Antwoorden op veel gestelde vragen over het terugbetaalbaar voorschot voor evenementen

Hier vind je antwoorden op veel gestelde vragen over het terugbetaalbaar voorschot voor evenementen.

Komt ons festival/show/evenement in aanmerking?

Je kan hierop een antwoord krijgen door jouw aanvraag op tijd in te dienen. De ontvankelijke steunaanvragen worden daarna door een jury beoordeeld en gerangschikt op basis van de beoordelingscriteria. Agentschap Innoveren & Ondernemen, Toerisme Vlaanderen en Event Flanders, het departement Cultuur, Jeugd en Media en Sport Vlaanderen maken deel uit van de jury.

Wat met evenementen die niet zouden mogen doorgaan volgens de regels/aantallen van vandaag?

Een evenement moet op de voorziene datum aan de dan geldende richtlijnen van de nationale veiligheidsraad, de Vlaamse, provinciale of lokale overheid kunnen voldoen. Een organisator dient zijn aanvraag in met het gewenste aantal deelnemers die nodig zijn om het event te kunnen realiseren. Bijvoorbeeld een festival met meer dan 7.000 bezoekers. Een organisator kan eventueel in zijn aanvraag verschillende scenario’s indienen, die hij kan inschakelen volgens de situatie op het moment dat het evenement doorgaat: denk bijvoorbeeld aan een geel, oranje en rood scenario. Een groene CERM-scan wordt bij de aanvraag toegevoegd om aan te tonen dat de organisator voldoende maatregelen genomen heeft om het evenement, met het gewenste aantal deelnemers, coronaveilig te organiseren. De CERM-scan is immers een tool die helpt om coronaveilig een event te organiseren, los van de maatregelen die nu gelden. Uiteraard kan het zijn dat de organisator de maatregelen moet bijsturen tussen het ogenblik dat de CERM-scan wordt aangevraagd en het ogenblik dat het evenement effectief doorgaat.

Wat gebeurt er als dat evenement toch niet zou kunnen doorgaan? Wat gebeurt er indien een evenement te kampen heeft met internationale sprekers, muzikanten, kunstenaars, … die niet mogen/kunnen komen wegens corona?

In de huidige omstandigheden raden we organisatoren uiteraard aan om het evenement niet volledig afhankelijk te maken van buitenlandse sprekers, muzikanten, kunstenaars, … Het besluit van de Vlaamse Regering voorziet echter wel in een gespreksmogelijkheid met VLAIO indien de omstandigheden wijzigen tussen het moment van de aanvraag en de datum waarop het evenement doorgaat.

Indien tussen het moment van steuntoekenning en het moment waarop het evenement doorgaat, een beslissing is door de nationale veiligheidsraad, de Vlaamse, provinciale of lokale overheid, die een rechtstreekse impact heeft op het evenement of de goede organisatie ervan; dan treedt de steunaanvrager in overleg met VLAIO om af te spreken welk gevolg deze beslissing heeft voor de uitvoering van het evenement. VLAIO zal beslissen tot een volledige of gedeeltelijke beslissing tot niet-terugbetaling van het voorschot indien de steunaanvrager als een goede huisvader aantoont dat het evenement niet kan doorgaan of dat de gevolgen van niet kunnen opgevangen worden door aanpassingen aan de organisatie van het evenement.

Gelden toeristische evenementen in het buitenland (Europa) ook?

De definitie van een evenement of een samenhangende reeks van evenementen zoals opgenomen in het besluit van de Vlaamse Regering stelt dat het moet plaats vinden in het Vlaamse Gewest. Een evenement kan ook plaats vinden in het Brusselse Gewest indien het organiserende bedrijf een exploitatiezetel heeft in het Vlaamse Gewest.

Komen B to B events ook in aanmerking? Komen bedrijfs- en privé evenementen die wij organiseren in opdracht van derden ook in aanmerking? Kunnen wij of de opdrachtgever een aanvraag indienen?

