Dakstructuur in London - foto van Unsplash

Ontwikkelingsproject

Wat volgt na de toekenning van de subsidie ontwikkelingsproject?

Je overeenkomst met het Fonds voor Innoveren & Ondernemen (FIO)

Bij indiening van een project en de aanvaarding van de Algemene Voorwaarden Innovatiesteun treedt jouw onderneming (via de rechtsgeldig vertegenwoordiger of de gemandateerde) toe tot de subsidieovereenkomst tussen het FIO en jouw onderneming.

Bij positieve beslissing komt de subsidieovereenkomst tot stand en treedt ze in werking.  In eerste instantie ontvang je per mail de beslissing tot subsidietoekenning die de essentiële projectinformatie (maximum subsidiepercentage en -bedrag, startdatum, duur, doelstellingen, …) vermeldt en eventuele bijzondere voorwaarden.

In een tweede stap ontvang je per mail een link naar het e-portaal, waar je alle voorwaarden en betalingen te zien krijgt die horen bij je project. 

Als je op dat moment toch beslist om het project niet zal opstarten, dien je dit binnen de maand na verzending van de Beslissing tot Subsidietoekenning kenbaar te maken per email naar de projectadviseur en bedrijfsinnovatiesteun@vlaio.be .

Bij afwezigheid van deze kennisgeving treedt de subsidieovereenkomst automatisch in werking. Voor operationele doeleinden vragen we je wel om de opstart van het project expliciet te bevestigen via het e-portaal.

De opvolging van je project

Via het e-portaal krijg je toegang tot een online overzicht van de verslaggeving die het agentschap verwacht en tegen wanneer die verwacht wordt. Dit e-portaal bevat steeds de meest recente informatie over het project.

Verslaggeving tijdens de uitvoering en op het einde van je project

De verslaggeving over je project omvat opvolgingsfiches (voortgangsverslag) en een verslag bij het einde van het project (eindverslag). Dit laatste omvat een bondige rapportering over de uitgevoerde activiteiten, geleverde prestaties, behaalde resultaten en geactualiseerde vooruitzichten wat betreft de impact op vlak van tewerkstelling en investeringen. Een financieel verslag maakt het overzicht van de projectkosten.

Je vindt voor deze verslaggeving een template voor het voortgangsverslag en een template voor het eindverslag onderaan deze pagina bij 'Documenten'. Voor het financieel eindverslag maak je gebruik van het rekenblad dat hiervoor is voorzien.

Tot 5 jaar na het einde van het project volgt VLAIO de toepassing van de projectresultaten op. Hiervoor worden impactverslagen opgevraagd (zie verder).

Specifieke verslaggeving

Bij de toekenning van steun kunnen bijzondere voorwaarden of tussentijdse evaluaties worden voorzien. Deze worden opgenomen in de beslissingsbrief en eventuele addenda.  In het e-portaal vind je welke informatie of specifieke verslag opgeleverd moet worden met de uiterste inleverdata.

Meldingsplicht

Indien er wijzigingen zijn die een belangrijke impact hebben op het behalen van je projectdoelstellingen, op de uitvoering van je project of op de vooropgestelde impact van de projectresultaten op je onderneming, heb je ten allen tijde de plicht om dat te melden. Dat kan ofwel in de standaard of specifieke verslaggeving wanneer deze kort aansluit bij het plaatsvinden van de wijziging, of via een afzonderlijk bericht naar VLAIO.

De betaling van je subsidie

Het online overzicht vermeldt ook de voorschotten waarin de subsidie verdeeld wordt en een indicatieve timing van de uitbetalingen.

De uitbetaling van subsidies gebeurt doorgaans in jaarlijkse schijven, onder de vorm van voorschotten. De eerste schijf wordt betaald na je bevestiging van het voornemen het project op te starten, de laatste na de afsluiting van je project.

Elk van de bedrijfspartners wordt rechtstreeks en individueel door VLAIO uitbetaald. Onderzoekspartners en onderaannemers kunnen geen rechtstreekse begunstigden zijn. De bedrijfspartners betalen hun factuur.

Basisvoorwaarden voor uitbetaling zijn - naast een correcte uitvoering van het ontwikkelingsproject - het naleven van de verslaggevings- en meldingsplicht van onvoorziene en belangrijke wijzigingen in de projectuitvoering

De afsluiting van je project 

Bij de afsluiting van je project dien je eerst de standaard eindverslaggeving in. Nadien volgt een gesprek met VLAIO waarin je dieper kan ingaan op het projectverloop, het al dan niet behalen van de doelstellingen en welke mogelijkheden je ziet om je vooropgestelde impact effectief te gaan realiseren.

Tot slot worden, op basis van de effectief gepresteerde inzet en de effectief gemaakte kosten, je ingediende onkosten geverifieerd. Op basis daarvan wordt de eindafrekening gemaakt en wordt het saldo uitbetaald (of dien je een deel terug te betalen indien je minder kosten kunt verantwoorden dan het bedrag dat je via de voorschotten reeds uitbetaald kreeg).

