Wat volgt na de toekenning van de subsidie onderzoeksproject?
Je overeenkomst met VLAIO
Bij indiening van een project en de aanvaarding van de algemene voorwaarden innovatiesteun treedt jouw onderneming (via de rechtsgeldig vertegenwoordiger of de gemandateerde) toe tot de subsidieovereenkomst tussen het Fonds voor Innoveren en Ondernemen en jouw onderneming.
Bij positieve beslissing komt de subsidieovereenkomst tot stand en treedt ze in werking. In eerste instantie ontvang je per mail de beslissing tot subsidietoekenning die de essentiële projectinformatie (maximum subsidiepercentage en -bedrag, startdatum, duur, doelstellingen, …) vermeldt en eventuele bijzondere voorwaarden.
In een tweede stap ontvang je per mail een link naar het e-portaal, waar je alle voorwaarden en betalingen te zien krijgt die horen bij je project.
Als je op dat moment toch beslist om het project niet zal opstarten, dien je dit binnen de maand na verzending van de beslissing tot subsidietoekenning kenbaar te maken per email naar de projectadviseur en bedrijfsinnovatiesteun@vlaio.be.
Bij afwezigheid van deze kennisgeving treedt de subsidieovereenkomst automatisch in werking. Voor operationele doeleinden vragen we je wel om de opstart van het project expliciet te bevestigen via het e-portaal.
De opvolging van je project
Via het e-portaal krijg je toegang tot een online overzicht van de verslaggeving die het agentschap verwacht en tegen wanneer die verwacht wordt. Dit e-portaal bevat steeds de meest recente informatie over het project.
Verslaggeving tijdens de uitvoering en op het einde van je project
De verslaggeving over je project omvat opvolgingsfiches (voortgangsverslag) en een verslag bij het einde van het project (eindverslag). Dit laatste omvat een bondige rapportering over de uitgevoerde activiteiten, geleverde prestaties, behaalde resultaten en geactualiseerde vooruitzichten wat betreft de impact op vlak van tewerkstelling en investeringen. Een financieel verslag maakt het overzicht van de projectkosten.
Je vindt voor deze verslaggeving een template voor het voortgangsverslag en een template voor het eindverslag onderaan deze pagina bij 'Documenten'. Voor het financieel eindverslag maak je gebruik van het rekenblad dat hiervoor is voorzien.
Tot 5 jaar na het einde van het project volgt het agentschap de toepassing van de projectresultaten op. Hiervoor worden impactverslagen opgevraagd (zie verder).
Specifieke verslaggeving
Bij de toekenning van steun kunnen bijzondere voorwaarden of tussentijdse evaluaties worden voorzien. Deze worden opgenomen in de beslissingsbrief en eventuele addenda. In het e-portaal vind je welke informatie of specifieke verslag opgeleverd moet worden met de uiterste inleverdata.
Meldingsplicht
Indien er wijzigingen zijn die een belangrijke impact hebben op het behalen van je projectdoelstellingen, op de uitvoering van je project of op de vooropgestelde impact van de projectresultaten op je onderneming, heb je ten allen tijde de plicht om dat te melden. Dat kan ofwel in de standaard of specifieke verslaggeving wanneer deze kort aansluit bij het plaatsvinden van de wijziging, of via een afzonderlijk bericht naar VLAIO.
Gewijzigde procesflow bij innovatiesteun voor indiening van het financieel eindverslag
Voor bedrijven die na 1/07/2021 een aanvraagdossier hebben ingediend zal het digitale proces voor het opladen van het financieel eindverslag vanaf 5 december 2022 worden aangepast.
Bedrijven laden het financieel eindverslag niet meer zelf op maar spreken hiervoor een accountant of bedrijfsrevisor aan. Deze beroepsbeoefenaar verifieert het ingevulde financiële eindverslag op basis van de werkzaamheden zoals beschreven in het “Verslag van Beroepsbeoefenaar”. Na ondertekening van dit verslag laadt de accountant of bedrijfsrevisor dit document samen met het financieel eindverslag incl. bijhorende bewijsstukken op via het VLAIO-portaal. De kosten voor deze geleverde prestaties kunnen door het bedrijf opgenomen worden binnen het berekende plafond onder de rubriek werkingskosten.
Bedrijven/kennisinstellingen die eerder afspraken hebben gemaakt met VLAIO rond het gebruik van brutolonen voor personeelscategorieën of organisaties die werken met overheidsbarema’s kunnen dit financieel eindverslag nog wel laten opladen door hun rechtsgeldige vertegenwoordiger.
Ook bedrijven die voor 1/07/2021 een aanvraag hebben ingediend kunnen het financieel eindverslag opladen door de rechtsgeldige vertegenwoordiger zonder daarbij beroep te moeten doen op een accountant of bedrijfsrevisor.
Meer toelichting rond deze aangepaste werkwijze is beschikbaar via de websites van ITAA en IBR. Vragen rond deze nieuwe procesflow kan je sturen naar verificatie@vlaio.be.
(*) hierdoor geeft de rechtsgeldige vertegenwoordiger een mondelinge volmacht aan de Beroepsbeoefenaar om de noodzakelijke verslaggeving op te laden via het VLAIO-portaal.
De betaling van je subsidie
Het online overzicht vermeldt ook de voorschotten waarin de subsidie verdeeld wordt en een indicatieve timing van de uitbetalingen.
De uitbetaling van subsidies gebeurt doorgaans in jaarlijkse schijven, onder de vorm van voorschotten. De eerste schijf wordt betaald na je bevestiging van het voornemen het project op te starten, de laatste na de afsluiting van je project.
