De AI-ICON 2022 en CS-ICON 2022 oproepen zijn ondertussen afgesloten. Binnenkort volgt meer informatie over toekomstige mogelijkheden voor AI-ICON en CS-ICON projecten.

Wat zijn de vervolgstappen na de toekenning van een ICON project?

Wie is mijn aanspreekpunt voor opvolging nadat het agentschap heeft beslist het ICON-project te steunen?

Voor strategische onderzoekscentra ICON programma’s (imec.icon en Flanders Make ICON) is het strategisch onderzoekscentrum het eerste aanspreekpunt voor de inhoudelijke opvolging. 

Voor speerpuntcluster ICON programma’s (Catalisti, SIM, Flux50, VIL, Flanders' FOOD, De Blauwe Cluster en MEDVIA) is de speerpuntcluster het eerste aanspreekpunt voor de inhoudelijke opvolging. 

Voor Thematische ICON programma’s (o.a. artificiële intelligentie en cybersecurity) gebeurt de opvolging rechtstreeks door Agentschap Innoveren & Ondernemen.  

Voor meer info wordt verwezen naar de vervolgstappen voor onderzoeksprojecten en het toelichtingsdocument uitvoering en opvolging van ontwikkelings- en onderzoeksprojecten.

Wat zijn de stappen voor uitbetaling van de eindschijf voor projecten ingediend na 1 juli 2021?

  • 1

    De hoofdaanvrager en de eventuele bedrijfspartners maken elk afzonderlijk het financieel eindverslag (Excel-kostentemplate) op. In het financieel eindverslag worden de projectkosten opgenomen die aanvaard werden bij aanvraag. Enkel deze reële projectkosten komen in aanmerking en worden per kostenrubriek toegevoegd.

  • 2

    De reële kosten opgenomen in het financieel eindverslag worden gestaafd aan de hand van bewijsstukken. Deze reële kosten kunnen zijn: de personeelskosten, werkingskosten, kosten voor externe prestaties en investeringskosten.

    De bewijsstukken van deze kosten bestaan uit:

    • Personeelskosten: individuele rekeningen en/of loonfiches.
    • Werkingskosten, indien het plafond bij goedgekeurde begroting én financieel eindverslag werd doorbroken:
      • een gedetailleerde borderel (Excel) met een opsomming van de kosten en een eventuele vermelding van factuurdatum, factuurnummer, leverancier, beschrijving, bedrag excl. btw, bedrag incl. btw, (gestructureerde) mededeling;
      • de bijhorende facturen met overeenkomstige betalingsbewijzen gebundeld per leverancier, aanbieder en item;
      • en eventuele andere bewijsstukken.
    • Kosten voor externe prestaties: 
      • een gedetailleerde borderel (Excel) met een opsomming van de kosten en een eventuele vermelding van factuurdatum, factuurnummer, leverancier, beschrijving, bedrag excl. btw, bedrag incl. btw, (gestructureerde) mededeling;
      • de bijhorende facturen met kostendriver en overeenkomstige betalingsbewijzen gebundeld per leverancier en aanbieder.
    • Investeringskosten: afschrijvingstabellen en het overzicht van de balansrekeningen (klasse 2).
  • 3

    De hoofdaanvrager en de eventuele bedrijfspartners schrijven elk een accountant of bedrijfsrevisor aan. Enkel een (intern/gecertificeerd/fiscaal) accountant of een bedrijfsrevisor/commissaris kan de Opdracht (attestering) uitvoeren. De accountant in loondienst kan de Opdracht (de attestering) uitvoeren indien het een intern (gecertificeerd) (fiscaal) accountant is met ITAA lidnummer.

    Via www.itaa.be en www.ibr-ire.be kan je het openbaar register van accountants en bedrijfsrevisoren consulteren om te ontdekken wie lid is. 

  • 4

    Jouw accountant of bedrijfsrevisor heeft informatie nodig om de Opdracht (de attestering) uit te voeren. Daarom bezorg je de volgende zaken aan hen:

    • het financieel eindverslag (Excel-kostentemplate)
    • de bewijsstukken van de reële kosten opgenomen in het financieel eindverslag
    • de url naar de voorwaarde ‘Financieel verslag met attestering’ waar de accountant of bedrijfsrevisor de Opdracht (de attestering) uitvoert (zie: Veel gestelde vragen – ‘Waar vind ik de URL naar de voorwaarde ‘Financieel verslag met attestering’ waar de accountant of bedrijfsrevisor de Opdracht uitvoert?’)
  • 5

    Via een mail naar verificatie@vlaio.be vraagt de accountant of bedrijfsrevisor de goedgekeurde begroting op. Hierbij vermeldt de accountant of bedrijfsrevisor het dossiernummer en zijn/haar lidnummer.

    De accountant of bedrijfsrevisor voert daarna de Opdracht uit aan de hand van volgende ontvangen informatie:

    • het financieel eindverslag (Excel-kostentemplate)
    • de bewijsstukken van de reële kosten opgenomen in het financieel eindverslag
    • de url naar de voorwaarde ‘Financieel verslag met attestering’
    • de goedgekeurde begroting

    De opdracht betreft het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden met betrekking tot financiële informatie en eventuele feitelijke bevindingen gebaseerd op het financieel eindverslag incl. bijhorende bewijsstukken en de goedgekeurde begroting.
     

  • 6

    Na indiening vind je de samenvatting terug onder dezelfde url die jij als hoofdaanvrager en eventuele bedrijfspartners aan de accountant of de bedrijfsrevisor bezorgden.

Uitzondering!

In bepaalde gevallen moet je geen beroep doen op een accountant of bedrijfsrevisor, maar mag de rechtsgeldig vertegenwoordiger het ‘Financieel verslag met attestering’ indienen.

Dat geldt voor:

  • Ondernemingen en kennisinstellingen die eerder afspraken maakten met VLAIO rond het gebruik van brutolonen voor personeelscategorieën.
  • Organisaties die werken met overheidsbarema’s. 
  • Ondernemingen die vóór 1 juli 2021 de projectaanvraag indienden.

Je kan in deze gevallen zelf het financieel eindverslag (Excel-kostentemplate) samen met de eventuele bewijsstukken van de kostenrubrieken werkingskosten, kosten voor externe prestaties en investeringskosten indienen door de selectiekeuze ‘rechtsgeldig vertegenwoordiger’ aan te vinken. 
In het op te laden financieel eindverslag worden de projectkosten opgenomen die aanvaard werden bij aanvraag. Enkel deze reële projectkosten komen in aanmerking en worden hier per kostenrubriek toegevoegd. 

Meer informatie

Contact

Voor strategische onderzoekscentra ICON programma’s (imec.icon en Flanders Make ICON) zijn de strategische onderzoekscentra de eerste aanspreekpunten. Voor speerpuntcluster ICON programma’s (Catalisti, SIM, Flux50, VIL, Flanders' FOOD, De Blauwe Cluster en MEDVIA) zijn de speerpuntclusters de eerste aanspreekpunten. Voor Thematische ICON programma’s (artificiële intelligentie, cybersecurity en personalised medicine) en overkoepelende vragen is VLAIO het eerste aanspreekpunt.

Stuur bij voorkeur een e-mail naar VLAIO. Toch iets via de post bezorgen? Alle VLAIO-kantoren hebben voortaan één postadres.

Telefoon
E-mail