Subsidies & financiering

O&O haalbaarheidsstudie

Meer

Wat na goedkeuring van jouw aanvraag voor een O&O haalbaarheidsstudie?

Je overeenkomst met het Fonds voor Innoveren & Ondernemen (FIO)

Bij beslissing om steun toe te kennen komt een subsidieovereenkomst tot stand tussen het FIO en jouw onderneming. In eerste instantie ontvang je per mail de beslissing tot subsidietoekenning die de essentiële projectinformatie (maximum subsidiepercentage en -bedrag, startdatum, duur, doelstellingen, …) vermeldt en eventuele bijzondere voorwaarden.

In een tweede stap ontvang je per mail een link naar het e-portaal, waar je alle voorwaarden en betalingen horende bij je project te zien krijgt.

De overeenkomst komt effectief tot stand door het aanvaarden van de opstartvoorwaarde in het e-portaal, tenzij je binnen de maand na verzending van de beslissing tot subsidietoekenning kenbaar maakt het project niet op te starten.

De rechtsgeldig vertegenwoordiger van je onderneming (of de gemandateerde indiener) heeft daartoe bij de indiening de Algemene Voorwaarden Innovatiesteun aanvaard.

De opvolging van je project

De steun betreft een inspanningsverbintenis (geen resultaatsverbintenis), maar de leverbaarheden gedefinieerd in je voorstel vormen de leidraad bij de opvolging. Wanneer het project niet volledig of niet zorgvuldig met het oog op de leverbaarheden uitgevoerd wordt, kan de steun geheel of gedeeltelijk teruggevorderd worden (zie ook “De afsluiting van je project“).

Tussendoor neemt VLAIO contact op voor een korte check. We moedigen ook aan om tijdens de uitvoering beroep te doen op ondersteuning door VLAIO en haar partners.

Meldingsplicht

Indien er wijzigingen zijn die een belangrijke impact hebben op het behalen van je projectdoelstellingen, op de uitvoering van je project of op de vooropgestelde impact van de projectresultaten op je onderneming, heb je ten allen tijde de plicht om dat te melden. Dat kan hetzij in de standaard of specifieke verslaggeving wanneer deze kort aansluit bij het plaatsvinden van de wijziging, hetzij via een afzonderlijk bericht naar VLAIO.

De afsluiting van je project 

Bij de afsluiting van je project dien je een kort eindverslag in, volgens de template die daarvoor ter beschikking is. De focus ligt op de leverbaarheden en een actueel beeld van het vervolgtraject.

Bij goedkeuring van het inhoudelijk eindverslag en het financieel eindverslag (zie 'uitbetaling van je subsidie') wordt de 2e schijf uitbetaald.

De begeleiding gaat door na het gesteunde project en wordt op maat van de vervolgfasen aangeboden.

Je verdere verplichtingen ten overstaan van VLAIO na afsluiting van je project

VLAIO kan gedurende 10 jaar na einde van het project een update vragen van de impact op je onderneming als gevolg van je project.

Betaling van je subsidie

Het e-portaal vermeldt de voorschotten waarin de subsidie verdeeld wordt en een indicatieve timing van de uitbetalingen.

Basisvoorwaarden voor uitbetaling zijn - naast een correcte uitvoering van het project - het naleven van de verslaggevingsplicht, alsook de meldingsplicht bij onvoorziene en belangrijke wijzigingen in de projectuitvoering.

Wat zijn de stappen voor uitbetaling van de eindschijf voor projecten ingediend na 1 juli 2021?

  • 1

    Opmaken van het financieel eindverslag door de hoofdaanvrager en eventuele bedrijfspartners

    De hoofdaanvrager en de eventuele bedrijfspartners maken elk afzonderlijk het financieel eindverslag (Excel-kostentemplate) op. In het financieel eindverslag worden de projectkosten opgenomen die aanvaard werden bij aanvraag. Enkel deze reële projectkosten komen in aanmerking en worden per kostenrubriek toegevoegd.

  • 2

    Staven van de kosten door de hoofdaanvrager en eventuele bedrijfspartners

    De reële kosten opgenomen in het financieel eindverslag worden gestaafd aan de hand van bewijsstukken. Deze reële kosten kunnen zijn: de personeelskosten, werkingskosten, kosten voor externe prestaties en investeringskosten.

    De bewijsstukken van deze kosten bestaan uit:

    • Personeelskosten: individuele rekeningen en/of loonfiches.
    • Werkingskosten, indien het plafond bij goedgekeurde begroting én financieel eindverslag werd doorbroken:
      • een gedetailleerde borderel (Excel) met een opsomming van de kosten en een eventuele vermelding van factuurdatum, factuurnummer, leverancier, beschrijving, bedrag excl. btw, bedrag incl. btw, (gestructureerde) mededeling;
      • de bijhorende facturen met overeenkomstige betalingsbewijzen gebundeld per leverancier, aanbieder en item;
      • en eventuele andere bewijsstukken.
    • Kosten voor externe prestaties: 
      • een gedetailleerde borderel (Excel) met een opsomming van de kosten en een eventuele vermelding van factuurdatum, factuurnummer, leverancier, beschrijving, bedrag excl. btw, bedrag incl. btw, (gestructureerde) mededeling;
      • de bijhorende facturen met kostendriver en overeenkomstige betalingsbewijzen gebundeld per leverancier en aanbieder.
    • Investeringskosten: afschrijvingstabellen en het overzicht van de balansrekeningen (klasse 2).
  • 3