Elk van de bedrijfspartners wordt rechtstreeks en individueel door het agentschap uitbetaald. Onderzoekspartners en onderaannemers kunnen geen rechtstreekse begunstigden zijn. De bedrijfspartners betalen hun factuur.
Basisvoorwaarden voor uitbetaling zijn - naast een correcte uitvoering van het ontwikkelingsproject - het naleven van de verslaggevings- en meldingsplicht van onvoorziene en belangrijke wijzigingen in de projectuitvoering.
De afsluiting van je project
Bij de afsluiting van je project dien je eerst de standaard eindverslaggeving in. Nadien volgt een gesprek met het agentschap waarin je dieper kan ingaan op het projectverloop, het al dan niet behalen van de doelstellingen en welke mogelijkheden je ziet om je vooropgestelde impact effectief te gaan realiseren.
Tot slot worden, op basis van de effectief gepresteerde inzet en de effectief gemaakte kosten, je ingediende onkosten geverifieerd. Op basis daarvan wordt de eindafrekening gemaakt en wordt het saldo uitbetaald (of dien je een deel terug te betalen indien je minder kosten kunt verantwoorden dan het bedrag dat je via de voorschotten reeds uitbetaald kreeg).
Je verdere verplichtingen ten overstaan van VLAIO na afsluiting van je project
In de valorisatieperiode (tot 5 jaar na het einde van het project) blijft de verplichting om de projectresultaten toe te passen (valoriseren), met het oog op het realiseren van een maximale toegevoegde waarde in Vlaanderen, van kracht. Om dit op te volgen vraagt VLAIO twee impactverslagen op: één 2 jaar na het projecteinde en één 5 jaar na het projecteinde. Je ontvangt hiervoor op beide tijdstippen een uitnodiging met de nodige richtlijnen. Ook de meldingsplicht blijft tijdens de valorisatieperiode van kracht.
Documenten
Voor het opmaken van de (eind)verslaggeving van een onderzoeksproject, maak je gebruik van onderstaande templates en toelichtingsdocumenten. De versiedatum die voor jouw onderzoeksproject van toepassing is, is gebaseerd op de datum waarop het project ingediend, en dus bij VLAIO ontvangen, werd.
Toelichtingsdocumenten uitvoering & opvolging:
- Toelichting O&O-bedrijfsprojecten: uitvoering en opvolging versie maart 2016 (362.84 KB)
Projectaanvraag ingediend voor 1 januari 2018. - Toelichting O&O-bedrijfsprojecten: uitvoering en opvolging versie januari 2018 (435.93 KB)
Projectaanvraag ingediend vanaf 1 januari 2018 en tot 1 juli 2021. - Toelichting bedrijfsinnovatiesteun uitvoering en opvolging - versie juni 2021 (241.81 KB)
Projectaanvraag ingediend vanaf 1 juli 2021 en tot 1 januari 2022. - Toelichting bedrijfsinnovatiesteun uitvoering en opvolging - versie januari 2022 (250.89 KB)
Projectaanvraag ingediend vanaf 1 januari en tot 1 juli 2022. - Toelichting bedrijfsinnovatiesteun uitvoering en opvolging - versie juli 2022 (281.11 KB)
Projectaanvraag ingediend vanaf 1 juli 2022.
Voortgangsverslag of tussentijdsverslag:
- Template voortgangsverslag onderzoeks- en ontwikkelingsproject (81.82 KB)
- Template tussentijdsverslag onderzoeks- en ontwikkelingsproject (81.82 KB)
Inhoudelijk eindverslag:
Financieel eindverslag:
- Template financieel eindverslag voor projecten ingediend tot oktober 2020 (237 KB)
- Template financieel eindverslag voor projecten ingediend vanaf oktober 2020 tot en met juni 2021 (102.05 KB)
- Template financieel eindverslag voor projecten ingediend vanaf 1 juli 2021 (131.22 KB)
- Template verslag van beroepsbeoefenaar (463.87 KB)
Impactverslag:
Algemene voorwaarden Innovatiesteun:
- Algemene voorwaarden innovatiesteun versie 2017.1 (530.56 KB)
- Algemene voorwaarden innovatiesteun versie 2017.2 (531.2 KB)
- Algemene voorwaarden innovatiesteun versie 2018.1 (586.27 KB)
- Algemene voorwaarden innovatiesteun versie 2018.2 (528.89 KB)
- Algemene voorwaarden innovatiesteun Versie 2019.1 (808.11 KB)
- Algemene voorwaarden innovatiesteun versie 2020.1 (268.46 KB)
- Algemene voorwaarden innovatiesteun versie 2021.1 (267.47 KB)
Varia:
Veelgestelde vragen
Wat is de impact van Corona op de timelines voor de evaluatie van lopende dossiers binnen VLAIO?
De activiteiten van VLAIO lopen in deze periode gewoon door. De VLAIO medewerkers blijven bereikbaar via e-mail en Skype.
Gaat VLAIO rekening houden bij de tussentijdse evaluatie van dossiers met vertragingen opgelopen binnen de bedrijven door de Corona pandemie?
Ondernemingen die ten gevolge van de crisis het moeilijk krijgen om de termijnen na te komen bij toegekende subsidies, kunnen verlenging van deze termijnen bekomen. Termijnen kunnen verlengd worden met 3 maanden door een aanvraag per e-mail te sturen naar je VLAIO contactpersoon.
Er kan uitstel gegeven worden als bepaalde mijlpalen niet behaald worden. Dit kan per email geregeld worden met je VLAIO contactpersoon.
Zijn er plannen binnen VLAIO voor specifieke project financiering van COVID-19 specifieke projecten?
Op dit moment is er geen specifieke project financiering omtrent COVID-19 maar in de mate van het mogelijke zullen we projecten in verband met COVID-19 prioritair behandelen.