Donna, de AI-assistent die verkopers van administratie verlost en efficiëntie verhoogt

Met hun AI-assistent, Donna, brengen drie Gentse ondernemers daar verandering in. Wat begon als een vaag idee rond CRM-data groeide in amper twee jaar uit tot een internationale scale-up met 35 medewerkers, klanten in Europa en de Verenigde Staten en meer dan 5 miljoen euro opgehaald kapitaal. Een haalbaarheidsstudie en een ontwikkelingsproject van VLAIO gaven het team de ruimte om de technologie stap voor stap te valideren en door te ontwikkelen zonder overhaast naar de markt te trekken.

De ontbrekende schakel

Het idee voor Donna ontstond vanuit een herkenbare frustratie. “In een vorige werkervaring viel het me op dat mijn beste verkoper na elke klantenmeeting aan het bellen was. Bleek dat hij telkens mijn assistent belde om de CRM in te vullen, ‘want de CRM invullen, dat deed hij echt niet graag’”, vertellen Jonas Deprez en Nicolas Christiaen, oprichters van Donna. “De sales persoon had simpelweg geen tijd of zin om na elk klantbezoek achter zijn laptop te kruipen.”

Dat probleem bleek quasi universeel, merkten ze uit gesprekken met bedrijven. Nicolas: “Organisaties willen wat graag slimme dingen doen met AI, maar stellen samen met ons vast dat hun customer relationship management (CRM) onvoldoende data bevat.”

Voor verkopers die voortdurend onderweg zijn, blijkt administratie eerder een noodzakelijk kwaad dan een nuttige bezigheid. Sommige organisaties reserveren zelfs een volledige dag per week om klantbezoeken te laten rapporteren. Jonas: “Dat betekent dus dat iemand op vrijdag verslagen schrijft van gesprekken die maandag plaatsvonden. Dan verlies je niet alleen tijd, maar ook kwaliteit.” Het gevolg is dat kennis verloren gaat, klanten minder goed opgevolgd worden en bedrijven minder zicht krijgen op hun commerciële pipeline.

Van CRM-tool naar AI-collega

“Dat inzicht”, vertelt Xander Berkein, CTO van Donna, “bepaalde onze missie     : hoe zorgen we ervoor dat die data überhaupt in het CRM terechtkomt.”

“De eerste versie van Donna ontstond op WhatsApp. Verkopers konden spraakberichten achterlaten waarna onze software die verwerkte. Toen spraaktechnologie snel verbeterde, verschoof de focus naar een "volwaardige voice-first oplossing."     

Vandaag praat een verkoper gewoon met Donna tijdens een autorit of op een ander vrij moment. De AI-assistent verwerkt het gesprek, vult automatisch het CRM-systeem aan, genereert opvolgacties en bereidt zelfs klantmails voor.

“Voice is de meest natuurlijke interface voor mensen die onderweg zijn”, aldus Jonas Deprez. “Maar tegelijk geloven we sterk in een multimodale aanpak. Sommige zaken doe je liever via spraak, andere via chat of een app.” Die flexibiliteit en gebruiksvriendelijkheid is cruciaal voor sales mensen.

“Veel jonge salesmedewerkers werken bij bedrijven met complexe CRM-systemen. Dankzij Donna hoeven ze deze systemen niet te kennen. Donna kent het CRM in hun plaats. Daardoor stijgt het gebruik automatisch.”

Technologische voorsprong

De grootste uitdaging zat niet enkel in het begrijpen en omzetten van spraak. Donna moest ook kunnen omgaan met miljoenen CRM-records, bedrijfsspecifiek jargon, complexe toegangsrechten en de strenge beveiligingsvereisten van internationale ondernemingen.

Xander: “Een AI demo bouwen is vandaag relatief eenvoudig. Maar een platform ontwikkelen dat betrouwbaar werkt bij grote internationale bedrijven, is iets helemaal anders. Daarom kozen we ervoor om onze volledige voice-to-voice architectuur in huis te bouwen. Daardoor kunnen we veel beter inspelen op de context van klanten en hun specifieke processen.”

