• Hoe werken de vooraanmelding en de pitches?

Vooraanmeldingen moeten uiterlijk op vrijdag 26 juni 2026 om 10 uur via mail bezorgd worden aan circulair@vlaio.be. Het sjabloon voor de vooraanmelding vind je terug onder ‘Aanvraagprocedure’ via 'Hoe dien je een subsidieaanvraag in?'. De week nadien voorzien we tijdsloten om online te pitchen. Je boekt zelf een slot via de bookingstool: max 15 minuten pitch gevolgd door max 15 minuten feedback. Alle pitchers ontvangen na de pitchweek een beknopt overzicht om onderling te kunnen connecteren in functie van samenwerking. De interesse in deze oproep is groot en het budget is beperkt, samenwerken is dus de boodschap. 

• Is het indienen van een vooraanmelding en het pitchen van ons projectidee op de aangegeven dagen een voorwaarde om verder op deze call te kunnen indienen?

 Ja. Enkel projectideeën die aangemeld werden en potentiële indieners die gepitcht hebben, kunnen nadien een definitieve aanvraag indienen. Dit zijn twee verplichte onderdelen van de eerste fase van de indiening. 

• Kan alleen een potentiële hoofdaanvrager pitchen, of eender welk bedrijf?

Bij voorkeur nemen de potentiële aanvragers - de mogelijke trekkers van een accelerator - deel aan de pitch, maar het consortium kan ook een andere partij afvaardigen. 

• Bij wie kan ik aftoetsen of mijn idee past binnen de oproep?

De collega’s van Team Bedrijfstrajecten met expertisedomein circulaire economie kunnen ondersteuning bieden. Raadpleeg de webpagina VLAIO-bedrijfsadviseurs voor contactgegevens.

• Hoe kan ik mij als organisatie kandidaat stellen om deel uit te maken van een project?

Als de pitches achter de rug zijn, en de potentiële hoofdaanvragers hun definitieve projectvoorstel beginnen uit te werken, zullen zijn hun consortium beginnen vormen en organisaties zoeken die zich willen aansluiten hun accelerator. De ‘hoe’ ligt vooral in de handen van de hoofdaanvragers. 

• Mag de trekker ook een vzw zijn?

Ja, zolang voldaan blijft aan de voorwaarden voor de indiener zoals vermeld in de handleiding blz 6, zie Documenten onder ‘Aanvraagprocedure’: De aanvraag gebeurt door een organisatie met rechtspersoonlijkheid die optreedt als begunstigde (in principe ook uitvoerder) en die door relevante Vlaamse organisaties wordt gemandateerd.

• Kunnen ook Brusselse, Waalse en buitenlandse organisaties deelnemen?

Organisaties met een exploitatiezetel in het Vlaams gewest worden als Vlaamse organisatie beschouwd. Niet-Vlaamse organisaties zijn op zich niet uitgesloten, maar het moet duidelijk zijn dat het een Vlaamse accelerator is en dat de boogde implementatieresultaten de Vlaamse bedrijven ten goede komen.

• Moet de trekkende organisatie al opgericht zijn, of kan de oprichting binnen de looptijd van het acceleratorprogramma vallen?

Bij de definitieve indiening moeten alle gegevens van de nieuw op te richten organisatie gekend zijn. VLAIO kan geen steun toekennen aan een organisatie die nog opgericht moet worden. Een nieuwe rechtspersoon die optreedt als begunstigde dient ten laatste bij aanvang van het project opgericht te zijn.

• Moeten de coördinerende en faciliterende kwaliteiten allemaal bij de aanvrager zelf zitten of kan dit ook gedeeld worden met een of meerdere andere organisaties in het partnerschap?

De coördinatie en facilitatie kan door verschillende actoren gebeuren. De aanvrager zal in het projectvoorstel moeten toelichten hoe dat concreet verloopt en wat de meerwaarde is. Dit wordt mee beoordeeld in de evaluatiecriteria. 

