Kan ik als bedrijfsleider/meewerkend vennoot van een startend bedrijf (d.i. op moment van indiening van het project minder dan 6 jaar geleden opgericht) personeelskosten indienen hoewel ik mezelf (nog) geen loon uitkeer om financiële redenen? En wat is het effect op de overhead- en werkingskosten?

Personeelskosten

Het kostenmodel stelt in de eerste plaats dat kosten alleen subsidieerbaar zijn indien het gaat over reële kosten. Bijgevolg kunnen er dus geen personeelskosten voorzien worden indien de bedrijfsleider/meewerkend vennoot niet in de mogelijkheid verkeert om zich een loon uit te betalen of verkiest dit niet te doen om het bedrijf maximale kansen te geven.

Voor bedrijfsleiders en meewerkende vennoten die in het aandelenregister van een startende onderneming zijn opgenomen en die zich nu nog geen loon kunnen/willen uitbetalen, maar dit plannen in een latere fase retroactief te doen en dit correct regelen via rekening-courant, kan dit wel door het Agentschap Innoveren & Ondernemen als aanvaardbare personeelskost beschouwd worden. De rekening-courant is een boekhoudkundige manier om geld te lenen aan of van zijn vennootschap. We onderscheiden de twee voornaamste gevallen:

1. Een meewerkend vennoot met het statuut van zelfstandig bedrijfsleider en zonder managementvennootschap
   Hij/zij kan beslissen om zich voorlopig geen (netto)-loon te laten uitbetalen, maar dit te boeken op rekening-courant met het oog dit op te nemen wanneer het financieel haalbaar is voor de vennootschap. De kost die men dan boekt op de 618-rekening is een aanvaardbare personeelskost voor het Agentschap op voorwaarde dat men aan het Agentschap effectief kan aantonen dat het bedrag op rekening-courant geboekt werd.

2. Een bedrijfsleider/meewerkend vennoot met aparte (management)vennootschap
   De bedrijfsleider/meewerkend vennoot kan een factuur versturen voor geleverde prestaties naar de steun vragende vennootschap, waarvan men eveneens aandeelhouder is. Op deze factuur kan vermeld worden dat deze niet meteen hoeft betaald te worden, maar dat er een uitstel gegeven wordt van x-aantal maanden. De fiscus vraagt wel dat er een marktconforme interest aangerekend wordt. Beide vennootschappen boeken deze factuur op hun respectievelijke rekening-courant.

Samengevat gaat het dus om een subsidieerbare kost, die eventueel in een latere fase tot uitbetalingen zal leiden. Er zijn echter fiscale consequenties aan verbonden met betrekking tot de belasting en de sociale zekerheid, zowel voor het bedrijf als voor het privévermogen van de bedrijfsleider zelf.
 
Bij de eindafrekening van het project volstaat het aan de verificatiedienst te tonen dat het loon op rekening-courant geboekt werd en maandelijks of trimestrieel bedrijfsvoorheffing en sociale lasten werden betaald. Het is dus aan te raden dit door te spreken met de boekhouder alvorens men deze beslissing neemt.
 
In beide bovenstaande gevallen geldt dat bij constructies waarbij gebruik gemaakt wordt van rekening-courant, de maximale aanvaardbare personeelskost voor Agentschap Innoveren & Ondernemen begrensd wordt tot € 8.500/mensmaand.

Overhead- en werkingskosten

Ook als men zichzelf geen loon uitkeert, is het steeds mogelijk om werkingskosten te claimen. Deze niet-reële personeelskost moet in de Excel-kostentemplates onder de rubriek externe prestaties terechtkomen en ook in de toelichtingstabel wordt aangegeven of men gebruik maakt van deze gunstmaatregel voor startende bedrijven. De geleverde mensmaanden kunnen via de code “o” onder de rubriek personeelskosten worden gerapporteerd en tellen dan automatisch mee voor de bepaling van het plafond van de werkingskosten.

Voor verdere informatie kan je terecht bij de verificatiedienst van Agentschap Innoveren & Ondernemen via verificatie@vlaio.be.