Subsidies & financiering

O&O haalbaarheidsstudie

Meer

Sinds 4 april is volgens het Vlaams defensieplan steun aan projecten met militaire finaliteit mogelijk. 

Wat na goedkeuring van jouw aanvraag voor een O&O haalbaarheidsstudie?

Je overeenkomst met het Fonds voor Innoveren & Ondernemen (FIO)

Bij positieve beslissing komt de subsidieovereenkomst tot stand en treedt ze in werking. In eerste instantie ontvang je per mail de beslissing tot subsidietoekenning die de essentiële projectinformatie (maximum subsidiepercentage en -bedrag, startdatum, duur, doelstellingen, …) vermeldt en eventuele bijzondere voorwaarden. De beslissingsbrief wordt ook verzonden naar de e-box van de onderneming.

In een tweede stap ontvang je per mail een link naar het e-portaal, waar je alle voorwaarden en betalingen horende bij je project te zien krijgt.

De overeenkomst komt effectief tot stand door het aanvaarden van de opstartvoorwaarde in het e-portaal, tenzij je binnen de maand na verzending van de beslissing tot subsidietoekenning kenbaar maakt het project niet op te starten.

De rechtsgeldig vertegenwoordiger van je onderneming (of de gemandateerde indiener) heeft daartoe bij de indiening de Algemene Voorwaarden Innovatiesteun aanvaard.

De opvolging van je project

De steun betreft een inspanningsverbintenis (geen resultaatsverbintenis), maar de leverbaarheden gedefinieerd in je voorstel vormen de leidraad bij de opvolging. Wanneer het project niet volledig of niet zorgvuldig met het oog op de leverbaarheden uitgevoerd wordt, kan de steun geheel of gedeeltelijk teruggevorderd worden (zie ook “De afsluiting van je project“).

Tussendoor neemt VLAIO contact op voor een korte check. We moedigen ook aan om tijdens de uitvoering beroep te doen op ondersteuning door VLAIO en haar partners.

Meldingsplicht

Indien er wijzigingen zijn die een belangrijke impact hebben op het behalen van je projectdoelstellingen, op de uitvoering van je project of op de vooropgestelde impact van de projectresultaten op je onderneming, heb je ten allen tijde de plicht om dat te melden. Dat kan hetzij in de standaard of specifieke verslaggeving wanneer deze kort aansluit bij het plaatsvinden van de wijziging, hetzij via een afzonderlijk bericht naar VLAIO.

De afsluiting van je project 

Bij de afsluiting van je project dien je een kort eindverslag in, volgens de template die daarvoor ter beschikking is. De focus ligt op de leverbaarheden en een actueel beeld van het vervolgtraject.

Bij goedkeuring van het inhoudelijk eindverslag en het financieel eindverslag (zie 'uitbetaling van je subsidie') wordt de 2e schijf uitbetaald.

De begeleiding gaat door na het gesteunde project en wordt op maat van de vervolgfasen aangeboden.

Je verdere verplichtingen ten overstaan van VLAIO na afsluiting van je project

VLAIO kan gedurende 10 jaar na einde van het project een update vragen van de impact op je onderneming als gevolg van je project.

Betaling van je subsidie

Het e-portaal vermeldt de voorschotten waarin de subsidie verdeeld wordt en een indicatieve timing van de uitbetalingen.

Basisvoorwaarden voor uitbetaling zijn - naast een correcte uitvoering van het project - het naleven van de verslaggevingsplicht, alsook de meldingsplicht bij onvoorziene en belangrijke wijzigingen in de projectuitvoering.

Stappenplan voor uitbetaling van de eindschijf

  • 1

    Stel het financieel eindverslag op

    De hoofdaanvrager en de eventuele partners maken elk afzonderlijk het financieel eindverslag op (zie templates onder ‘Documenten’ – Financieel eindverslag).
    Bij de eindafrekening aanvaardt VLAIO enkel kosten die:

    • vallen binnen de projectperiode
    • toewijsbaar zijn aan het project
    • aantoonbaar zijn met bewijsstukken

    De projectboekhouding is volledig afgesloten bij indiening van het financieel eindverslag. Dit impliceert dat elke projectpartner ten laatste 3 maanden na het projecteinde de gemaakte projectkosten tijdens de projectduur kan voorleggen.

  • 2

    Kosten staven van het financieel eindverslag door de hoofdaanvrager en partner(s)

    De reële kosten opgenomen in het financieel eindverslag worden gestaafd aan de hand van bewijsstukken. Deze reële kosten kunnen zijn: de personeelskosten, werkingskosten, kosten voor externe prestaties en investeringskosten.

    De bewijsstukken van deze kosten bestaan uit:

    PERSONEELSKOSTEN
    Als je gebruik maakt van code w (*), dan laad je het volgende op:

    • individuele rekeningen
    • loonfiches.

    (*) code w wordt gebruikt voor projectleden met een werknemersstatuut die op de loonlijst staan.
    Je hoef geen bewijsstukken op te laden als je:

    • loonafspraken hebt met VLAIO
    • werkt met overheidsbarema's

    Opgelet een controle is altijd mogelijk.

    WERKINGSKOSTEN
    Als je het plafond van de werkingskosten (*) uitzonderlijk doorbreekt bij projectgoedkeuring en bij het financieel eindverslag, dan:

    • vervolledig je het tabblad ‘borderel werkingskosten’ in het financieel eindverslag (zie templates onder ‘Documenten’ – Financieel eindverslag)
    • laad je de bijhorende facturen met overeenkomstige betalingsbewijzen gebundeld per leverancier/aanbieder en eventuele andere bewijsstukken op bij digitale indiening.

    (*) het plafond van de werkingskosten is het maximale bedrag aan werkingskosten dat je in rekening mag brengen. Het bedrag wordt berekend op basis van het aantal mensmaanden in je project en een vast bedrag per mensmaand en is geen forfait. Opgelet een controle is altijd mogelijk.

    KOSTEN VOOR EXTERNE PRESTATIES
    Als je kosten voor externe prestaties hebt, dan:

    • vervolledig je het tabblad ‘borderel externe prestaties’ in het financieel eindverslag (zie templates onder ‘Documenten’ – Financieel eindverslag)
    • laad je de bijhorende facturen met overeenkomstige betalingsbewijzen gebundeld per leverancier/aanbieder op bij digitale indiening.

    INVESTERINGSKOSTEN
    Als je investeringskosten hebt, dan laad je het volgende op:

    • afschrijvingstabellen
    • een overzicht van de balansrekeningen klasse 2.

    Vragen rond deze procesflow stuur je naar verificatie@vlaio.be

Documenten

Engelse documenten

 

Voor het opmaken van de (eind)verslaggeving van een O&O-haalbaarheidsstudie, maak je gebruik van onderstaande templates en toelichtingsdocumenten. De versiedatum die voor jouw O&O-haalbaarheidsstudie van toepassing is, is gebaseerd op de datum waarop het project is ingediend, en dus bij VLAIO ontvangen werd.

AANDACHT! Lees zeker het toelichtingsdocument Uitvoering en opvolging voor alle informatie met betrekking tot een correcte verslaggeving.

 

Toelichtingsdocumenten uitvoering & opvolging:

Inhoudelijk eindverslag:

Financieel eindverslag:

Algemene voorwaarden Innovatiesteun:

Contact

Stuur bij voorkeur een e-mail naar VLAIO. Toch iets via de post bezorgen? Alle VLAIO-kantoren hebben voortaan één postadres.

 

Telefoon
T0800 20 555
E-mail
bedrijfsinnovatiesteun@vlaio.be