Subsidiebedrag

Binnen deze oproep worden projecten beoogd van een zekere omvang, tegelijk is het de bedoeling verschillende onderwijsinstellingen te subsidiëren zodat een redelijke spreiding van de beschikbare middelen gewaarborgd wordt. Het budget voor deze oproep bedraagt € 3 miljoen. 

Per hogeschool kunnen maximaal drie projecten worden ingediend.

Het subsidiebedrag bedraagt minimaal € 100.000 en maximaal € 300.000.

Per hogeschool bestaat de mogelijkheid maximum 1 project in te dienen met een minimum-investeringsdrempel (en dus voor een minimumsubsidie) van 50.000 euro. Dit laat hogescholen toe investeringssteun te vragen voor minder dure infrastructuur zoals aanvullingen of vervanginvesteringen maar die toch noodzakelijk zijn om tot nieuwe kennisverwerving te komen. De minimumdrempel voor de andere twee ingediende dossiers per hogeschool (€ 100.000) blijft behouden.

Als er onvoldoende middelen zijn om alle positief gerangschikte projecten te steunen, wordt gebruik gemaakt van een maximale subsidie van € 500.000 per hogeschool. Dit om een minimale spreiding tussen de verschillende hogescholen te garanderen.

Een hogeschool kan beslissen om meerdere aanvragen in te dienen. VLAIO beoordeelt elke aanvraag afzonderlijk en maakt op basis van de vastgelegde criteria een rangschikking op. Voorkeuren of prioriteiten van de hogeschool worden niet in rekening gebracht als er meerdere aanvragen worden ingediend.

Subsidiepercentage

Het subsidiepercentage bedraagt maximaal 92,5 % van de totale aanvaarde kostenraming en is beperkt tot de investeringskost voor de onderzoeksinfrastructuur én het vastgelegde drempelbedrag. De eigen inbreng bedraagt minstens 7,5 % van de aanvaarde kostenraming.

In de bijlage bij de handleiding zijn enkele concrete rekenvoorbeelden opgenomen.

Subsidiabele kosten

Bij de opmaak van de kostenraming worden volgende optionele en verplichte kostenrubrieken opgenomen:

• Werkings- en/of installatiekosten (optioneel): Werkings- en/of installatiekosten zijn kosten die rechtstreeks aan het project verbonden zijn en noodzakelijk zijn voor de uitvoering. De werkings- en/of installatiekosten moeten gemotiveerd worden en moeten realistisch zijn. Kosten die meer dan € 10.000 bedragen moeten onder externe prestaties worden opgenomen. Voorbeelden van werkings- en/of installatiekosten kunnen zijn:
  • kosten verbonden aan het aanpassen van loka(a)l(en) om de onderzoeksinfrastructuur te kunnen installeren;
  • kosten verbonden aan het inrichten van loka(a)l(en) om de onderzoeksinfrastructuur te kunnen installeren;
  • inkopen van noodzakelijke opleiding(en) voor het gebruik van de infrastructuur;
  • aankoop gebruiksmateriaal nodig voor het direct gebruik van de infrastructuur (vb. bijkomende filters, lampen,…) dat niet standaard meegeleverd wordt bij de aankoop en dat niet geactiveerd wordt op de boekhouding;
  • kosten verbonden aan communicatie of organisatie van de interactiemomenten.
• Externe prestaties (optioneel): Externe prestaties zijn kosten verbonden aan de aankoop van diensten of goederen voor meer dan € 10.000. De kost ervan moet onderbouwd zijn, hetzij via een offerte, hetzij via een factuur van een vergelijkbare opdracht of een gemotiveerde kostenschatting;
• Investeringskosten (verplicht): Enkel de investeringskosten voor de aankoop van de onderzoeksinfrastructuur komen in aanmerking. Hieronder wordt begrepen:
  • de kosten verbonden aan de aankoop van de onderzoeksinfrastructuur zelf;
  • de aankoop van onderdelen voor de constructie van de beoogde onderzoeksinfrastructuur;
  • de kosten voor het verbeteren of uitbreiden van bestaande onderzoeksinfrastructuur;
  • de kosten voor specifieke software noodzakelijk voor het gebruik van de onderzoeksinfrastructuur ((test-)platformen, applicaties,…).

Als investeringen worden aanzien: alle geactiveerde uitgaven (materiële vaste activa onder de rekeningen klasse 2 in de ondernemingsbalans) van duurzame gebruiksgoederen en andere roerende of onroerende goederen. De volledige verwervingskost komt in aanmerking. Tweedehands materieel is aanvaardbaar indien aangekocht aan marktconforme voorwaarden van een derde. Verschillende investeringen die gelinkt zijn aan de verwerving of opbouw van één installatie (bv. aankopen van verschillende reactoren om zelf een onderzoeksinstallatie te bouwen) komen in aanmerking. 

Het minimaal bedrag voor investeringen bedraagt minstens € 5.000 exclusief btw. Indien dit bedrag lager ligt wordt deze investeringskost inbegrepen onder de rubriek werkingskosten.

De btw is enkel subsidieerbaar indien het een niet-recupereerbare kost is. Enkel het bedrag dat niet recupereerbaar is, mag opgenomen worden in de begroting. Hierbij moet rekening gehouden worden met het btw-verhoudingsgetal. De attesten die dit staven moeten verplicht opgeladen worden bij het indienen van de aanvraag.

