O&O haalbaarheidsstudie

Wat na goedkeuring van jouw aanvraag voor een O&O haalbaarheidsstudie?

Je overeenkomst met het Fonds voor Innoveren & Ondernemen (FIO)

Bij beslissing om steun toe te kennen komt een subsidieovereenkomst tot stand tussen het FIO en jouw onderneming. In eerste instantie ontvang je per mail de beslissing tot subsidietoekenning die de essentiële projectinformatie (maximum subsidiepercentage en -bedrag, startdatum, duur, doelstellingen, …) vermeldt en eventuele bijzondere voorwaarden.

In een tweede stap ontvang je per mail een link naar het e-portaal, waar je alle voorwaarden en betalingen horende bij je project te zien krijgt.

De overeenkomst komt effectief tot stand door het aanvaarden van de opstartvoorwaarde in het e-portaal, tenzij je binnen de maand na verzending van de beslissing tot subsidietoekenning kenbaar maakt het project niet op te starten.

De rechtsgeldig vertegenwoordiger van je onderneming (of de gemandateerde indiener) heeft daartoe bij de indiening de Algemene Voorwaarden Innovatiesteun aanvaard.

Gewijzigde procesflow bij innovatiesteun voor indiening van het financieel eindverslag

De gewijzigde procesflow voor indiening van het financieel eindverslag waarbij beroep wordt gedaan op een accountant of een bedrijfsrevisor (de beroepsbeoefenaar) is van toepassing voor bedrijven die na 1/07/2021 een projectaanvraag hebben ingediend met uitzondering van:  

  • bedrijven/kennisinstellingen die eerder afspraken hebben gemaakt met VLAIO rond het gebruik van brutolonen voor personeelscategorieën
  • organisaties die werken met overheidsbarema’s 

Wanneer men onder dit uitzonderingsregime valt, wordt het financieel eindverslag samen met de eventuele bewijsstukken van de kostenrubrieken Externe prestaties en Investeringen door de rechtsgeldige vertegenwoordiger opgeladen en moet er geen beroep gedaan worden op een accountant of een bedrijfsrevisor.

Voor bedrijven die na 1/07/2021 een projectaanvraag hebben ingediend wordt het financieel eindverslag samen met het Verslag van beroepsbeoefenaar en de bewijsstukken opgeladen door de accountant of de bedrijfsrevisor (de beroepsbeoefenaar). 

Zowel hoofdaanvrager als eventuele bedrijfspartners maken ieder afzonderlijk een financieel eindverslag op. Ze spreken een accountant of een bedrijfsrevisor aan voor het uitvoeren van specifieke werkzaamheden beschreven in het Verslag van Beroepsbeoefenaar.

Het bedrijf verzamelt de nodige bewijsstukken voor kosten die in aanmerking komen. (zie Verslag van Beroepsbeoefenaar Bijlage 1 Dossier: concrete stukken aangeleverd door de Aanvrager). Kosten kunnen zijn:

  • personeelskosten
  • werkingskosten
  • externe prestaties
  • investeringskosten

Het ingevuld financieel eindverslag, de bewijsstukken samen met de beslissingsbrief, de link naar het VLAIO-portaal en eventuele bijlagen en addenda worden bezorgd aan de accountant of de bedrijfsrevisor. 

De accountant of de bedrijfsrevisor vraagt de goedgekeurde begroting op bij VLAIO – verificatie@vlaio.be. Aan de hand van

  • de goedgekeurde begroting
  • het financieel eindverslag
  • de bewijsstukken
  • de beslissingsbrief 
  • eventuele bijlagen en addenda 

voert de accountant of de bedrijfsrevisor de specifieke werkzaamheden uit beschreven in het Verslag van beroepsbeoefenaar waarbij eventuele feitelijke bevindingen worden genoteerd. Na ondertekening van het verslag laadt de accountant of de bedrijfsrevisor dit document samen met het financieel eindverslag inclusief bijhorende bewijsstukken op via het VLAIO-portaal. 

