Organiseer je voor de toekomst

De Vlaamse economie is klaar om weer op te starten. Maandag 4 mei 2020 start de voorzichtige afbouw van de coronamaatregelen. Voor bedrijven blijft telewerken de norm, maar ze kunnen ook fysiek weer aan de slag gaan. Dé voorwaarde is dat dit gebeurt met respect voor de gezondheid en veiligheid van alle medewerkers.

Gids 'Veilig op het werk'

De Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg (FOD WASO) heeft een generieke gids opgesteld om de verspreiding van COVID-19 op het werk tegen te gaan. Deze bevat tal van illustraties en inspiratie voor jouw werkvloer en kan je hier downloaden. Je vindt hier ook handige gidsen per sector.

Hier lichten we alvast 10 principes toe voor (de heropstart van) jouw bedrijf in coronatijden:

1. Dé vuistregel: anderhalve meter

Een bezoek aan de lokale supermarkt of een wandeling in het park om de hoek ziet er vandaag heel anders uit. We houden massaal anderhalve meter afstand, en dat is nodig zolang het coronavirus onder ons is. Social distancing is de norm zolang we het coronavirus in ons midden hebben. 

Als bedrijf kan je je aan deze nieuwe werkelijkheid aanpassen door de nodige maatregelen te nemen. Garandeer dus zoveel mogelijk een afstand van 1,5 meter en verbied samenscholingen. Concreet wil dit simpelweg zeggen dat tussen elke 2 personen minimum 1,5 meter afstand moet zijn. De Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg (FOD WASO) geeft achteraan deze gids (pg 31) een reeks voorbeelden van scenario’s die de principes van ‘social distancing’ illustreren. 

Tip: Om het voor iedereen die aanwezig is in jouw bedrijf makkelijk te maken deze afstand te houden, kan je de bedrijfsruimte indelen met markeringen, linten of fysieke barrières. 

2. Schakel de hulp in van experten

Elke werkgever wil in zijn bedrijf het welzijn van zijn werknemers bij de uitvoering van hun werk bevorderen. Dit welzijnsbeleid steunt op het principe van de risicoanalyse. De risico's voor het welzijn van jouw werknemers moet je nu in het kader van de coronacrisis herzien. Doe hiervoor beroep op de expertise die bij jouw onderneming aanwezig is, bijvoorbeeld bij de preventieadviseur of (externe) preventiediensten. Heb je niet meteen de nodige expertise in huis, of is deze eerder beperkt? Doe dan zeker beroep op externe experten om jouw welzijnsbeleid af te stemmen op jouw onderneming.

Tip: Je kan voor je risicoanalyse laten adviseren door externe experten, én voor dit soort adviesdiensten financiële steun krijgen via de kmo-portefeuille.  

3. Sociaal overleg

De nieuwe beschermingsmaatregelen die je neemt, zullen door iedereen in het bedrijf gerespecteerd moeten worden. Het is daarom noodzakelijk een breed draagvlak hiervoor te creëeren en je werknemers te betrekken bij het kiezen van de te nemen maatregelen. Je schakelt hier de bestaande overlegorganen in jouw onderneming voor in, zoals het comité voor bescherming op het werk en eventuele vakbondsafvaardiging. Kleinere ondernemingen zonder formeel overlegorgaan organiseren overleg met de medewerkers zelf. 

Tip: Ook grote ondernemingen met comité en vakbondsafvaardiging doen er goed aan zoveel mogelijk werknemers te betrekken bij dit proces. Zij zullen immers heel wat praktische ideeën en waardevolle feedback hebben over mogelijke beschermingsmaatregelen.

