Bizar licht boven brug - foto van unsplash
Subsidies & financiering

Onderzoeksproject

Meer

Sinds 4 april is volgens het Vlaams defensieplan steun aan projecten met militaire finaliteit mogelijk. 

Wat volgt na de toekenning van de subsidie onderzoeksproject?

Je overeenkomst met het Fonds voor Innoveren & Ondernemen (FIO)

Bij indiening van een project en de aanvaarding van de algemene voorwaarden innovatiesteun treedt jouw onderneming (via de rechtsgeldig vertegenwoordiger of de gemandateerde) toe tot de subsidieovereenkomst tussen het FIO en jouw onderneming.

Bij positieve beslissing komt de subsidieovereenkomst tot stand en treedt ze in werking. In eerste instantie ontvang je per mail de beslissing tot subsidietoekenning die de essentiële projectinformatie (maximum subsidiepercentage en -bedrag, startdatum, duur, doelstellingen, …) vermeldt en eventuele bijzondere voorwaarden. De beslissingsbrief wordt ook verzonden naar de e-box van de onderneming.

In een tweede stap ontvang je per mail een link naar het e-portaal, waar je alle voorwaarden en betalingen te zien krijgt die horen bij je project. 

Als je op dat moment toch beslist om het project niet zal opstarten, dien je dit binnen de maand na verzending van de beslissing tot subsidietoekenning kenbaar te maken per email naar de projectadviseur en bedrijfsinnovatiesteun@vlaio.be.

Bij afwezigheid van deze kennisgeving treedt de subsidieovereenkomst automatisch in werking. Voor operationele doeleinden vragen we je wel om de opstart van het project expliciet te bevestigen via het e-portaal.

De opvolging van je project

Via het e-portaal  krijg je toegang tot een online overzicht van de verslaggeving die het agentschap verwacht en tegen wanneer die verwacht wordt. Dit e-portaal bevat steeds de meest recente informatie over het project.

Verslaggeving tijdens de uitvoering en op het einde van je project

De verslaggeving over je project omvat opvolgingsfiches (voortgangsverslag) en een verslag bij het einde van het project (eindverslag). Dit laatste omvat een bondige rapportering over de uitgevoerde activiteiten, geleverde prestaties, behaalde resultaten en geactualiseerde vooruitzichten wat betreft de impact op vlak van of tewerkstelling en investeringen of groei in arbeidsproductiviteit. Een financieel verslag maakt het overzicht van de projectkosten.

Je vindt voor deze verslaggeving een template voor het voortgangsverslag en een template voor het eindverslag onderaan deze pagina bij 'Documenten'. Voor het financieel eindverslag maak je gebruik van het rekenblad dat hiervoor is voorzien.

Tot 5 jaar na het einde van het project volgt VLAIO de toepassing van de projectresultaten op. Hiervoor worden impactverslagen opgevraagd (zie verder).

Specifieke verslaggeving

Bij de toekenning van steun kunnen bijzondere voorwaarden of tussentijdse evaluaties worden voorzien. Deze worden opgenomen in de beslissingsbrief en eventuele addenda.  In het e-portaal vind je welke informatie of specifieke verslag opgeleverd moet worden met de uiterste inleverdata.

Meldingsplicht

Indien er wijzigingen zijn die een belangrijke impact hebben op het behalen van je projectdoelstellingen, op de uitvoering van je project of op de vooropgestelde impact van de projectresultaten op je onderneming, heb je ten allen tijde de plicht om dat te melden. Dat kan ofwel in de standaard of specifieke verslaggeving wanneer deze kort aansluit bij het plaatsvinden van de wijziging, of via een afzonderlijk bericht naar VLAIO.

De betaling van je subsidie

Het online overzicht vermeldt ook de voorschotten waarin de subsidie verdeeld wordt en een indicatieve timing van de uitbetalingen.

De uitbetaling van subsidies gebeurt doorgaans in jaarlijkse schijven, onder de vorm van voorschotten. De eerste schijf wordt betaald na je bevestiging van het voornemen het project op te starten, de laatste na de afsluiting van je project.

Elk van de bedrijfspartners wordt rechtstreeks en individueel door VLAIO uitbetaald. Onderzoekspartners en onderaannemers kunnen geen rechtstreekse begunstigden zijn. De bedrijfspartners betalen hun factuur.