(*) hierdoor geeft de rechtsgeldige vertegenwoordiger een mondelinge volmacht aan de Beroepsbeoefenaar om de noodzakelijke verslaggeving op te laden via het e-portaal.

De bijlage 2 waarnaar in het schema hierboven verwezen wordt is terug te vinden in de Handleiding bij het kostenmodel.

Meer informatie

Uitbetaling van je subsidie

Het e-portaal vermeldt de voorschotten waarin de subsidie verdeeld wordt en een indicatieve timing van de uitbetalingen.

Basisvoorwaarden voor uitbetaling zijn - naast een correcte uitvoering van het project - het naleven van de verslaggevingsplicht, alsook de meldingsplicht bij onvoorziene en belangrijke wijzigingen in de projectuitvoering.

De opvolging van je project

De steun betreft een inspanningsverbintenis (geen resultaatsverbintenis), maar de leverbaarheden gedefinieerd in je voorstel vormen de leidraad bij de opvolging. Wanneer het project niet volledig of niet zorgvuldig met het oog op de leverbaarheden uitgevoerd wordt, kan de steun geheel of gedeeltelijk teruggevorderd worden (zie ook “De afsluiting van je project“).

Tussendoor neemt VLAIO contact op voor een korte check. We moedigen ook aan om tijdens de uitvoering beroep te doen op ondersteuning door VLAIO en haar partners.

Meldingsplicht

Indien er wijzigingen zijn die een belangrijke impact hebben op het behalen van je projectdoelstellingen, op de uitvoering van je project of op de vooropgestelde impact van de projectresultaten op je onderneming, heb je ten allen tijde de plicht om dat te melden. Dat kan hetzij in de standaard of specifieke verslaggeving wanneer deze kort aansluit bij het plaatsvinden van de wijziging, hetzij via een afzonderlijk bericht naar VLAIO.

De afsluiting van je project 

Bij de afsluiting van je project dien je een kort eindverslag in, volgens de template die daarvoor ter beschikking is. De focus ligt op de leverbaarheden en een actueel beeld van het vervolgtraject.

Er wordt bij een volledige en zorgvuldige uitvoering van het project geen detail van de kosten gevraagd. Een ruw beeld van de interne inspanningen en externe kosten komt wel aan bod in de inhoudelijke beschrijving van de resultaten voor de vooropgestelde leverbaarheden. Wanneer de beoogde resultaten niet gehaald werden, dient dieper ingegaan te worden op het verloop van het project. In die uitzonderlijke gevallen dat het project niet volledig uitgevoerd werd of de rapportage ontoereikend blijkt om een duidelijk beeld van de bereikte resultaten te krijgen, behoudt VLAIO zich het recht om meer detail (ook van de gemaakte kosten) op te vragen en zal er desgevallend teruggevorderd of pro-rata afgerekend worden.

Bij goedkeuring van het eindverslag wordt de 2e schijf uitbetaald.

De begeleiding gaat door na het gesteunde project en wordt op maat van de vervolgfasen aangeboden.

Je verdere verplichtingen ten overstaan van VLAIO na afsluiting van je project 

VLAIO kan gedurende 10 jaar na einde van het project een update vragen van de impact op je onderneming als gevolg van je project.

 

Voor het opmaken van de (eind)verslaggeving van een O&O-haalbaarheidsstudie, maak je gebruik van onderstaande templates en toelichtingsdocumenten. De versiedatum die voor jouw O&O-haalbaarheidsstudie van toepassing is, is gebaseerd op de datum waarop het project is ingediend, en dus bij VLAIO ontvangen werd.

AANDACHT! Lees zeker het toelichtingsdocument Uitvoering en opvolging voor alle informatie met betrekking tot een correcte verslaggeving.

 

Contact

Stuur bij voorkeur een e-mail naar VLAIO. Toch iets via de post bezorgen? Alle VLAIO-kantoren hebben voortaan één postadres.