Schaalklaar: subsidie voor opschaling naar scale-up

Enkel voor ko's van 1 tot en met 5 jaar

Je komt alleen in aanmerking als je een kleine onderneming bent met een operationele vestiging in het Vlaamse Gewest. Deze steun richt zich uitsluitend tot rechtspersonen (waaronder ook vzw's met een economische activiteit) die tussen één en vijf jaar oud zijn. Je onderneming moet aan die leeftijdsvoorwaarde voldoen op het moment dat VLAIO beslist over je subsidieaanvraag. De beslissing wordt verwacht tegen eind 2026. Concreet betekent dit dat ondernemingen die zijn opgericht voor januari 2022 niet in aanmerking komen.

Of je onderneming een kleine onderneming is, wordt bepaald volgens de Europese definitie van een kleine onderneming (ko). Je moet daarvoor in minstens één van de twee boekjaren voor de indiening van je aanvraag, cumulatief voldoen aan de voorwaarden voor een kleine onderneming.

Bijkomende voorwaarden

Om in aanmerking te komen voor steun moet je ook aan volgende voorwaarden voldoen: 

• Zelfstandigheid: De founders en co-founders bezitten samen minstens 50,1% van de onderneming.
• Team:
  • Je onderneming telt minstens twee actieve vennoten.
  • Je kan rekenen op een multidisciplinair team van minstens zes voltijds tewerkgestelden (VTE), inclusief de vennoten.
  • Je onderneming is omkaderd door een Raad van bestuur of Raad van advies.
• Je onderneming realiseerde al een eerste omzet of beschikt over een Letter of Intent (LOI) van één of meer klanten.
• Je bent een niet-beursgenoteerde kleine onderneming. Je keerde nog geen winst uit en je onderneming is niet ontstaan uit een fusie of overname.

Schaalklaar richt zich op jonge innovatieve ondernemingen met de ambitie en het potentieel om snel, ook internationaal, te groeien. Je werkt daarvoor een doordacht projectplan uit met een totale projectinspanning van minstens € 500.000. 

Je project loopt minstens twee en maximaal drie jaar. De startdatum ligt ten vroegste op de eerste dag van de maand na de indiening van de steunaanvraag.

In je projectplan leg je meetbare mijlpalen vast. Je definieert minstens één mijlpaal per jaar. VLAIO raadt aan om niet meer dan twee mijlpalen per jaar te voorzien. Na elke fase worden de behaalde resultaten geëvalueerd.

Voorbeelden van steunbare activiteiten zijn (niet limitatief)

• uitbouwen van een competent team door de juiste profielen aan te werven voor je groeitraject;
• het produceren van een voldoende grote batch van het product;
• investeringen in productiecapaciteit die nodig zijn om op te schalen;
• investeringen in internationale marktontwikkeling en marketingactiviteiten;
• uitwerken van duidelijke werk- en besluitprocessen en bouwen van bijhorende IT-systemen (automatisatie);
• investeren in systemen die commerciële, operationele en financiële data automatisch bijhouden, verwerken en rapporteren.

In essentie omvat de begroting de personeelskosten, de werkingskosten, externe prestaties en investeringen van je onderneming, nodig om het project te realiseren. 
Raadpleeg hiervoor het Toelichtingsdocument dat je vindt op de website van VLAIO > Wat > Documenten.  

Beoordelingscriteria

VLAIO beoordeelt elke aanvraag Schaalklaar op basis van zes criteria. Daarna worden de aanvragen gerangschikt volgens de behaalde score. De beoordelingscriteria zijn beschreven in het scorerooster dat je vindt als bijlage bij het Toelichtingsdocument op de website van VLAIO > Wat > Documenten: 

• kwaliteit van het team;
• innovativiteit;
• potentieel;
• plan van aanpak;
• maatschappelijke impact;
• stimulerend effect van de subsidie.

Uitgesloten

Deze oproep ondersteunt activiteiten die je onderneming schaalklaar maken. Activiteiten die al steun kunnen krijgen via andere innovatiesteunprogramma’s, zoals haalbaarheidsstudies, onderzoeksprojecten of ontwikkelingsprojecten, komen niet in aanmerking binnen deze oproep.

