Aanvraagprocedure

Verloop van de project aanvraag

Je kan gedurende het hele jaar een aanvraag voor een Baekeland-mandaat indienen. Agentschap Innoveren & Ondernemen neemt de beslissingen gegroepeerd tijdens twee beslismomenten per kalenderjaar. Voor elk beslismoment geldt een uiterste indieningsdatum.

Uiterlijk 14 werkdagen na de uiterste indieningsdatum wordt over de ontvankelijkheid van de projectaanvraag beslist.

Uiterlijk 75 dagen hierna wordt een beslissing over steunverlening genomen.

Indicatief zijn de data:

Oproep Uiterste indiening Beslissing
Oproep 1 eind maart midden juli
Oproep 2 begin september eind december

Bij elke sessie worden de exacte data kenbaar gemaakt via een oproep tot het indienen van voorstellen. Er zullen steeds ook infosessies georganiseerd worden met mogelijkheid tot voorbespreking.

Hoe een project indienen?

De evaluatie gebeurt aan de hand van een projectaanvraag opgesteld volgens het aanvraagdocument. Basiselementen hierin zijn:

  • innovatiedoel: een kernachtige projectsamenvatting met de nadruk op de doelstellingen en de beoogde bruikbare resultaten;  inpassen van het onderzoek binnen de innovatiestrategie van het bedrijf;
  • projectbeschrijving: situering, rationale + doelstellingen, aanpak + werkprogramma;
  • beoogde toepassingen en valorisatie;
  • omkadering: omschrijving van de aansluiting van het project bij de expertise van de wetenschappelijke en industriële promotor;
  • budget;
  • curriculum kandidaat-mandataris;
  • intentieverklaring ondertekend door kennisinstelling en bedrijf betreffende het beschikbaar stellen van ondersteuning en infrastructuur;
  • voorlopige samenwerkingsovereenkomst met afspraken over de toekomstige benutting van de resultaten, met inbegrip van IE-afspraken;
  • formele informatie (gespecificeerd in de aanvraagformulieren).

Het innovatiedoel vormt een formeel uitgangspunt voor de latere steunovereenkomst. Dit dient zeer concreet te worden omschreven. Wijzigingen in de uitvoering binnen de contouren van het innovatiedoel vereisen geen aanpassing van de overeenkomst.

Aanvragen kunnen naar keuze ingediend worden in het Nederlands of het Engels. De verdediging gebeurt in de taal van de aanvraag.

Ontvankelijkheid

Een aanvraag voor een Baekeland-mandaat wordt ontvankelijk verklaard op basis van formele criteria:

  • Het bedrijf dient te beschikken over een exploitatiezetel in Vlaanderen. Uitzonderlijk kan het agentschap ook een aanvraag ontvankelijk verklaren van een entiteit die nog geen zetel heeft in Vlaanderen, maar wel voldoende valorisatie voorziet in de toekomst.
  • De verschillende partners - het bedrijf, de kennisinstelling, de mandataris en de wetenschappelijke promotor - zijn gekend op het ogenblik van de aanvraag. Het bedrijf en de kennisinstelling geven hun akkoord over de activiteiten in een ondertekende intentie verklaring.
  • Een industriële promotor voor de begeleiding van de mandataris is aangeduid door het bedrijf. Vindt het onderzoek plaats bij een onderzoeksinstelling die zelf geen doctoraten toekent, maar hiervoor samenwerkt met een promotor verbonden aan een universiteit, dan is ook een begeleider bij de kennisinstelling vereist.
  • Idealiter wordt samen met de aanvraag een verklaring ingediend dat de kandidaat voldoet aan alle voorwaarden om toegelaten te worden tot doctoraatsonderzoek, uitgaande van de universiteit waaraan de promotor verbonden is. Is dit document nog niet beschikbaar op datum van indiening, dan kan de aanvraag voorwaardelijk ontvankelijk verklaard worden.
  • De afspraken rond intellectuele eigendomsrechten (IE) en gebruik van de resultaten zijn vastgelegd in een ondertekende (voorlopige) samenwerkingsovereenkomst. Is deze er nog niet, dan kan het agentschap op uitdrukkelijk verzoek een aanvraag voorwaardelijk ontvankelijk verklaren en de evaluatie reeds opstarten.
  • Het aantal mandaten dat een bedrijf kan aanvragen, is onbeperkt. Een individuele onderzoeker kan maximaal tweemaal optreden als kandidaat-mandataris voor een Baekeland-mandaat.
  • Een individuele onderzoeker kan niet tegelijk een aanvraag indienen voor een Baekeland-mandaat en voor een strategische onderzoeksbeurs bij het FWO.
  • Agentschap Innoveren & Ondernemen heeft het recht - in het kader van de ontvankelijkheidsanalyse - bijkomende informatie op te vragen over formele aspecten, bijvoorbeeld rsz-bijdragen, de financiële draagkracht van het bedrijf voor de financiering van het mandaat, … Het agentschap kan ontvankelijkheid weigeren indien er de financiële draagkracht van het bedrijf twijfelachtig is en/of indien het bedrijf niet in orde is met de regelgeving.

