Subsidiebedrag

Binnen deze oproep worden projecten beoogd van een zekere omvang, tegelijk is het de bedoeling verschillende onderwijsinstellingen te subsidiëren zodat een redelijke spreiding van de beschikbare middelen gewaarborgd wordt. Het budget voor deze oproep bedraagt € 3 miljoen. 

Het subsidiebedrag bedraagt minimaal € 100.000 en maximaal € 300.000  per aanvraag. Indien er onvoldoende middelen zijn om alle positief gerangschikte projecten te steunen, wordt gebruik gemaakt van een maximale subsidie van € 500.000 per hogeschool. Dit om een minimale spreiding tussen de verschillende hogescholen te garanderen.

Een hogeschool kan beslissen om meerdere (kleinere) aanvragen in te dienen. VLAIO beoordeelt elke aanvraag afzonderlijk en maakt op basis van de vastgelegde criteria een rangschikking op. Voorkeuren of prioriteiten van de hogeschool worden niet in rekening gebracht indien er meerdere aanvragen worden ingediend.

Subsidiepercentage

Het subsidiepercentage bedraagt maximaal 92,5 % van de totale aanvaarde kostenraming en is beperkt tot de investeringskost voor de onderzoeksinfrastructuur én het vastgelegde drempelbedrag. De eigen inbreng bedraagt minstens 7,5 % van de aanvaarde kostenraming. 

In de bijlage bij de handleiding zijn enkele concrete rekenvoorbeelden opgenomen.

Subsidiabele kosten

Bij de opmaak van de kostenraming worden volgende optionele en verplichte kostenrubrieken opgenomen:

• Werkings- en/of installatiekosten (optioneel): Werkings- en/of installatiekosten zijn kosten die rechtstreeks aan het project verbonden zijn en noodzakelijk zijn voor de uitvoering. De werkings- en/of installatiekosten moeten gemotiveerd worden en moeten realistisch zijn. Kosten die meer dan 10.000 euro bedragen moeten onder externe prestaties worden opgenomen. Voorbeelden van werkings- en/of installatiekosten kunnen zijn:
  • kosten verbonden aan het aanpassen van loka(a)l(en) om de onderzoeksinfrastructuur te kunnen installeren;
  • kosten verbonden aan het inrichten van loka(a)l(en) om de onderzoeksinfrastructuur te kunnen installeren;
  • aankoop van noodzakelijke software specifiek nodig voor het gebruik van de onderzoeksinfrastructuur;
  • inkopen van noodzakelijke opleiding(en) voor het gebruik van de infrastructuur;
  • aankoop gebruiksmateriaal nodig voor het direct gebruik van de infrastructuur (vb. bijkomende filters, lampen,…) dat niet standaard meegeleverd wordt bij de aankoop en dat niet geactiveerd wordt op de boekhouding;
  • kosten verbonden aan communicatie of organisatie van de interactiemomenten. 
• Externe prestaties (optioneel): Externe prestaties zijn kosten verbonden aan de aankoop van diensten of goederen voor meer dan 10.000 euro. De kost ervan moet onderbouwd zijn, hetzij via een offerte, hetzij via een factuur van een vergelijkbare opdracht of een gemotiveerde kostenschatting;
• Investeringskosten (verplicht): Enkel de investeringskosten voor de aankoop van de onderzoeksinfrastructuur komen in aanmerking. Hieronder wordt begrepen de kosten verbonden aan de aankoop van de onderzoeksinfrastructuur zelf of de aankoop van onderdelen voor de constructie van de beoogde onderzoeksinfrastructuur. Ook kosten voor het verbeteren of uitbreiden van bestaande onderzoeksinfrastructuur vallen hieronder. De btw op deze investeringskosten is subsidiabel indien de btw niet recupereerbaar is door de aanvrager. In dit geval moet de aanvraag vergezeld zijn van de nodige bewijsstukken.

De kosten verbonden aan de personeelsinzet die gevraagd wordt met het oog op de verwerving en kennisdiffusie komen niet in aanmerking voor subsidie of de berekening van het subsidiebedrag.

De aanvrager vult het kostenmodel in dat beschikbaar is op de website van VLAIO.

De toelichting over de opmaak van de kostenraming is na te lezen in de handleiding bij deze oproep.

Subsidietermijn

De maximale subsidietermijn bedraagt max. 2 jaar (24 maanden). De subsidieperiode begint ten vroegste de eerste dag van de maand volgend op de maand van indiening van een ontvankelijke steunaanvraag, en ten laatste 6 maand na toekenning van de subsidie. Kosten die gemaakt zijn of gemaakt worden buiten de subsidieperiode komen niet in aanmerking voor subsidie, en mogen ook niet opgenomen worden in de globale kostenraming.

Uitbetaling van de subsidie

De uitbetaling van de subsidie gebeurt in 3 schijven:

• Eerste schijf van 40% op voorwaarde dat de lancering van de (overheids)opdracht in het kader van de marktbevraging voor de aankoop van de onderzoeksinfrastructuur is gestart. De eerste schijf moet ten laatste 6 maanden na de toekenning van de subsidie opgevraagd worden.  
• Tweede schijf van 40% op voorwaarde dat minstens 60% van de kosten voor de aankoop voor de onderzoeksinfrastructuur zijn gemaakt. Dit wordt aangetoond aan de hand van de nodige stavingsstukken. 
• Saldo van 20% bij afronding van het project. Bij de aanvraag tot uitbetaling van het saldo moeten minstens volgende stukken worden voorgelegd:
  • alle documenten, facturen en andere financiële bewijsstukken m.b.t. de aankoop van de onderzoeksinfrastructuur met inbegrip van de overheidsopdracht/marktbevraging;
  • een overzicht van de gemaakte installatie- en/of werkingskosten. Facturen en andere bewijsstukken dienen in eerste instantie niet aangeleverd te worden bij het indienen van het financieel eindverslag maar kunnen in het kader van een controle wel opgevraagd worden;
  • een inhoudelijk rapport met de beschrijving van de effectief verworven onderzoeksinfrastructuur en hoe deze is ingebed binnen het eigen wetenschappelijk onderzoek; 
  • de verslagen van minimaal twee interactiemomenten met de doelgroep, met vermelding van het bereik (KPI);
  • een bewijs van de publicatie op het FRIS-portaal, registratie in DOSP, aangevuld met een overzicht van de andere communicatie-initiatieven om de onderzoeksinfrastructuur en haar onderzoeksmogelijkheden kenbaar te maken bij de doelgroep.