Alle evenementen komen in aanmerking als ze voldoen aan de lijst van:

De organisator is diegene die de aanvraag moet indienen en het voorschot kan krijgen als hij voldoet aan de voorwaarden.

Moet er altijd en in alle gevallen een CERM-verslag ingediend worden bij de aanvraag van een voorschot voor evenementen?

Ja, voor de aanvraag van een voorschot voor evenementen is altijd het CERM-verslag nodig. Ook voor evenementen die geannuleerd werden toen het CERM nog niet bestond en die nu opnieuw georganiseerd worden. Ook voor beurzen die onder het beursprotocol vallen. Beurzen vallen sinds het ministerieel besluit van 28 juli 2020 onder de ‘Gids voor de opening van de handel’, waarin een deel ‘Richtlijnen voor de organisatie van handelsbeurzen’ is opgenomen (p. 22 ev). Deze richtlijnen vind je op Coronavirus: tips voor het heropenen van de winkels. Hier wordt vermeld dat deze richtlijnen enkel ‘gelden voor de organisatie van handelsbeurzen in vaste beursgebouwen', dat zijn 'locaties met een vaste uitbatingsvergunningen' (vb Vlarem II vergunning voor Vlaanderen). Deze beurzen vallen niet onder het CERM. Voor de aanvraag van een voorschot voor evenementen is echter wel een CERM-verslag nodig. Voor een handelsbeurs die doorgaat in een locatie zonder vaste uitbatingsvergunning staat in die richtlijnen dat een CERM-toetsing verplicht is en dat die toetsing (COVID Event Scan) moet worden toegevoegd aan de aanvraag bij de lokale overheid.

Waar vind ik meer informatie over de geldende regels en over CERM?

Kan een organisatie een terugbetaalbaar voorschot aanvragen voor al haar evenementen?

Een organisatie kan het terugbetaalbaar voorschot aanvragen per evenement of per evenementenreeks. De organisatie kan het terugbetaalbaar voorschot niet aanvragen voor de bundeling van al haar evenementen in één aanvraag. Een cultuurcentrum kan dus per evenement een aanvraag indienen, maar kan geen aanvraag indienen voor het hele evenementenseizoen in één aanvraag.

Kunnen een fonds, een feitelijke vereniging of een privaat/publieke samenwerking of … ook indienen?

De voorwaarden voor een organisator is dat het een rechtspersoon is.

  • Een fonds is een rechtspersoon en kan dus indienen.
  • Een feitelijke vereniging is een vereniging zonder rechtspersoonlijkheid en kan dus niet indienen.
  • Een PPS wordt geregeld via een contract en heeft dus ook geen rechtspersoonlijkheid. Een van de partijen met rechtspersoonlijkheid kan wel een aanvraag indienen. Die krijgt dan de subsidie, maar ook de aansprakelijkheid. De PPS mag niet van die aard zijn dat het criterium dominerende overheidsinvloed zoals voorzien in het BVR moet toegepast worden.

Gelden de grenzen van minimaal € 25.000 en maximaal € 800.000 per event of per organisator?

De maatregel voorziet in een terugbetaalbaar voorschot van 60% van de maximale kost voor minimum € 25.000 en maximaal € 800.000. Deze grenzen gelden per evenement. Maar hou er rekening mee dat de tijdelijke kaderregeling voorziet dat er een maximum is van € 800.000 per entiteit

Het artikel 7 van het Besluit van de Vlaamse Regering tot instellen van een terugbetaalbaar voorschot ter ondersteuning van de opstart van de evenementensector stelt dat: “De steunaanvrager geeft een overzicht van de verkregen steun sinds 19 maart 2020 waaruit blijkt dat inclusief de gevraagde steun op basis van dit besluit, het maximum van € 800.000, vermeld in hoofdstuk 3.1 van de tijdelijke kaderregeling, nog niet overschreden is.”

Wat als 60% van de maximale kost van alle evenementen van ons bedrijf hoger is dan € 800.000? 

