Iedereen met een rechtspersoonlijkheid en een KBO-nummer kan deze subsidie aanvragen. Een onderneming kan deze subsidie ook aanvragen, deze activiteiten worden niet gezien als economische activiteiten en vallen onder DAB (Diensten Algemeen Belang).

Aanbieders met een vaste locatie kunnen slechts 1 subsidie aanvragen, ook al rollen ze meer trajecten uit ter plekke. Ze kunnen wel subsidies aanvragen voor trajecten die ze op verplaatsing uitrollen, op voorwaarde dat dit in een andere postcode plaatsvindt.

Alle organisaties die hun aanvraag correct hebben ingediend voor 26 april 23u59 komen in aanmerking voor steun. Bij ontoereikend budget worden de goedgekeurde trajecten van de subsidieaanvragen gerangschikt. Om de diversiteit in het aanbod alle kansen te geven en starters te ondersteunen wordt het basisbedrag steeds toegekend, indien voldaan aan de voorwaarden. Daarna worden de trajecten uitgerold in samenwerking met unieke partners. Vervolgens komen trajecten in samenwerking met dezelfde partners aan bod. Dit zijn trajecten waarbij dezelfde partner(s) meerdere keren terugkomen.

De goedgekeurde trajecten worden toegewezen aan een categorie en in deze volgorde gefinancierd totdat het beschikbare budget volledig is opgebruikt.

Wanneer het beschikbare budget niet volstaat om een volledige categorie trajecten een subsidie toe te kennen zal het totale resterende budget gelijkmatig verdeeld worden over alle trajecten in de betrokken categorie. Zo krijgt elke geselecteerde activiteit alsnog een proportioneel deel van de middelen, ook al kan het standaardbedrag van 1.500 euro per traject niet volledig worden toegekend.

We verwachten dat in eerste instantie inspanningen geleverd worden om de trajecten te verplaatsen in tijd en/of ruimte of aangepast worden aan nieuwe omstandigheden.

Om toch voor subsidie in aanmerking te komen moeten de veranderingen gemotiveerd voorgelegd worden en zal case per case beslist worden. Als de overmacht (bv. pandemie) voor iedereen geldt, zal er een globale beslissing genomen worden binnen de wettelijke mogelijkheden.

De partner(s) waar je mee samenwerkt moet(en) een bijdrage leveren aan het uitrollen van de STEM-trajecten. Dit kan een organisatie zijn die

• zorgt voor het bereiken van de doelgroep
• mee organiseert
• deel van het budget betaalt
• de infrastructuur ter beschikking stelt
• de trajecten heeft ontwikkelt
• de STEM-activiteiten begeleidt
• ...

De subsidie mag alleen gebruikt worden voor kosten die direct bijdragen aan het doel van de oproep, namelijk het realiseren van een divers en toegankelijk aanbod van STEM-activiteiten in de vrije tijd. Het ‘principe van additionaliteit’ betekent dat de subsidie alleen wordt toegekend als ze leidt tot extra effecten die anders niet zouden plaatsvinden. 

De aanvrager moet bij de uitbetaling aangeven welke kostencategorieën gefinancierd werden, zonder direct bewijsstukken mee te sturen maar deze wel beschikbaar houden voor controle.

Toegestane kosten zijn:

• Inhuren expertise
• Vergoeding van de begeleiders (in welke vorm ook)
• Promotie- en communicatiekosten
• Huren infrastructuur bij derden
• Aankoop materiaal
• Verplaatsingskosten (openbaar vervoer en officieel vastgelegde km vergoedingen) 

Het subsidiebedrag mag niet worden ingezet voor de algemene werking van de aanvrager, zoals forfaits en overheadkosten.

Overheadkosten zijn: 

1. Huur en onderhoud van interne gebouwen en parkings, lokalen en vergaderzalen met inbegrip van de normale kantooruitrusting, -benodigdheden en apparatuur, de kosten voor verwarming, verlichting, gas, elektriciteit, water, internet, telefoon, fax, kopieën, correspondentie en postzegels, verzekering van de gebouwen en andere algemene verzekeringen.
2. Kosten van interne administratie, beheer, sociaal secretariaat.
3. De interne ontwikkeling- en onderhoudskosten van een website.
4. Algemene abonnementen, representatiekosten, beroepskledij, restaurantkosten.
5. Relatiegeschenken.
6. Andere kleine kosten of niet voor 100% aan het project of de gesubsidieerde activiteiten toewijsbare kosten voor zover ze rechtstreeks, direct en uitsluitend verband houden met, betrekking hebben op en te relateren zijn aan het project of de gesubsidieerde activiteit

Deze kosten voor algemene werking komen niet in aanmerking om het subsidiebedrag te verantwoorden.

Alle verbruiksgoederen komen in aanmerking, alsook investeringen in toestellen op voorwaarde dat de aankoopprijs kleiner is dan 1.000 euro per stuk.

Aankopen boven de 1.000 euro per stuk kunnen op basis van het volledige aankoopbedrag niet in één keer, maar via een proportionele afschrijving in aanmerking komen. De kern is dat alleen het deel van de afschrijvingen dat tijdens de uitrolperiode en voor de trajecten is gebruikt, gesubsidieerd wordt. Als de aankoop van het materieel al voor het kalenderjaar is gekocht, mag je enkel de afschrijvingskosten inbrengen die vallen binnen de betrokken subsidieperiode.

Tweedehands materieel is aanvaardbaar indien aangekocht aan marktconforme voorwaarden van een derde.