Kunstwerk - Photo by Sebastien Gabriel on Unsplash
Subsidies & financiering

Baekeland-mandaten

Meer

Wat na de toekenning van een Baekeland-mandaat?

Wat zijn de volgende stappen nadat het agentschap beslist mijn project te steunen?

  • 1

    Opmaak van de overeenkomst

    Bij een positieve beslissing wordt een steunovereenkomst opgemaakt tussen Agentschap Innoveren & Ondernemen en de hoofdaanvrager: het bedrijf. Deze overeenkomst wordt mee ondertekend door de mandataris. De steunovereenkomst wordt pas opgesteld na ontvangst van een samenwerkingsovereenkomst, opgemaakt tussen het bedrijf en de kennisinstelling, en mee ondertekend door de promotor.

    De werkgever, die zowel de kennisinstelling als het bedrijf kan zijn, zorgt voor de contractuele aspecten inzake tewerkstelling en voor verloning en vergoeding van de mandataris.

  • 2

    Projectopvolging

    De omschrijving van het innovatiedoel vormt het uitgangspunt van de steunovereenkomst. Wijzigingen in de uitvoering binnen het innovatiedoel zijn mogelijk zonder aanpassing van de overeenkomst. Ten laatste na de uitvoering van het doctoraat is een verslag vereist met:

    • de geboekte wetenschappelijke vooruitgang
    • de uitvoering van het innovatiedoel met inbegrip van strategische toepassing
    • een valorisatieverslag
    • een financieel verslag
  • 3

    Tussentijdse evaluatie

    Ten laatste na 2 jaar wordt een tussentijdse evaluatie gemaakt van de geboekte vooruitgang, waarbij ook de correcte besteding van het budget wordt opgevolgd. Hiertoe rapporteert men over de resultaten en de vooruitzichten voor latere toepassingen. Op basis van het tussentijds verslag kan beslist worden of de mandataris wordt uitgenodigd op een vraaggesprek met externe deskundigen. Wenst de kandidaat gedurende de uitvoering van een mandaat het innovatiedoel ingrijpend te wijzigen, dan moet hij dit tijdens de tussentijdse evaluatie voorleggen. Bij positief advies kan het mandaat verder gezet worden met een gewijzigd innovatiedoel. Er zal rekening gehouden worden met zowel de kwaliteit van de voorgestelde wijziging als met de haalbaarheid van het gewijzigd innovatiedoel in de resterende periode, met inbegrip van de kans op het behalen van het doctoraat.

  • 4

    Publicatierecht

    De finaliteit van een Baekeland-mandaat is het behalen van een doctoraat. Voor een doctorandus is publiceren zeer belangrijk. Binnen een Baekeland-mandaat heeft de mandataris dan ook het recht op publicatie. De publicatie kan uitgesteld worden voor octrooiredenen, maar de mogelijkheid tot publiceren kan de mandataris niet ontzegd worden zonder gegronde reden.

  • 5

    Uitbetaling van de steun

    Het agentschap kent het bedrijf projectmatige steun toe, uitbetaald in jaarlijkse voorschotten. Het eerste voorschot wordt uitbetaald na ontvangst van de ondertekende steunovereenkomst en samenwerkingsovereenkomst. Later is de betaling door het agentschap afhankelijk van de correcte naleving van de afspraken.

    Het bedrijf is verantwoordelijk voor de tijdige betaling van de eventuele partners. De universitaire uitvoerder is contractueel een onderzoekspartner. Het bedrijf betaalt zijn totale factuur, die deel uitmaakt van de kosten waarop de steun berekend is en de subsidie toegekend werd.

    Op het einde van de projectuitvoering worden de reële kosten geverifieerd. In functie van de aanvaarde kosten en het toegepaste steunpercentage wordt de totale steun bepaald. Een eindschijf wordt uitbetaald, rekening houdend met de reeds betaalde voorschotten.

Gewijzigde procesflow bij innovatiesteun voor indiening van het financieel eindverslag

De gewijzigde procesflow voor indiening van het financieel eindverslag waarbij beroep wordt gedaan op een accountant of een bedrijfsrevisor (de beroepsbeoefenaar) is van toepassing voor bedrijven die na 1/07/2021 een projectaanvraag hebben ingediend met uitzondering van:  

  • bedrijven/kennisinstellingen die eerder afspraken hebben gemaakt met VLAIO rond het gebruik van brutolonen voor personeelscategorieën
  • organisaties die werken met overheidsbarema’s 

Wanneer men onder dit uitzonderingsregime valt, wordt het financieel eindverslag samen met de eventuele bewijsstukken van de kostenrubrieken Externe prestaties en Investeringen door de rechtsgeldige vertegenwoordiger opgeladen en moet er geen beroep gedaan worden op een accountant of een bedrijfsrevisor.

Voor bedrijven die na 1/07/2021 een projectaanvraag hebben ingediend wordt het financieel eindverslag samen met het Verslag van beroepsbeoefenaar en de bewijsstukken opgeladen door de accountant of de bedrijfsrevisor (de beroepsbeoefenaar). 

Zowel hoofdaanvrager als eventuele bedrijfspartners maken ieder afzonderlijk een financieel eindverslag op. Ze spreken een accountant of een bedrijfsrevisor aan voor het uitvoeren van specifieke werkzaamheden beschreven in het Verslag van Beroepsbeoefenaar.

Het bedrijf verzamelt de nodige bewijsstukken voor kosten die in aanmerking komen. (zie Verslag van Beroepsbeoefenaar Bijlage 1 Dossier: concrete stukken aangeleverd door de Aanvrager). Kosten kunnen zijn:

  • personeelskosten
  • werkingskosten
  • externe prestaties
  • investeringskosten

Het ingevuld financieel eindverslag, de bewijsstukken samen met de beslissingsbrief, de link naar het VLAIO-portaal en eventuele bijlagen en addenda worden bezorgd aan de accountant of de bedrijfsrevisor. 

De accountant of de bedrijfsrevisor vraagt de goedgekeurde begroting op bij VLAIO – verificatie@vlaio.be. Aan de hand van

  • de goedgekeurde begroting
  • het financieel eindverslag
  • de bewijsstukken
  • de beslissingsbrief 
  • eventuele bijlagen en addenda 

voert de accountant of de bedrijfsrevisor de specifieke werkzaamheden uit beschreven in het Verslag van beroepsbeoefenaar waarbij eventuele feitelijke bevindingen worden genoteerd. Na ondertekening van het verslag laadt de accountant of de bedrijfsrevisor dit document samen met het financieel eindverslag inclusief bijhorende bewijsstukken op via het VLAIO-portaal. 

(*) hierdoor geeft de rechtsgeldige vertegenwoordiger een mondelinge volmacht aan de Beroepsbeoefenaar om de noodzakelijke verslaggeving op te laden via het e-portaal.

De bijlage 2 waarnaar in het schema hierboven verwezen wordt is terug te vinden in de Handleiding bij het kostenmodel.

Meer informatie

Engelse documenten

AANDACHT! Lees zeker het toelichtingsdocument Uitvoering en opvolging voor alle informatie met betrekking tot een correcte verslaggeving.

Contact

Stuur bij voorkeur een e-mail naar VLAIO. Toch iets via de post bezorgen? Alle VLAIO-kantoren hebben voortaan één postadres.

Telefoon
T0800 20 555
E-mail
Baekeland-IM@vlaio.be