheidsbarema's

    Opgelet een controle is altijd mogelijk.

    WERKINGSKOSTEN
    Als je het plafond van de werkingskosten (*) uitzonderlijk doorbreekt bij projectgoedkeuring en bij het financieel eindverslag, dan:

    • vervolledig je het tabblad ‘borderel werkingskosten’ in het financieel eindverslag (zie templates onder ‘Documenten’ – Financieel eindverslag)
    • laad je de bijhorende facturen met overeenkomstige betalingsbewijzen gebundeld per leverancier/aanbieder en eventuele andere bewijsstukken op bij digitale indiening.

    (*) het plafond van de werkingskosten is het maximale bedrag aan werkingskosten dat je in rekening mag brengen. Het bedrag wordt berekend op basis van het aantal mensmaanden in je project en een vast bedrag per mensmaand en is geen forfait. Opgelet een controle is altijd mogelijk.

    KOSTEN VOOR EXTERNE PRESTATIES
    Als je kosten voor externe prestaties hebt, dan:

    • vervolledig je het tabblad ‘borderel externe prestaties’ in het financieel eindverslag (zie templates onder ‘Documenten’ – Financieel eindverslag)
    • laad je de bijhorende facturen met overeenkomstige betalingsbewijzen gebundeld per leverancier/aanbieder op bij digitale indiening.

    INVESTERINGSKOSTEN
    Als je investeringskosten hebt, dan laad je het volgende op:

    • afschrijvingstabellen
    • een overzicht van de balansrekeningen klasse 2.

    Vragen rond deze procesflow stuur je naar verificatie@vlaio.be

Engelse documenten

AANDACHT! Lees zeker het toelichtingsdocument Uitvoering en opvolging voor alle informatie met betrekking tot een correcte verslaggeving.

Toelichtingsdocumenten uitvoering & opvolging:

Voortgangsverslag, tussentijdsverslag of verslag fase 1:

Inhoudelijk eindverslag:

Financieel eindverslag:

Programmaspecifieke voorwaarden Innovatiemandaat:

Algemene voorwaarden Innovatiesteun:

Varia:

Contact

Stuur bij voorkeur een e-mail naar VLAIO. Toch iets via de post bezorgen? Alle VLAIO-kantoren hebben voortaan één postadres.

Telefoon
T0800 20 555
E-mail
Baekeland-IM@vlaio.be