Je verdere verplichtingen ten overstaan van het agentschap na afsluiting van je project 

In de valorisatieperiode (tot 5 jaar na het einde van het project) blijft de verplichting om de projectresultaten toe te passen (valoriseren), met het oog op het realiseren van een maximale Toegevoegde Waarde in Vlaanderen, van kracht. Om dit op te volgen vraagt VLAIO twee impactverslagen op: één 2 jaar na het projecteinde en één 5 jaar na het projecteinde. Je ontvangt hiervoor op beide tijdstippen een uitnodiging met de nodige richtlijnen. Ook de meldingsplicht blijft tijdens de valorisatieperiode van kracht.

Gewijzigde procesflow bij innovatiesteun voor indiening van het financieel eindverslag

De gewijzigde procesflow voor indiening van het financieel eindverslag waarbij beroep wordt gedaan op een accountant of een bedrijfsrevisor (de beroepsbeoefenaar) is van toepassing voor bedrijven die na 1/07/2021 een projectaanvraag hebben ingediend met uitzondering van:  

  • bedrijven/kennisinstellingen die eerder afspraken hebben gemaakt met VLAIO rond het gebruik van brutolonen voor personeelscategorieën
  • organisaties die werken met overheidsbarema’s 

Wanneer men onder dit uitzonderingsregime valt, wordt het financieel eindverslag samen met de eventuele bewijsstukken van de kostenrubrieken Externe prestaties en Investeringen door de rechtsgeldige vertegenwoordiger opgeladen en moet er geen beroep gedaan worden op een accountant of een bedrijfsrevisor.

Voor bedrijven die na 1/07/2021 een projectaanvraag hebben ingediend wordt het financieel eindverslag samen met het Verslag van beroepsbeoefenaar en de bewijsstukken opgeladen door de accountant of de bedrijfsrevisor (de beroepsbeoefenaar). 

Zowel hoofdaanvrager als eventuele bedrijfspartners maken ieder afzonderlijk een financieel eindverslag op. Ze spreken een accountant of een bedrijfsrevisor aan voor het uitvoeren van specifieke werkzaamheden beschreven in het Verslag van Beroepsbeoefenaar.

Het bedrijf verzamelt de nodige bewijsstukken voor kosten die in aanmerking komen. (zie Verslag van Beroepsbeoefenaar Bijlage 1 Dossier: concrete stukken aangeleverd door de Aanvrager). Kosten kunnen zijn:

  • personeelskosten
  • werkingskosten
  • externe prestaties
  • investeringskosten

Het ingevuld financieel eindverslag, de bewijsstukken samen met de beslissingsbrief, de link naar het VLAIO-portaal en eventuele bijlagen en addenda worden bezorgd aan de accountant of de bedrijfsrevisor. 

De accountant of de bedrijfsrevisor vraagt de goedgekeurde begroting op bij VLAIO – verificatie@vlaio.be. Aan de hand van

  • de goedgekeurde begroting
  • het financieel eindverslag
  • de bewijsstukken
  • de beslissingsbrief 
  • eventuele bijlagen en addenda 

voert de accountant of de bedrijfsrevisor de specifieke werkzaamheden uit beschreven in het Verslag van beroepsbeoefenaar waarbij eventuele feitelijke bevindingen worden genoteerd. Na ondertekening van het verslag laadt de accountant of de bedrijfsrevisor dit document samen met het financieel eindverslag inclusief bijhorende bewijsstukken op via het VLAIO-portaal. 

(*) hierdoor geeft de rechtsgeldige vertegenwoordiger een mondelinge volmacht aan de Beroepsbeoefenaar om de noodzakelijke verslaggeving op te laden via het e-portaal.

De bijlage 2 waarnaar in het schema hierboven verwezen wordt is terug te vinden in de Handleiding bij het kostenmodel.

Meer informatie

 

Voor het opmaken van de (eind)verslaggeving van een ontwikkelingsproject, maak je gebruik van onderstaande templates en toelichtingsdocumenten. De versiedatum die voor jouw ontwikkelingsproject van toepassing is, is gebaseerd op de datum waarop het project is ingediend, en dus bij VLAIO ontvangen werd.

AANDACHT! Lees zeker het toelichtingsdocument Uitvoering en opvolging voor alle informatie met betrekking tot een correcte verslaggeving.

 

Toelichtingsdocumenten uitvoering & opvolging:

Voortgangsverslag of tussentijdsverslag:

Inhoudelijk eindverslag:

Financieel eindverslag:

Impactverslag:

Algemene voorwaarden Innovatiesteun:

Varia:

Contact

Stuur bij voorkeur een e-mail naar VLAIO. Toch iets via de post bezorgen? Alle VLAIO-kantoren hebben voortaan één postadres.