Je project heeft een minimale projectkost van € 500.000. Je kan een subsidie krijgen tot 70% van de aanvaarde projectbegroting, met een maximum van € 350.000.

De subsidie loopt over maximaal drie jaar. Je project start ten vroegste op de eerste dag van de maand volgend op de maand waarin je je steunaanvraag indient. 

Je onderneming kan maar één keer een Schaalklaar subsidie ontvangen.

Vooraanmelding

Je moet eerst een digitale vooraanmelding indienen. Gebruik daarvoor de template vooraanmelding die je vindt op de website van VLAIO > Aanvraagprocedure > Vooraanmelding. Op basis van je vooraanmelding en eventueel een toelichtingsgesprek voert VLAIO één keer een grondige screening uit. Daarna krijg je een advies over de meerwaarde van het verder uitwerken en indienen van een projectvoorstel. 

Je kon je vooraanmelding indienen van 7 april 2026 tot 30 april 2026 (12u).

Definitieve indiening van de steunaanvraag

Kreeg je een positief advies na je vooraanmelding? Dan kan je een volledig projectvoorstel indienen. Daarbij moet je verschillende documenten opladen. Meer informatie vind je op de pagina VLAIO > Aanvraagprocedure > Definitieve indiening van de steunaanvraag. 

Je kan je steunaanvraag indienen van 1 juni 2026 tot 20 augustus 2026 (12u).

Bekijk ook zeker het Toelichtingsdocument. Alle nodige documenten vind je op de pagina VLAIO > Aanvraagprocedure > Documenten. 

Na de indieningsdeadline beoordeelt een jury van onafhankelijke/externe experts uit het brede VLAIO-partner-netwerk alle ontvankelijke projectaanvragen. 

Je licht je projectaanvraag zelf toe tijdens een pitch voor deze jury. De pitchgesprekken zullen plaatsvinden op 14, 15, 17, 21, 22 en 28 september 2026.

Samen met adviseurs van VLAIO beoordeelt de jury alle projecten op basis van de vastgelegde selectiecriteria. Daarna worden de projecten gerangschikt volgens hun evaluatiescore. De 15 best beoordeelde projecten krijgen steun. 

Bij de beoordeling houdt de jury rekening met: de kwaliteit van het team, de innovativiteit van het project, het potentieel, de plan van aanpak, de maatschappelijke impact en het stimulerend effect van de subsidie.

In het toelichtingsdocument vind je een gedetailleerd scorerooster met meer uitleg over de beoordelingscriteria. Je kan dit document raadplegen via VLAIO > Wat > Documenten.  

Je subsidie wordt in schijven uitbetaald. Je ontvangt eerst een voorschot van 50% zodra je bevestigt dat je het project opstart. Daarna krijg je een nieuwe subsidieschijf telkens wanneer je een nieuwe afgesproken mijlpaal behaalt. De laatste schijf ontvang je na de afsluiting van je project. 

De uitbetaling van de subsidie hangt af van het behalen van de mijlpalen uit je projectplan. Voor elke projectfase ontvang je de bijhorende subsidieschijf. Na elke projectfase worden de resultaten geëvalueerd. Als dat nodig is, dien je een bijgewerkt projectplan in voor de volgende projectfase(n). Op basis daarvan geeft het panel een advies en beslist VLAIO of de financiering van een volgende projectfase wordt voortgezet. 

Sinds 1 januari 2007 wordt de O&O steun die gewestelijke overheden toekennen aan ondernemingen vrijgesteld van vennootschapsbelasting. Dit geldt ook voor deze steunmaatregel.

Concreet gaat het om “de winst vrijgesteld ten belope van het bedrag van de premies, en de kapitaal- of interestsubsidies op immateriële en materiële vaste activa, die aan vennootschappen worden toegekend in het raam van de steun aan onderzoek en ontwikkeling door de bevoegde gewestelijke instellingen”. Meer informatie vind je op de VLAIO pagina: Veelgestelde vragen: welke subsidies worden vrijgesteld van belasting.

Wil je op de hoogte blijven van wijzigingen van deze maatregel en andere maatregelen in de Subsidiedatabank? Dat kan via de gratis 'Nieuwsbrief van de Subsidiedatabank'.