Hoe begin je eraan?

• Neem deel aan de informatie- en inspiratiesessie(s).
• Neem de Smart City ambities van je gemeente door of de maatschappelijke uitdagingen die de gemeente smart wil gaan aanpakken, zoals je die bijvoorbeeld terugvindt in het bestuursakkoord, de meerjarenbegroting of andere formele bestuursdocumenten van de gemeente. Hou in je achterhoofd dat wie instapt in een project ook de wil en het budget moet hebben om te gaan aankopen en te gaan implementeren.
• Denk vooraf al eens na of jouw gemeente een project wil trekken of als projectpartner (deelnemer of volger) wil instappen. Bekijk hoe je je intern zal organiseren en wie je kan vrijmaken om mee de schouders te zetten onder het project. Betrek van in het begin personeelsleden die rond het thema werken om mee na te denken over mogelijke ideeën. Dat hoeven niet dezelfde mensen te zijn die nadien het project zullen uitschrijven en/of uitvoeren.
• Check de vragen die we stellen in het aanmeldingsformulier voor ideeën. Je zal wellicht wat opzoekingswerk moeten doen om te weten rond welke uitdagingen al eens een project werd gevoerd, wat daar de drempels waren en wat eventueel beter kan. Dien het aanmeldingsformulier voor de deadline in.
• Hou rekening met de feedback en het eventuele verbetertraject van de jury als jouw idee op de shortlist staat. Maak eventueel gebruik van het begeleidingsaanbod dat VLAIO in deze fase voorziet.
• Maak gebruik van de leden van het ecosysteem als klankbord bij het uitschrijven van de aanvraag. Probeer ook de kosten zo realistisch mogelijk in te schatten.
• !! De hoofdaanvrager dient de aanvraag voor de deadline in, via het online platform van VLAIO. Begin daar tijdig mee want dit is nieuw in de oproep City of Things!

Aanvraagprocedure

Hieronder kan je alle nuttige documenten terugvinden, zo ook het aanmeldingsformulier voor projectideeën, een aanvraagformulier, het daarbij horende kostenmodel en een sjabloon voor de samenwerkingsovereenkomst.

Het aanmeldingsformulier voor projectideeën bezorg je ons voor 8 september 2025, 12 uur via cityofthings@vlaio.be. De datum en het uur van ontvangst op de servers van VLAIO gelden daarbij als bewijs.

Het aanvraagformulier en het kostenmodel voor de projectbegroting (voor de samenwerkingsovereenkomst krijgen de projecten meer tijd) bezorg je ons vóór 14 november 2025, 23.59 uur via het online platform van VLAIO. 

!! Indienen via het online platform is nieuw binnen de oproep City of Things. In het menu hierboven zal je een roze knop ‘Aanvragen’ zien waarmee je een aanvraag kan indienen. Er moeten een aantal stappen doorlopen worden, dus wacht niet tot het laatste moment om aan je aanvraag te beginnen.