Basisvoorwaarden voor uitbetaling zijn - naast een correcte uitvoering van het ontwikkelingsproject - het naleven van de verslaggevings- en meldingsplicht van onvoorziene en belangrijke wijzigingen in de projectuitvoering.

Wat zijn de stappen voor uitbetaling van de eindschijf voor projecten ingediend na 1 juli 2021?

  • 1

    Opmaken van het financieel eindverslag door de hoofdaanvrager en eventuele bedrijfspartners

    De hoofdaanvrager en de eventuele bedrijfspartners maken elk afzonderlijk het financieel eindverslag (Excel-kostentemplate) op. In het financieel eindverslag worden de projectkosten opgenomen die aanvaard werden bij aanvraag. Enkel deze reële projectkosten komen in aanmerking en worden per kostenrubriek toegevoegd.

  • 2

    Staven van de kosten door de hoofdaanvrager en eventuele bedrijfspartners

    De reële kosten opgenomen in het financieel eindverslag worden gestaafd aan de hand van bewijsstukken. Deze reële kosten kunnen zijn: de personeelskosten, werkingskosten, kosten voor externe prestaties en investeringskosten.

    De bewijsstukken van deze kosten bestaan uit:

    • Personeelskosten: individuele rekeningen en/of loonfiches.
    • Werkingskosten, indien het plafond bij goedgekeurde begroting én financieel eindverslag werd doorbroken:
      • een gedetailleerde borderel (Excel) met een opsomming van de kosten en een eventuele vermelding van factuurdatum, factuurnummer, leverancier, beschrijving, bedrag excl. btw, bedrag incl. btw, (gestructureerde) mededeling;
      • de bijhorende facturen met overeenkomstige betalingsbewijzen gebundeld per leverancier, aanbieder en item;
      • en eventuele andere bewijsstukken.
    • Kosten voor externe prestaties: 
      • een gedetailleerde borderel (Excel) met een opsomming van de kosten en een eventuele vermelding van factuurdatum, factuurnummer, leverancier, beschrijving, bedrag excl. btw, bedrag incl. btw, (gestructureerde) mededeling;
      • de bijhorende facturen met kostendriver en overeenkomstige betalingsbewijzen gebundeld per leverancier en aanbieder.
    • Investeringskosten: afschrijvingstabellen en het overzicht van de balansrekeningen (klasse 2).
  • 3

    Contacteer een accountant of bedrijfsrevisor

    De hoofdaanvrager en de eventuele bedrijfspartners schrijven elk een accountant of bedrijfsrevisor aan. Enkel een (intern/gecertificeerd/fiscaal) accountant of een bedrijfsrevisor/commissaris kan de Opdracht (attestering) uitvoeren. De accountant in loondienst kan de Opdracht (de attestering) uitvoeren indien het een intern (gecertificeerd) (fiscaal) accountant is met ITAA lidnummer.

    Via www.itaa.be en www.ibr-ire.be kan je het openbaar register van accountants en bedrijfsrevisoren consulteren om te ontdekken wie lid is. 

  • 4

    Lever de nodige documentatie aan

    Jouw accountant of bedrijfsrevisor heeft informatie nodig om de Opdracht (de attestering) uit te voeren. Daarom bezorg je de volgende zaken aan hen:

    • het financieel eindverslag (Excel-kostentemplate)
    • de bewijsstukken van de reële kosten opgenomen in het financieel eindverslag
    • de url naar de voorwaarde ‘Financieel verslag met attestering’ waar de accountant of bedrijfsrevisor de Opdracht (de attestering) uitvoert (zie: Veel gestelde vragen – ‘Waar vind ik de URL naar de voorwaarde ‘Financieel verslag met attestering’ waar de accountant of bedrijfsrevisor de Opdracht uitvoert?’)
  • 5

    Laat jouw accountant of bedrijfsrevisor de Opdracht uitvoeren

    Via een mail naar verificatie@vlaio.be vraagt de accountant of bedrijfsrevisor de goedgekeurde begroting op. Hierbij vermeldt de accountant of bedrijfsrevisor het dossiernummer en zijn/haar lidnummer.

    De accountant of bedrijfsrevisor voert daarna de Opdracht uit aan de hand van volgende ontvangen informatie:

    • het financieel eindverslag (Excel-kostentemplate)
    • de bewijsstukken van de reële kosten opgenomen in het financieel eindverslag
    • de url naar de voorwaarde ‘Financieel verslag met attestering’
    • de goedgekeurde begroting

    De opdracht betreft het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden met betrekking tot financiële informatie en eventuele feitelijke bevindingen gebaseerd op het financieel eindverslag incl. bijhorende bewijsstukken en de goedgekeurde begroting.
     

