De raamovereenkomst heeft een looptijd van 4 jaar. Aanvragen zijn in principe mogelijk gedurende de looptijd van de raamovereenkomst tot de middelen zijn uitgeput. Telkens wanneer er minstens 2 aanvragen ingediend zijn, wordt een mini-competitie georganiseerd.

Van zodra het studiebureau na een effectieve gunning van de opdracht een kick-off organiseert met de deelnemende lokale besturen vangt het project aan, met een doorlooptijd van ongeveer één jaar.

Projectvoorstellen moeten ontvankelijk en gegrond zijn om in aanmerking te komen voor een subsidie.

Een dossier is ontvankelijk wanneer alle gevraagde informatie in de formele aanvraagfiche wordt opgeladen door een stad of gemeente. De gevraagde informatie bestaat uit een aanvraagformulier met een fiche bedrijventerreinen, de collegebesluiten van de indienende gemeente of stad en van de andere deelnemende steden en gemeenten waaruit de bereidheid tot deelname blijkt, de engagementsverklaring van partners zoals 'intercommunales, provincies of POM’s).

Gegrondheidscriteria (waaraan cumulatief moet voldoen zijn):

• Het project omvat minstens twee lokale besturen of heeft betrekking op een nieuwe fusiegemeente;
• Op het grondgebied van de deelnemende gemeenten situeren zich meerdere bedrijventerreinen die bij voorkeur tot verschillende types vestigingsmilieus (lokaal, regionaal, watergebonden, etc.) behoren en die door verschillende ontwikkelaars of door de gemeenten zelf worden beheerd. Als bedrijventerreinen voor de opmaak van een bovenlokaal uitgifteplan niet meegenomen worden, moet daar een aannemelijke reden voor opgegeven worden.
• Het uitgiftebeleid noodzaakt afspraken tussen de aanbieders. Uit de collegebesluiten/engagementsverklaringen blijkt dat de voornaamste aanbieders principieel bereid zijn informatie te delen (onder meer over kandidaat-investeerders) en afspraken te maken met het oog op doorverwijzing van deze kandidaat-investeerders naar de meest geschikte werklocatie(s).

First come, first served beleid: wanneer een dossier zowel ontvankelijk als gegrond is verklaard, wordt het geselecteerd en niet meer afgewogen ten opzichte van later ingediende dossiers.

In geval van een ontvankelijk en gegrond dossier kan VLAIO wel een herziening opvragen indien de scope van lokale besturen en/of partners te gering is. In sommige gevallen kan het immers opportuun zijn om een extra buurgemeente op te nemen. VLAIO zal hierbij de nodige communicatie-ondersteuning bieden.

Wanneer het aantal en de diversiteit aan bedrijventerreinen gegrond is, kan de scope doorheen het studietraject alsnog uitgebreid worden indien dit gewenst is volgens de betrokken actoren.