Opgelet! Een gewijzigde procesflow indiening financieel eindverslag voor aanvragen innovatiesteun na 1 juli 2021 en een klimaatplan vanaf 1 oktober 2022

Wat na de toekenning van een Baekeland-mandaat?

Wat zijn de volgende stappen nadat het agentschap beslist mijn project te steunen?

1

Opmaak van de overeenkomst

Bij een positieve beslissing wordt een steunovereenkomst opgemaakt tussen Agentschap Innoveren & Ondernemen en de hoofdaanvrager: het bedrijf. Deze overeenkomst wordt mee ondertekend door de mandataris. De steunovereenkomst wordt pas opgesteld na ontvangst van een samenwerkingsovereenkomst, opgemaakt tussen het bedrijf en de kennisinstelling, en mee ondertekend door de promotor.

De werkgever, die zowel de kennisinstelling als het bedrijf kan zijn, zorgt voor de contractuele aspecten inzake tewerkstelling en voor verloning en vergoeding van de mandataris.
2
Projectopvolging
De omschrijving van het innovatiedoel vormt het uitgangspunt van de steunovereenkomst. Wijzigingen in de uitvoering binnen het innovatiedoel zijn mogelijk zonder aanpassing van de overeenkomst. Ten laatste na de uitvoering van het doctoraat is een verslag vereist met:

de geboekte wetenschappelijke vooruitgang

de uitvoering van het innovatiedoel met inbegrip van strategische toepassing

een valorisatieverslag

een financieel verslag
3

Tussentijdse evaluatie

Ten laatste na 2 jaar wordt een tussentijdse evaluatie gemaakt van de geboekte vooruitgang, waarbij ook de correcte besteding van het budget wordt opgevolgd. Hiertoe rapporteert men over de resultaten en de vooruitzichten voor latere toepassingen. Op basis van het tussentijds verslag kan beslist worden of de mandataris wordt uitgenodigd op een vraaggesprek met externe deskundigen. Wenst de kandidaat gedurende de uitvoering van een mandaat het innovatiedoel ingrijpend te wijzigen, dan moet hij dit tijdens de tussentijdse evaluatie voorleggen. Bij positief advies kan het mandaat verder gezet worden met een gewijzigd innovatiedoel. Er zal rekening gehouden worden met zowel de kwaliteit van de voorgestelde wijziging als met de haalbaarheid van het gewijzigd innovatiedoel in de resterende periode, met inbegrip van de kans op het behalen van het doctoraat.
4

Publicatierecht

De finaliteit van een Baekeland-mandaat is het behalen van een doctoraat. Voor een doctorandus is publiceren zeer belangrijk. Binnen een Baekeland-mandaat heeft de mandataris dan ook het recht op publicatie. De publicatie kan uitgesteld worden voor octrooiredenen, maar de mogelijkheid tot publiceren kan de mandataris niet ontzegd worden zonder gegronde reden.
5

Uitbetaling van de steun

Het agentschap kent het bedrijf projectmatige steun toe, uitbetaald in jaarlijkse voorschotten. Het eerste voorschot wordt uitbetaald na ontvangst van de ondertekende steunovereenkomst en samenwerkingsovereenkomst. Later is de betaling door het agentschap afhankelijk van de correcte naleving van de afspraken.

Het bedrijf is verantwoordelijk voor de tijdige betaling van de eventuele partners. De universitaire uitvoerder is contractueel een onderzoekspartner. Het bedrijf betaalt zijn totale factuur, die deel uitmaakt van de kosten waarop de steun berekend is en de subsidie toegekend werd.

Op het einde van de projectuitvoering worden de reële kosten geverifieerd. In functie van de aanvaarde kosten en het toegepaste steunpercentage wordt de totale steun bepaald. Een eindschijf wordt uitbetaald, rekening houdend met de reeds betaalde voorschotten.

Gewijzigde procesflow bij innovatiesteun voor indiening van het financieel eindverslag

Voor bedrijven die na 1/07/2021 een aanvraagdossier hebben ingediend zal het digitale proces voor het opladen van het financieel eindverslag vanaf 5 december 2022 worden aangepast.

Bedrijven laden het financieel eindverslag niet meer zelf op maar spreken hiervoor een accountant of bedrijfsrevisor aan. Deze beroepsbeoefenaar verifieert het ingevulde financiële eindverslag op basis van de werkzaamheden zoals beschreven in het “Verslag van Beroepsbeoefenaar”. Na ondertekening van dit verslag laadt de accountant of bedrijfsrevisor dit document samen met het financieel eindverslag incl. bijhorende bewijsstukken op via het VLAIO-portaal. De kosten voor deze geleverde prestaties kunnen door het bedrijf opgenomen worden binnen het berekende plafond onder de rubriek werkingskosten.

Bedrijven/kennisinstellingen die eerder afspraken hebben gemaakt met VLAIO rond het gebruik van brutolonen voor personeelscategorieën of organisaties die werken met overheidsbarema’s kunnen dit financieel eindverslag nog wel laten opladen door hun rechtsgeldige vertegenwoordiger.

Ook bedrijven die voor 1/07/2021 een aanvraag hebben ingediend kunnen het financieel eindverslag opladen door de rechtsgeldige vertegenwoordiger zonder daarbij beroep te moeten doen op een accountant of bedrijfsrevisor.

Meer toelichting rond deze aangepaste werkwijze is beschikbaar via de websites van ITAA en IBR. Vragen rond deze nieuwe procesflow kan je sturen naar verificatie@vlaio.be.

(*) hierdoor geeft de rechtsgeldige vertegenwoordiger een mondelinge volmacht aan de Beroepsbeoefenaar om de noodzakelijke verslaggeving op te laden via het VLAIO-portaal.