• Mag een organisatie deel uitmaken van meerdere projecten/consortia binnen deze oproep?

Dit is op zich niet uitgesloten.

• De oproep lijkt sterk gericht op al bestaande netwerkorganisaties zoals sectorfederaties of koepels. Maakt een organisatie met een netwerk-in-opbouw kans om gegund te worden?

Ja. Als het idee voor de accelerator past binnen de oproep en een duidelijke visie en draagvlak heeft, maak je evenveel kans. 

• Zijn er richtlijnen naar de samenstelling van de consortia? Een minimumaantal kmo's? Verdeling over de organisaties uit de triple helix? 

Nee, de indiener geeft hier zelf invulling aan. Zolang de accelerator het vooropgestelde doel haalt bij de juiste doelgroep, ben je vrij om het consortium in te vullen zoals je het nodig acht.

• Hoe actief moet de samenwerking zijn binnen het consortium?

De samenwerking moet gericht zijn op realiseren van de ambities en op behalen van de resultaten. Hoe die samenwerking eruit ziet, wordt toegelicht in de projectaanvraag en zal meegenomen worden in de evaluatie.

• Kan een gemandateerde organisatie in een latere fase van het project aansluiten? 

Nee, de gemandateerde organisatie is namelijk de begunstigde. 

• Kan een ledengebaseerde organisatie optreden als hoofdbegunstigde, als die organisatie gedragenheid voor de circulaire acceleratie aantoont?

Dat kan als de leden bedrijven zijn en zich uitdrukkelijk engageren in het project door de betaling van het lidgeld, als voorbeeld van cash bijdragen, voor de circulaire accelerator. Dit staat los van algemeen lidgeld voor de ledengebaseerde organisatie. 

• Mogen werkuren en (loon)onkosten van de cofinancierende partijen ook als kosten ingebracht worden?

Nee, de cofinanciering bestaat uit cash bijdragen (vorm van lidgeld/sponsoring van individuele ondernemingen) en/of projecteigen inkomsten uit activiteiten van de CA. We aanvaarden loonkosten niet als een vorm van cofinanciering in deze oproep. Uit de lidgelden blijkt het engagement van de betrokken ondernemingen. 

• Tegen wanneer moet de cofinanciering opgehaald zijn?

60 % van de cofinanciering moet opgehaald zijn tegen het tussentijds rapport dat we ten vroegste halfweg de projectperiode verwachten. Dit wordt vermeld in de handleiding, zie Documenten onder ‘Aanvraagprocedure’.

• Waarom kunnen investeringskosten niet ingebracht worden en wat is het verschil met werkingskosten?

Deze oproep heeft geen investeringen als doel. Als er voor de realisatie van het project aankopen nodig zijn, dan kan de volledige aanschafwaarde (exclusief btw) opgenomen worden bij werkingskosten voor aankopen tot 1.000 euro exclusief btw. Mocht het voor de uitvoering van het project of de gesubsidieerde activiteiten specifiek noodzakelijk zijn om een aankoop te doen boven de 1.000 euro exclusief btw, dan moet deze aankoop bij investeringskosten worden opgenomen rekening houdend met de regels voor afschrijving en het pro rata gebruik binnen de projectperiode. Deze aankopen moeten gemotiveerd worden in het aanvraagformulier.

• Kunnen lokale besturen of overheden ook instaan voor de 50% cofinanciering? 

Nee

• Mag in ruil voor het 'lidgeld' één op één dienstverlening gegeven worden vanuit de trekker of de onderaannemers? 

Nee

• Kunnen enkel kosten van werknemers ingebracht worden? 

In de controlerichtlijnen (zie Documenten onder ‘Aanvraagprocedure’) vind je de regels voor werknemers op de payroll, zelfstandige zaakvoerders, managementsvennootschappen en freelancers.

• Valt een kapitaalinjectie door een venture capitalist ook onder de noemer cofinanciering?