  • 6

    Bekijk de samenvatting van de ingediende opdracht

    Na indiening vind je de samenvatting terug onder dezelfde url die jij als hoofdaanvrager en eventuele bedrijfspartners aan de accountant of de bedrijfsrevisor bezorgden.

Uitzondering!

In bepaalde gevallen moet je geen beroep doen op een accountant of bedrijfsrevisor, maar mag de rechtsgeldig vertegenwoordiger het ‘Financieel verslag met attestering’ indienen.

Dat geldt voor:

  • Ondernemingen en kennisinstellingen die eerder afspraken maakten met VLAIO rond het gebruik van brutolonen voor personeelscategorieën.
  • Organisaties die werken met overheidsbarema’s. 
  • Ingeval er tussentijdse financiële verslagen moeten opgeladen worden.
  • Ondernemingen die vóór 1 juli 2021 de projectaanvraag indienden.

Je kan in deze gevallen zelf het financieel (eind)verslag (Excel-kostentemplate) samen met de eventuele bewijsstukken van de kostenrubrieken werkingskosten, kosten voor externe prestaties en investeringskosten indienen door de selectiekeuze ‘rechtsgeldig vertegenwoordiger’ aan te vinken. 
In het op te laden financieel (eind)verslag worden de projectkosten opgenomen die aanvaard werden bij aanvraag. Enkel deze reële projectkosten komen in aanmerking en worden hier per kostenrubriek toegevoegd. 

Meer informatie

De afsluiting van je project

Bij de afsluiting van je project dien je eerst de standaard eindverslaggeving in. Nadien volgt een gesprek met VLAIO waarin je dieper kan ingaan op het projectverloop, het al dan niet behalen van de doelstellingen en welke mogelijkheden je ziet om je vooropgestelde impact effectief te gaan realiseren.

Tot slot worden, op basis van de effectief gepresteerde inzet en de effectief gemaakte kosten, je ingediende onkosten geverifieerd. Op basis daarvan wordt de eindafrekening gemaakt en wordt het saldo uitbetaald (of dien je een deel terug te betalen indien je minder kosten kunt verantwoorden dan het bedrag dat je via de voorschotten reeds uitbetaald kreeg).

Je verdere verplichtingen ten overstaan van VLAIO na afsluiting van je project

In de valorisatieperiode (tot 5 jaar na het einde van het project) blijft de verplichting om de projectresultaten toe te passen (valoriseren), met het oog op het realiseren van een maximale toegevoegde waarde in Vlaanderen, van kracht. Om dit op te volgen vraagt VLAIO twee impactverslagen op: één 2 jaar na het projecteinde en één 5 jaar na het projecteinde. Je ontvangt hiervoor op beide tijdstippen een uitnodiging met de nodige richtlijnen. Ook de meldingsplicht blijft tijdens de valorisatieperiode van kracht.

 

Voor het opmaken van de (eind)verslaggeving van een onderzoeksproject, maak je gebruik van onderstaande templates en toelichtingsdocumenten. De versiedatum die voor jouw onderzoeksproject van toepassing is, is gebaseerd op de datum waarop het project ingediend, en dus bij VLAIO ontvangen, werd.

AANDACHT! Lees zeker het toelichtingsdocument Uitvoering en opvolging voor alle informatie met betrekking tot een correcte verslaggeving.

 

Toelichtingsdocumenten uitvoering & opvolging:

Voortgangsverslag of tussentijdsverslag:

Inhoudelijk eindverslag:

  • Sinds februari 2025 werkt VLAIO voor het inhoudelijk eindverslag (deel A en B) met een digitale indiening via een webformulier. Link via de webportaal voor opvolging van projecten.

Financieel eindverslag:

Impactverslag:

  • Sinds februari 2025 werkt VLAIO voor het impactverslag met een digitale indiening via een webformulier. Link via de webportaal voor opvolging van projecten.

Algemene voorwaarden Innovatiesteun:

Varia:

LEES OOK

Contact

Stuur bij voorkeur een e-mail naar VLAIO. Toch iets via de post bezorgen? Alle VLAIO-kantoren hebben voortaan één postadres.

Telefoon
T0800 20 555
E-mail
bedrijfsinnovatiesteun@vlaio.be