De behandeling van een aanvraag voor een Baekeland-mandaat wordt pas opgestart na de ontvankelijkheidsverklaring. Na een positieve evaluatie engageert het bedrijf zich in een overeenkomst tot financiering van de eigen bijdrage voor het volledige mandaat.

Hoe wordt een project geëvalueerd?

De kandidaat-mandataris licht - tijdens een mondelinge verdediging - het project toe en beantwoordt vragen. Daarna wordt de eindbeslissing genomen, op basis van een gemotiveerd advies door externe deskundigen.

Elke aanvraag wordt gewaardeerd op twee dimensies: enerzijds de wetenschappelijke kwaliteit, anderzijds de valorisatie. Voor elke dimensie geeft de jury een appreciatie over de kwaliteit van de kandidaat én over de kwaliteit van het projectvoorstel. Op basis van de beoordeling op deze vier sets van criteria wordt beslist over de steunbaarheid van het project.

Is de beschikbare begroting ontoereikend voor steunverlening aan alle steunbare voorstellen, dan wordt extra selectiviteit ingebouwd. De steun wordt in dat geval toegekend aan de hoogst gewaardeerde voorstellen.

Stappen naar een succesvol project

  • Start tijdig met de voorbereiding van je aanvraag;
  • Baken het onderwerp van het doctoraatsproject goed af: vertrek vanuit een vraag/behoefte bij het bedrijf en/of een opportuniteit die door een partner geïdentificeerd wordt;
  • Werk het projectvoorstel uit met alle partijen samen: de kandidaat-mandataris, het bedrijf dat instaat voor de strategische oriëntatie van het project, en de wetenschappelijke promotor(en) die het doctoraatswaardig karakter van het onderzoek bewaken. Een sterke betrokkenheid van de kandidaat-mandataris vormt een goede voorbereiding op de mondelinge verdediging;
  • Preciseer de doelstellingen, positioneer het project ten opzichte van de stand der techniek en de strategische doelstellingen van het bedrijf, werk het onderzoeksplan uit. Formuleer de beoogde toepassingen en de valorisatie-aspecten;
  • Start tijdig het overleg met de partners over de intellectuele eigendomsrechten en het gebruik van de resultaten;
  • Zorg dat elke verklaring (intentieverklaring, doctoraatstoelating, samenwerkingsovereenkomst) getekend is door de gemachtigden van de kennisinstellingen en van het bedrijf;
  • Maak gebruik van de infosessies en voorbespreking.

Contact

Adres
Agentschap Innoveren & Ondernemen

Koning Albert II-laan 35 bus 12
1030 Brussel
België

Telefoon
E-mail