Nee

• Wat als je wil indienen voor een bedrag dat heel wat lager ligt? Bijvoorbeeld € 150.000 subsidies, komt dat over als te weinig ambitieus? M.a.w. verlaagt dit je slaagkans?

Nee, dit verlaagt de slaagkansen niet.

• Wat verstaat VLAIO onder 'geen onderzoek'? Betekent dit dat het ontwikkelen van een procesmodel voor een circulair proces niet in aanmerking komt ?

Onderzoek komt niet in aanmerking, aangezien de circulaire acceleratoren als doelstelling hebben om oplossingen te implementeren, niet om nieuwe oplossingen te onderzoeken. Hiervoor kunnen andere subsidie-instrumenten benut worden. 

• Hoe concreet moeten de bedrijfsnoden zijn (marktsegment bekend, omzet/kostenstructuur bekend, …)? Verwijst ‘vertrekkend vanuit de bedrijfsnoden’ naar de eindgebruiker/laatste schakel in de waardeketen?

Het projectvoorstel moet een antwoord bieden op de uitdagingen die implementatie/opschaling van een circulaire samenwerking in de weg staan. Het doel is dat meer bedrijven aan de slag gaan met circulaire oplossingen. Dit kan zowel in een B2B als B2C context zijn.

• Moet de economische meerwaarde (vb kostenreductie) aangetoond worden en hoe relateert dit zich tegenover de tastbare outputs die verwacht worden (dient een 'datamodel' bijvoorbeeld voor een kostenreductie te zorgen?) Hoe wordt concrete implementatie van opschaling van circulaire technologieën/ bedrijven gecheckt?

Dat zal afhangen van de ambities van de indieners en hoe zij de jury kunnen overtuigen van de meerwaarde en efficiënte en effectieve aanpak van hun ingediend voorstel, met aandacht voor gedefinieerde indicatoren om het project op te volgen.

• Hoe worden systeemdrempels gedefinieerd binnen dit topic?

Systeemdrempels zijn drempels die een brede en transparante opschaling van circulaire economie belemmeren. Dat kan gaan van wetgeving over competenties, logistieke uitdagingen of uitdagingen om de business case van een samenwerking in een waardeketen rond te krijgen.

• Leggen acceleratoren best de focus op één waardeketen of op één grondstof, of kunnen dit ook bedrijven over verschillende sectoren samen zijn?

Die keuze ligt niet vast en kan afhankelijk zijn van de ambities en mogelijkheden van de indieners.

• Is het opbouwen van IP toegestaan? En wat moet er allemaal gedeeld worden versus wat kunnen we binnen de accelerator houden (eventueel met een NDA)?

Nee. Het doel van deze oproep is om tot een versnelling en brede opschaling van de circulaire economie in Vlaanderen te komen. Daarom is het van belang dat alle opgedane kennis breed en transparant wordt gedeeld binnen en buiten de circulaire accelerator. De actieve kennisdeling en communicatie is onderdeel van beoordeling en eindevaluatie. Ondernemingen die lidgeld betalen bepalen mee wat er binnen de accelerator aan bod komt en zitten op de eerste rij. Projecten die IP willen opbouwen, kunnen bij andere steuninstrumenten terecht.

• Wordt bij de beoordeling van de impact van het project enkel gekeken naar de directe impact van de activiteiten tegen het projecteinde?

We bekijken hoofdzakelijk de directe impact binnen de projectperiode omdat de steun dient voor het project met een afgebakende looptijd én omdat ondernemingen die lidgeld betalen op relatief korte termijn een impact zullen verwachten. Logischerwijs heeft een circulaire accelerator ook een impact op middellange en lange termijn.

• Zijn KPI's verplicht? Moet KPI 1 al volledig vastliggen bij de indiening van het projectvoorstel? 

Ja, KPI’s zijn verplicht en moeten al bij de indiening van de projectaanvraag duidelijk zijn. 

• Moet het draagvlak aangetoond worden met intentiebrieven (letters of intent – LOI)?

Nee, dat vragen wij niet.