4. Zorg voor duidelijke instructies, opleiding en communicatie

Heldere communicatie over jouw welzijnsbeleid en de genomen beschermingsmaatregelen is cruciaal om jouw werknemers te informeren, instrueren, motiveren, ondersteunen en gerust te stellen. Deze checklist helpt je op weg:

1. Informeer je werknemers waarom het noodzakelijk is om op een veilige manier aan de slag te gaan of te blijven, ook als thuiswerk niet mogelijk is. 
2. Geef je werknemers toegankelijke informatie, duidelijke instructies en gepaste opleiding over de maatregelen en ga na of deze informatie en instructies goed begrepen zijn en correct worden opgevolgd.
3. Herhaal de instructies regelmatig, en wees daarbij aandachtig voor werknemers die extra opleiding en instructies nodig kunnen hebben, zoals onervaren werknemers of uitzendkrachten. 
4. Zorg daarnaast voor de psychosociale ondersteuning van je werknemers en betrek daarbij indien nodig de preventieadviseur psychosociale aspecten of vertrouwenspersoon, ook bij thuiswerk. 
5. Schenk ook bijzondere aandacht aan werknemers met een kwetsbare gezondheid, zoals werknemers met chronische aandoeningen (bijvoorbeeld long- en hartproblemen, diabetes) en werknemers die een kankerbehandeling ondergaan (hebben).
6. Besteed ook aandacht aan werknemers die zijn blijven doorwerken in ongewone of moeilijke omstandigheden.
7. Veel mensen zullen ook met concrete vragen zitten. Maak duidelijk bij wie ze daarvoor terecht kunnen, zoals de arbeidsarts, vertrouwenspersoon, enzovoort.

5. Voorzie informatie voor werknemers en externen

Het is belangrijk dat elke externe persoon die jouw bedrijf betreedt – bezoeker, klant, leverancier, maar ook tijdelijke uitzendkracht of consultant - jouw maatregelen opvolgt. Anders dreigen ze hun doel te missen. Denk na over hoe je hen voor en tijdens hun bezoek aan jouw bedrijf zo goed mogelijk kan informeren, en schakel daarvoor alle communicatiekanalen in die door jouw bedrijf worden gebruikt - zowel digitaal als 'analoog'. Een eenvoudige actie is bijvoorbeeld het ophangen van infographics en posters (in meerdere talen, indien nodig). 

Tip: Zorg dat ook jouw werknemers op verplaatsing over de nodige informatietools beschikken, zoals een 'Laatste Minuut Risico Analyse' of korte checklist.

6. Maak van hygiëne een evidentie

Eenvoudige, goedkope hygiënemaatregelen beschermen jouw bedrijf tegen infectieziekten zoals het coronavirus, maar bijvoorbeeld ook de seizoensgriep. De belangrijkste zijn:

Persoonlijke hygiëne:

• Stel middelen ter beschikking om de handen te wassen (bij voorkeur met water en vloeibare zeep) en te drogen (papieren doekjes, geen handdoeken, geen elektrische handdrogers) en/of te ontsmetten. Voorzie geschikte handgels of ontsmettingsmiddelen op plaatsen waar handen wassen niet mogelijk is, bij voorkeur in dispensers die niet moeten worden aangeraakt;
• Voorzie papieren zakdoekjes voor wie op het werk moet hoesten, niezen of een loopneus krijgt en zorg dat deze in een gesloten vuilbak kunnen weggegooid worden;
• Maak eventueel gebruik van beschermingsmiddelen zoals (wegwerp)handschoenen.

Hygiëne van de werkplek:

• Zorg voor een goede reiniging van de arbeidsplaats en van de werkposten, en voorzie reiniging tussen de shiften door;
• Besteed extra aandacht aan oppervlakken die vaak worden aangeraakt. Zo moet werkmateriaal, werktafels, deurklinken, bedieningsschermen,... regelmatig schoongemaakt worden met desinfectiemiddel. Idealiter beschikt elke beeldschermwerker over zijn eigen toetsenbord en muis;
• Zorg voor voldoende en regelmatige verluchting van de werkruimten en sociale voorzieningen door natuurlijk of mechanische verluchting ventilatie.

7. Voorzie beschermingsmiddelen

Je kan de hygiënemaatregelen aanvullen door beschermingsmiddelen te voorzien. Denk maar aan de plexiwanden, markeringen met linten en vloerstickers die we nu voedingszaken zien. Dit zijn collectieve beschermingsmiddelen, en deze krijgen voorrang op persoonlijke beschermingsmiddelen zoals beschermende kledij, handschoenen, spatbrillen, shorten, ...