De kosten verbonden aan de personeelsinzet die gevraagd wordt met het oog op de verwerving en kennisdiffusie komen niet in aanmerking voor subsidie of de berekening van het subsidiebedrag. De aanvrager maakt een projectbegroting op in de voorziene template. De toelichting over de opmaak van de projectbegroting is na te lezen in de handleiding bij deze oproep.

Subsidietermijn

De maximale subsidietermijn bedraagt max. 2 jaar (24 maanden). De subsidieperiode begint ten vroegste de eerste dag van de maand volgend op de maand van indiening van een ontvankelijke steunaanvraag, en ten laatste 6 maand na toekenning van de subsidie. Kosten die gemaakt zijn of gemaakt worden buiten de subsidieperiode komen niet in aanmerking voor subsidie, en mogen ook niet opgenomen worden in de globale kostenraming.

Uitbetaling van de subsidie

De uitbetaling van de subsidie gebeurt in 3 schijven:

• eerste schijf van 40% op voorwaarde dat de lancering van de (overheids)opdracht in het kader van de marktbevraging voor de aankoop van de onderzoeksinfrastructuur is gestart. De eerste schijf moet ten laatste 6 maanden na de toekenning van de subsidie opgevraagd worden. Minstens volgende stukken moeten worden voorgelegd: de bewijsstukken waaruit kan worden afgeleid dat de marktbevraging is gestart voor alle in aanmerking komende investeringen en die verder gaan dan een marktverkenning. Mogelijke stukken die een voldoende ruime marktbevraging kunnen aantonen zijn de publicatie van het bestek, uitgestuurde offerteaanvragen naar verschillende leveranciers, …;
• tweede schijf van 40% op voorwaarde dat minstens 60% van de kosten voor de aankoop voor de onderzoeksinfrastructuur zijn gemaakt. Dit wordt aangetoond aan de hand van de nodige stavingsstukken. Minstens volgende stukken moeten worden voorgelegd:
  • Een vergelijkende projectbegroting tussen de aanvaarde kosten en de werkelijk gerealiseerde kosten: zowel de verplichte (investeringskosten) als niet verplichte kosten -cofinanciering- (indien hiervan gebruik gemaakt wordt: werkings- en/of installatiekosten en externe prestaties). Indien de hogeschool gebruik maakt van de optie waarbij de niet-recupereerbare btw gesubsidieerd wordt, moet in de projectbegroting het btw-bedrag duidelijk vermeld worden, inclusief het eventueel toegepaste verhoudingsgetal.;
  • Alle facturen die de aangekochte infrastructuur bewijzen;
  • een inhoudelijk rapport met de tussentijdse beschrijving van de effectief verworven onderzoeksinfrastructuur;
  • de eventueel al gerealiseerde acties in het kader van de organisatie van interactiemomenten, de gevoerde communicatie, …
• saldo van 20% bij afronding van het project. Bij de aanvraag tot uitbetaling van het saldo moeten minstens volgende stukken worden voorgelegd:
  • Een vergelijkende projectbegroting tussen de aanvaarde kosten en de werkelijk gerealiseerde kosten: zowel de verplichte (investeringskosten) als niet verplichte kosten – cofinanciering - (indien hiervan gebruik gemaakt wordt: werkings- en/of installatiekosten en externe prestaties). Indien de hogeschool gebruik maakt van de optie waarbij de niet-recupereerbare btw gesubsidieerd wordt, moet in de projectbegroting het btw-bedrag duidelijk vermeld worden, inclusief het eventueel toegepaste verhoudingsgetal. De bewijsstukken die de niet-verplichte kosten -cofinanciering- staven, moeten niet ingediend worden maar wel ter beschikking zijn als ze in het kader van de eindcontrole worden opgevraagd.
  • Alle facturen (ook van de al aangevraagde schijven) die de aangekochte infrastructuur bewijzen;
  • een inhoudelijk rapport met:
    • de beschrijving van de effectief verworven onderzoeksinfrastructuur;
    • als er wijzigingen ten opzichte van het initieel goedgekeurde project zijn gebeurd, moeten deze toegelicht en gemotiveerd worden. De impact op financieel vlak moet ook verduidelijkt worden in de financiële verslaggeving (= de vergelijkende projectbegroting);
    • de beschrijving van de kennis die uit de verwerving van de onderzoeksinfrastructuur is voortgevloeid en hoe deze is ingebed binnen het eigen wetenschappelijk onderzoek;
    • de beschrijving van mijlpalen, de acties die genomen werden die aantonen dat het kennisdiffusieplan werd uitgevoerd zoals vooropgesteld om de onderzoeksinfrastructuur en haar onderzoeksmogelijkheden kenbaar te maken bij de doelgroep en de kennis ook in het eigen opleidingsprogramma binnen te brengen. Als wijzigingen gebeurden aan het kennisdiffusieplan moet dit toegelicht worden;
    • de verslagen van minimaal twee interactiemomenten met de doelgroep, met vermelding van het bereik (KPI);
  • een bewijs van de publicatie op het FRIS-portaal, aangevuld met een overzicht van de andere communicatie-initiatieven.