De kandidaat-dienstverlener bereidt het bezoek voor aan de hand van de kmop-norm waarbij tijdens de audit voornamelijk aandacht besteed zal worden aan reeds uitgevoerde dossiers met de kmo-portefeuille (maar niet uitsluitend: ook andere, niet gesubsidieerde dossiers, kunnen ingekeken worden). Aan de hand van de norm kan de kandidaat-dienstverlener nota nemen van de middelen waarmee hij de verschillende indicatoren zal staven tijdens het auditbezoek. Hij kan tevens vermelden welke personen aanwezig moeten zijn om de indicator op de meest efficiënte en meest volledige manier te staven.

Documenten te overhandigen aan de auditor

Volgende documenten moeten bij aankomst van de auditor op de dag van het auditbezoek beschikbaar zijn:

• Een gerichte en bondige beschrijving van zijn activiteiten beperkt tot degene waarvoor hij een registratieaanvraag indient.
• Officiële gecoördineerde statuten.
• Lijst van alle maatschappelijke zetels (voor de fysieke personen: wettelijke woonplaats) over de afgelopen 3 jaar.
• Lijst van alle bestuurders, aandeelhouders en het management van de dienstverlener over de afgelopen 3 jaar. Indien zij rechtspersonen zijn, moet hun naam aangevuld zijn met hun wettelijke vertegenwoordiger, tot op het niveau van een fysiek persoon. Deze lijst moet aangevuld worden met de volgende verklaring en ondertekend worden door de zaakvoerder: “Ik verklaar dat de lijst van bestuurders, aandeelhouders en verantwoordelijken over de afgelopen drie jaar volledig is en dat bovengenoemde bedrijven of personen betrokken/niet betrokken zijn/waren in een onderzoek naar onrechtmatig gebruik van de kmo-portefeuille of bij een faillissement.” In geval van betrokkenheid wordt ook vermeld welke betrokkenheid.
• Een kopie van de drie laatste jaarrekeningen (of resultatenrekeningen voor fysieke personen), met inbegrip van vermelding van omzetcijfer, datum van algemene vergadering en datum neerlegging bij de Balanscentrale.
• Recent attest van RSZ, btw en directe belastingen dat de kandidaat-dienstverlener aan zijn verplichtingen ten aanzien van deze administraties beantwoordt. In geval er de laatste 12 maanden geen medewerkers in dienstverband waren, wordt het attest van RSZ vervangen door de attesten van RSVZ voor alle bestuurders/zaakvoerders of de zelfstandigen.
• Organigram van de organisatie en voor de medewerkers in dienstverband: Dimonalijst (maximaal 3 maand voor auditbezoek opgevraagd) en voor de contractanten: volledige oplijsting van contractanten.

Rechtstreekse toegang tot informatie en systemen tijdens het auditbezoek

• Volledige boekhouding van het lopende boekjaar en de laatste 3 afgesloten boekjaren
• De volledige en gedetailleerde projectlijst van de afgelopen 5 jaar, ongeacht of ze in aanmerking komen voor de kmo-portefeuille.
• Samenwerkingsovereenkomst met ingehuurde contractanten.

Tijdens het auditbezoek kunnen bijkomende documenten worden opgevraagd.

De auditor zal tijdens het auditbezoek aan de hand van de indicatoren nagaan in welke mate de kandidaat-dienstverlener in overeenstemming is met de vereisten binnen de norm en in welke mate dit aantoonbaar is.