    Contacteer een accountant of bedrijfsrevisor

    De hoofdaanvrager en de eventuele bedrijfspartners schrijven elk een accountant of bedrijfsrevisor aan. Enkel een (intern/gecertificeerd/fiscaal) accountant of een bedrijfsrevisor/commissaris kan de Opdracht (attestering) uitvoeren. De accountant in loondienst kan de Opdracht (de attestering) uitvoeren indien het een intern (gecertificeerd) (fiscaal) accountant is met ITAA lidnummer.

    Via www.itaa.be en www.ibr-ire.be kan je het openbaar register van accountants en bedrijfsrevisoren consulteren om te ontdekken wie lid is. 

  • 4

    Lever de nodige documentatie aan

    Jouw accountant of bedrijfsrevisor heeft informatie nodig om de Opdracht (de attestering) uit te voeren. Daarom bezorg je de volgende zaken aan hen:

    • het financieel eindverslag (Excel-kostentemplate)
    • de bewijsstukken van de reële kosten opgenomen in het financieel eindverslag
    • de url naar de voorwaarde ‘Financieel verslag met attestering’ waar de accountant of bedrijfsrevisor de Opdracht (de attestering) uitvoert (zie: Veel gestelde vragen – ‘Waar vind ik de URL naar de voorwaarde ‘Financieel verslag met attestering’ waar de accountant of bedrijfsrevisor de Opdracht uitvoert?’)
  • 5

    Laat jouw accountant of bedrijfsrevisor de Opdracht uitvoeren

    Via een mail naar verificatie@vlaio.be vraagt de accountant of bedrijfsrevisor de goedgekeurde begroting op. Hierbij vermeldt de accountant of bedrijfsrevisor het dossiernummer en zijn/haar lidnummer.

    De accountant of bedrijfsrevisor voert daarna de Opdracht uit aan de hand van volgende ontvangen informatie:

    • het financieel eindverslag (Excel-kostentemplate)
    • de bewijsstukken van de reële kosten opgenomen in het financieel eindverslag
    • de url naar de voorwaarde ‘Financieel verslag met attestering’
    • de goedgekeurde begroting

    De opdracht betreft het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden met betrekking tot financiële informatie en eventuele feitelijke bevindingen gebaseerd op het financieel eindverslag incl. bijhorende bewijsstukken en de goedgekeurde begroting.
     

  • 6

    Bekijk de samenvatting van de ingediende opdracht

    Na indiening vind je de samenvatting terug onder dezelfde url die jij als hoofdaanvrager en eventuele bedrijfspartners aan de accountant of de bedrijfsrevisor bezorgden.

Uitzondering!

In bepaalde gevallen moet je geen beroep doen op een accountant of bedrijfsrevisor, maar mag de rechtsgeldig vertegenwoordiger het ‘Financieel verslag met attestering’ indienen.

Dat geldt voor:

  • Ondernemingen en kennisinstellingen die eerder afspraken maakten met VLAIO rond het gebruik van brutolonen voor personeelscategorieën.
  • Organisaties die werken met overheidsbarema’s. 
  • Ingeval er tussentijdse financiële verslagen moeten opgeladen worden.
  • Ondernemingen die vóór 1 juli 2021 de projectaanvraag indienden.

Je kan in deze gevallen zelf het financieel (eind)verslag (Excel-kostentemplate) samen met de eventuele bewijsstukken van de kostenrubrieken werkingskosten, kosten voor externe prestaties en investeringskosten indienen door de selectiekeuze ‘rechtsgeldig vertegenwoordiger’ aan te vinken. 
In het op te laden financieel (eind)verslag worden de projectkosten opgenomen die aanvaard werden bij aanvraag. Enkel deze reële projectkosten komen in aanmerking en worden hier per kostenrubriek toegevoegd. 

Meer informatie

Documenten

Engelse documenten

 

Voor het opmaken van de (eind)verslaggeving van een O&O-haalbaarheidsstudie, maak je gebruik van onderstaande templates en toelichtingsdocumenten. De versiedatum die voor jouw O&O-haalbaarheidsstudie van toepassing is, is gebaseerd op de datum waarop het project is ingediend, en dus bij VLAIO ontvangen werd.

AANDACHT! Lees zeker het toelichtingsdocument Uitvoering en opvolging voor alle informatie met betrekking tot een correcte verslaggeving.

 

Toelichtingsdocumenten uitvoering & opvolging:

Inhoudelijk eindverslag:

Financieel eindverslag:

Algemene voorwaarden Innovatiesteun:

Contact

Stuur bij voorkeur een e-mail naar VLAIO. Toch iets via de post bezorgen? Alle VLAIO-kantoren hebben voortaan één postadres.

 

Telefoon
T0800 20 555
E-mail
bedrijfsinnovatiesteun@vlaio.be