De grens van € 800.000 staat letterlijk in het tijdelijk staatssteun-kader van Europa waarvan we gebruik maken, dus daar kunnen wij helaas niets aan veranderen. 

“De totale steun bedraagt niet meer dan 800 000 EUR per onderneming. De steun mag worden toegekend in de vorm van rechtstreekse subsidies, belastingvoordelen en betalingsregelingen of andere vormen van steun, zoals terugbetaalbare voorschotten, garanties, leningen en eigen vermogen, mits de totale nominale waarde van dergelijke maatregelen onder het totale plafond van 800 000 EUR per onderneming blijft; alle gebruikte bedragen moeten brutobedragen zijn, d.w.z. vóór aftrek van belastingen of andere heffingen“.

Hoe wordt het bedrag van de niet recupereerbare kosten en onvermijdbare facturen vastgesteld als het evenement geannuleerd wordt?

Als het evenement geannuleerd wordt, laat de organisator dat zo snel mogelijk aan VLAIO weten. VLAIO laat dan haar inspectiedienst een controle uitvoeren van boekhouding, facturen, organisatie van het evenement. Deze controle omvat bijvoorbeeld ook een toets of er geen fraude werd gepleegd en of de onderaannemers correct werden betaald.

De inspectiedienst bepaalt het bedrag van de niet-recupereerbare kosten en onvermijdbare facturen. Als dat gelijk is of hoger dan de toegezegde financiering wordt niets terugbetaald. Als dat lager is dan de toegezegde financiering wordt het verschil terugbetaald tussen het ontvangen bedrag en het door de inspectiedienst vastgestelde bedrag. VLAIO maakt de terugvordering op en bezorgt de organisator een uitnodiging tot betaling.

Welke kosten vallen onder niet-recupereerbare kosten en onvermijdbare facturen?

Komen niet in aanmerking: voedsel en drank

Komen wel in aanmerking:

  • reeds betaalde facturen van de communicatie- en marketingcampagne
  • reeds betaalde voorschotfacturen van onderaannemers en artiesten, …
  • gemaakte personeelskosten van de aanvrager

In het aanvraagdossier moet de aanvrager beargumenteren welke kosten niet-recupereerbaar zijn. Het bedrag is beperkt tot het bewezen bedrag van niet-recupereerbare kosten en onvermijdbare facturen. De aanvrager zal moeten bewijzen dat de leveranciers correct betaald werden.

Zijn gemaakte personeelskosten ook inbegrepen in deze regeling?

De gemaakte personeelskosten van de aanvrager komen ook in aanmerking als niet recupereerbare kosten.

Dienen wij kopieën van alle facturen te overhandigen? Hoe bewijzen we de (personeels-) kosten?

De steunaanvrager zal na goedkeuring van het voorschot onderstaande administratie voorzien:

  • een aparte transparante boekhouding voor het evenement.
  • een overzicht van de niet-recupereerbare kosten en onvermijdbare facturen.

Worden de kosten voor organisatie van event excl. of incl. btw bekeken?

Inclusief btw

Zijn terugbetalingen van de deelnamekosten door standhouders ook niet-recupereerbare kosten die in aanmerking komen? 

Neen, bijdragen van standhouders zijn inkomsten voor de organisator van een evenement. Aangezien het geen kosten zijn, vallen ze dus ook niet onder de niet-recupereerbare kosten.

Waar vind je meer informatie over het budgetsjabloon zodat de gemaakte kosten aan de juiste kostensoort worden toegewezen?

In de Controlerichtlijnen voorschot voor organisatoren van evenementen (pdf) vind je meer informatie.

Vallen evenementen die geannuleerd werden in het voorjaar onder deze maatregel?

De steunmaatregel geldt enkel voor evenementen die opstarten na de aanvraag. Evenementen die geannuleerd werden in het voorjaar van 2020 komen dus niet in aanmerking voor deze maatregel. Indien deze evenementen opnieuw georganiseerd worden na de aanvraag van het terugbetaalbaar voorschot, komen ze wel in aanmerking voor de nieuwe kosten die gemaakt worden.

