Sinds 4 april is volgens het Vlaams defensieplan steun aan projecten met militaire finaliteit mogelijk.
Wat zijn de vervolgstappen na de toekenning van een ICON project?
Wie is mijn aanspreekpunt voor opvolging nadat VLAIO heeft beslist het ICON-project te steunen?
Voor strategische onderzoekscentra ICON programma’s (imec.icon en Flanders Make ICON) is het strategisch onderzoekscentrum het eerste aanspreekpunt voor de inhoudelijke opvolging.
Voor speerpuntcluster ICON programma’s (Catalisti, Flux50, VIL, Flanders' FOOD, De Blauwe Cluster en MEDVIA) is de speerpuntcluster het eerste aanspreekpunt voor de inhoudelijke opvolging.
Voor Thematische ICON programma’s (o.a. artificiële intelligentie en cybersecurity) gebeurt de opvolging rechtstreeks door VLAIO.
Voor meer info wordt verwezen naar de vervolgstappen voor onderzoeksprojecten en het toelichtingsdocument uitvoering en opvolging van ontwikkelings- en onderzoeksprojecten. Templates voor de eindverslaggeving (deel A en deel B) en de impactverslagen zijn terug te vinden onderaan deze pagina bij 'Documenten'. Deze templates worden enkel gebruikt voor de Thematische ICON-programma's.
Stappenplan uitbetaling van de eindschijf
-
1Stel het financieel eindverslag op
De hoofdaanvrager en de eventuele partners maken elk afzonderlijk het financieel eindverslag op (zie templates onder ‘Documenten’ – Financieel eindverslag).
Bij de eindafrekening aanvaardt VLAIO enkel kosten die:- vallen binnen de projectperiode
- toewijsbaar zijn aan het project
- aantoonbaar zijn met bewijsstukken
De projectboekhouding is volledig afgesloten bij indiening van het financieel eindverslag. Dit impliceert dat elke projectpartner ten laatste 3 maanden na het projecteinde de gemaakte projectkosten tijdens de projectduur kan voorleggen.
-
2Kosten staven van het financieel eindverslag door de hoofdaanvrager en partner(s)
De reële kosten opgenomen in het financieel eindverslag worden gestaafd aan de hand van bewijsstukken. Deze reële kosten kunnen zijn: de personeelskosten, werkingskosten, kosten voor externe prestaties en investeringskosten.
De bewijsstukken van deze kosten bestaan uit:
PERSONEELSKOSTEN
Als je gebruik maakt van code w (*), dan laad je het volgende op:- individuele rekeningen
- loonfiches.
(*) code w wordt gebruikt voor projectleden met een werknemersstatuut die op de loonlijst staan.
Je hoef geen bewijsstukken op te laden als je:- loonafspraken hebt met VLAIO
- werkt met overheidsbarema's
Opgelet een controle is altijd mogelijk.
WERKINGSKOSTEN
Als je het plafond van de werkingskosten (*) uitzonderlijk doorbreekt bij projectgoedkeuring en bij het financieel eindverslag, dan:- vervolledig je het tabblad ‘borderel werkingskosten’ in het financieel eindverslag (zie templates onder ‘Documenten’ – Financieel eindverslag)
- laad je de bijhorende facturen met overeenkomstige betalingsbewijzen gebundeld per leverancier/aanbieder en eventuele andere bewijsstukken op bij digitale indiening.
(*) het plafond van de werkingskosten is het maximale bedrag aan werkingskosten dat je in rekening mag brengen. Het bedrag wordt berekend op basis van het aantal mensmaanden in je project en een vast bedrag per mensmaand en is geen forfait. Opgelet een controle is altijd mogelijk.
KOSTEN VOOR EXTERNE PRESTATIES
Als je kosten voor externe prestaties hebt, dan:- vervolledig je het tabblad ‘borderel externe prestaties’ in het financieel eindverslag (zie templates onder ‘Documenten’ – Financieel eindverslag)
- laad je de bijhorende facturen met overeenkomstige betalingsbewijzen gebundeld per leverancier/aanbieder op bij digitale indiening.
INVESTERINGSKOSTEN
Als je investeringskosten hebt, dan laad je het volgende op:- afschrijvingstabellen
- een overzicht van de balansrekeningen klasse 2.
Vragen rond deze procesflow stuur je naar verificatie@vlaio.be