Die aanpak maakt het mogelijk om klanten als ABB, Atlas Copco, Ottobock en Liantis te bedienen. 

Die technologische ambitie vroeg ook om ruimte en tijd. Al vroeg in het traject deed Donna een beroep op VLAIO: eerst via een haalbaarheidsstudie, op een moment dat het team nog volop zocht naar de juiste product-marktcombinatie. "We onderzochten hoe AI kon omgaan met enorme hoeveelheden CRM-data", vertelt Xander. "Pas toen voice-first-AI voor sales zich als richting aftekende, werd duidelijk waar de echte technologische uitdagingen lagen." Een ontwikkelingsproject volgde. VLAIO-bedrijfsadviseur Patrick Wouters begeleidde het team daarbij, niet alleen administratief, maar vooral inhoudelijk. "Patrick dwong ons om scherper te kijken naar welke problemen we precies wilden oplossen", zegt Jonas. "En de middelen gaven ons de slagkracht om ervaren profielen aan te trekken die we anders niet hadden kunnen aantrekken." Verschillende internationale implementaties zijn inmiddels uitgegroeid tot mooie referentiecases.

Een ecosysteem dat deuren opent

Donna bouwde niet alleen op technologie, maar ook op een sterk netwerk. Het bedrijf ontstond mee vanuit StarApps, de startupstudio van ondernemer Lorenz Bogaert, en deed al snel een beroep op externe adviseurs. Jonas: “David Du Pré, die mee aan de basis lag van de commerciële groei van Showpad, heeft ons geholpen bij belangrijke go-to-marketbeslissingen.”

Later kwam ook Bob Stutz aan boord, een internationale CRM-veteraan die onder meer CRM-divisies uitbouwde bij Microsoft en SAP. “Hij wordt wel eens de CRM-goeroe genoemd. De kennis en ervaring die hij meebrengt zijn enorm waardevol.”

Ook partnerships spelen een belangrijke rol. Donna werkt nauw samen met spelers als SAP, PwC en Deloitte. “Die bedrijven hebben vaak al een vertrouwensrelatie met onze doelklanten. Voor hen is Donna een manier om innovatie binnen te brengen. Voor ons zorgen zij voor geloofwaardigheid en toegang tot nieuwe markten.”

Dat SAP Donna actief naar voren schuift richting klanten, beschouwen de oprichters als een belangrijke erkenning. “Voor een relatief jonge Vlaamse onderneming betekent dat enorm veel.”

Bestemming New York

Vandaag telt Donna ongeveer 35 medewerkers. De productontwikkeling blijft bewust in Vlaanderen, maar commercieel kijkt het bedrijf nadrukkelijk internationaal. Naast Gent is Donna inmiddels ook actief in Londen en New York. De Amerikaanse markt speelt een sleutelrol.

Nicolas: “Onze klanten zitten overal ter wereld. We hebben gebruikers van Indonesië tot Mexico die in hun eigen taal met Donna werken. De VS is een gigantische markt. Daar willen we de komende jaren echt voet aan de grond krijgen.”
Toch blijft innovatie de belangrijkste groeimotor. "We zijn geslaagd in onze eerste missie: data uit gesprekken automatisch naar CRM-systemen brengen", zegt Nicolas. "Maar het eindpunt is nog niet in zicht. De volgende generatie Donna moet niet alleen registreren, maar ook actief adviseren, taken voorstellen en processen automatiseren.”

Xander: "Hoe slimmer Donna wordt, hoe meer ze evolueert van een administratieve assistent naar een echte AI-collega voor verkopers. En Jonas sluit af: “Want in deze markt moet je blijven versnellen, blijven innoveren en blijven leren. Dat is de enige manier om voorop te blijven. Ons doel is om uit te groeien tot dé AI-assistent voor salesprofessionals wereldwijd.”