Wat met evenementen die gepland waren in het najaar van 2020 of in 2021?

De steunmaatregel geldt enkel voor evenementen die opstarten na de aanvraag. Komen de kosten die hiervoor al gemaakt in aanmerking voor de steunmaatregel? Denk bijvoorbeeld aan de marketingkosten die gemaakt zijn in het voorjaar van 2020 voor een evenement in het najaar van 2020. De kosten zijn in dit geval gemaakt voor de aanvraag, maar het evenement vindt plaats na de aanvraag. 

Kosten die reeds gemaakt werden voor evenementen die al gepland waren voor het najaar van 2020 of voor 2021, en die dus plaats vinden na de aanvraag van het terugbetaalbaar voorschot, komen ook in aanmerking voor die evenementen die in het najaar van 2020 doorgaan.

Is het voorschot vrijgesteld van belasting?

De vergoedingen en steunmaatregelen die de gemeenschappen, gewesten, provincies of gemeenten en steden toekennen in het kader van de coronacrisis zijn belastingvrij in de personen- en vennootschapsbelasting. Het voorschot is dus vrijgesteld van deze belastingen.

De juridische basis van deze vrijstelling kan je terugvinden in de Wet houdende diverse dringende fiscale bepalingen ten gevolge van de COVID-19 pandemie (BS 11 juni 2020). Zie ook op onze website de veelgestelde vragen over welke subsidies vrijgesteld zijn van belastingen.

Wie is de hoofdorganisator van het evenement?

De hoofdorganisator is degene die beslist het evenement te organiseren. Het kan zijn dat deze hoofdorganisator beroep doet op een evenementenbureau om alles te organiseren. De hoofdorganisator is in dat geval diegene die de eindverantwoordelijkheid en dus het risico draagt en de opdrachtgever is van het evenementenbureau. Er zijn situaties denkbaar waar de hoofdorganisator zelf dus niet uit de evenementensector komt.

Wanneer krijg je een beslissing?

Al de beslissingen moeten vanuit de Europese staatssteunregels genomen worden voor 1 januari 2021. Voor de evenementen die nog doorgaan in 2020 (1ste oproep) probeert VLAIO de besluitvorming af te ronden voor 1 november 2020 (streefdatum). Voor de evenementen die doorgaan tussen 1 januari 2021 en 1 oktober 2021 probeert VLAIO de besluitvorming af te ronden begin december 2020 (streefdatum).

Ondernemingen in moeilijkheden

Een belangrijke voorwaarde is dat de onderneming geen onderneming in moeilijkheden was op 31 december 2019. Kan een onderneming die na deze datum bescherming tegen schuldeisers vroeg en verkreeg, geen aanvraag meer indienen? Iedereen die geen onderneming in moeilijkheden was op 31/12/2019 is aanvaardbaar. Een kleine onderneming die wel een onderneming in moeilijkheden was op 31/12/2019, is aanvaardbaar indien die op het moment van toekenning van de steun nog niet in een collectieve insolventieprocedure zit.

Waar kunnen we terecht als we meer nodig hebben dan wat deze maatregel ons kan bieden?

Alle mogelijke steunmaatregelen voor bedrijven in het kader van corona staan gebundeld in de subsidiedatabank: Steun eventsector coronavirus.

Wil je graag hierover advies voor jouw bedrijf, dan kan je begeleiding krijgen van de bedrijfsadviseurs van VLAIO. WhatsApp of bel ons op 0800 20 555.

Webinar 16 september 2020

VLAIO organiseerde op 16 september een webinar over het terugbetaalbaar voorschot voor evenementen. De opname kan je hier bekijken:

Wettelijk kader

Het besluit kan ingekeken worden via een nota aan de Vlaamse Regering en het Besluit van de Vlaamse Regering.

Contact

Adres
Agentschap Innoveren & Ondernemen

Koning Albert II-laan 35 bus 12
1030 Brussel
België

Telefoon
E-mail