Gewone mondmaskers zijn géén persoonlijke beschermingsmiddelen
Mondmaskers beschermen de drager niet tegen het inademen van druppels met virussen. Toch hebben ze hun nut voor situaties waar de 1,5 meter niet kan worden gerespecteerd, zoals op het openbaar vervoer. Maskers voor ademhalingsbescherming, zoals FFP2 en FFP3, beschermen de drager wel tegen gezondheidsrisico’s maar vergen risicoanalyse en opleiding van de gebruiker. Alle info lees je op pg. 14 van de gids. 

Belangrijk: Binnen bedrijven die vanaf 4 mei weer opstarten en de anderhalve meter afstand niet kunnen garanderen, zijn alle medewerkers verplicht mondmaskers te dragen.

Tip: Niet zeker welke beschermingsmiddelen best passen binnen jouw bedrijf? Laat je adviseren door iemand met kennis van zaken en krijg hiervoor steun van de kmo-portefeuille. 

8. Spreid je mensen

Bedrijven die niet kunnen inzetten op flexibel thuiswerken, moeten nadenken over een slimme spreiding van hun mensen binnen het bedrijf. Het komt erop aan contacten tussen verschillende mensen – werknemers, leveranciers, klanten - zoveel mogelijk te beperken. Dit is natuurlijk sterk afhankelijk van hoe jouw bedrijf eruitziet. 

Bekijk of je jouw werknemers op verschillende uren kan laten werken, op verschillende momenten kan laten pauzeren en zoveel mogelijk binnen hetzelfde team kan houden. Creëer voldoende afstand tussen werkposten en overweeg éénrichtingsverkeer in smalle gangen en trappen. Vermijd of beperk het gebruik van liften. Met dit soort kleine ingrepen heb je meteen een vermindering van het aantal personen dat op dezelfde moment op dezelfde plek moet zijn. 

Tip: Maak social distancing visueel heel eenvoudig door opvallende stickers aan te brengen waar men wel en niet mag zitten. Ook handig als je dan toch echt een fysieke bijeenkomst moet organiseren. 

9. Zet in op gezondheidsscreening

De bedrijfscultuur moet personen met symptomen van luchtwegaandoeningen of verhoogde lichaamstemperatuur (37,3 C of meer) aansporen om thuis te blijven (of thuis te werken), ook wanneer deze symptomen slechts mild zijn. Ook moet duidelijk zijn wat dient te gebeuren wanneer iemand op jouw werkvloer ziek wordt. De FOD WASO geeft hier alvast een idee van de te nemen maatregelen. 

In de toekomst wordt real-time gezondheidsscreening misschien wel de norm, en met een verplichte virustest of meting van de lichaamstemperatuur aan de ingang van het bedrijf. In de Chinese iPhonefabriek Foxconn is dit al dagelijkse realiteit voor de 1 miljoen werknemers. 

10. Social distancing met klanten 

Voor winkels geven heel wat supermarkten en voedingszaken nu al het goede voorbeeld: Winkelkarretjes worden ontsmet of de klant shopt met eigen tas. Klanten moet de handen ontsmetten bij binnenkomst. Ook op andere plaatsen in de winkel is ontsmettingsmiddel geplaatst. Vloerklevers markeren de looprichting die je dient te volgen, en ordenen de wachtrij voor de kassa. Wat je als klant vastneemt, dien je ook te kopen. Betalen gebeurt via bankkaart, liefst contactloos. Winkelbediendes zitten achter een plexiwanden. Kleine voedingszaken laten slechts 1 klant binnen. 

Tijdens de Nationale Veiligheidsraad van woensdag 15 april werden de nu geldende inperkingsmaatregelen verlengd tot en met 3 mei. Met uitzondering van doe-het-zelfwinkels en tuincentra, die opnieuw zijn geopend onder dezelfde voorwaarden als voedingswinkels. Op de Nationale Veiligheidsraad van vrijdag 24 april werd beslist dat alle winkels op 11 mei open mogen, onder voorwaarde dat het aantal besmettingen positief evolueert. Uitzondering zijn de stoffen- en garenwinkels die al maandag 4 mei mogen openen.

Alle winkels moeten de veiligheidsperimeter en andere beschermingsmaatregelen in acht nemen. 

Tip: Heb je als winkel heel wat inspanningen gedaan om je cliënteel te beschermen? Zet deze in de verf voor je klanten met een bord ‘hier winkel je veilig’.