Je overeenkomst met het Fonds voor Innoveren & Ondernemen (FIO)

Bij indiening van een project en de aanvaarding van de Algemene Voorwaarden Innovatiesteun treedt jouw onderneming (via de rechtsgeldig vertegenwoordiger of de gemandateerde) toe tot de subsidieovereenkomst tussen het FIO en jouw onderneming.

Bij positieve beslissing komt de subsidieovereenkomst tot stand en treedt ze in werking. In eerste instantie ontvang je per mail de beslissing tot subsidietoekenning die de essentiële projectinformatie (maximum subsidiepercentage en -bedrag, startdatum, duur, doelstellingen, …) vermeldt en eventuele bijzondere voorwaarden. Deze beslissing wordt ook gecommuniceerd via de e-box voor ondernemingen. In een tweede stap ontvang je per mail een link naar het e-portaal, waar je alle voorwaarden en betalingen te zien krijgt die horen bij je project. 

Als je op dat moment toch beslist om het project niet zal opstarten, dien je dit binnen de maand na verzending van de Beslissing tot Subsidietoekenning kenbaar te maken per email naar de projectadviseur en bedrijfsinnovatiesteun@vlaio.be.

Bij afwezigheid van deze kennisgeving treedt de subsidieovereenkomst automatisch in werking. Voor operationele doeleinden vragen we je wel om de opstart van het project expliciet te bevestigen via het e-portaal.

De opvolging van je project

Via het e-portaal krijg je toegang tot een online overzicht van de verslaggeving die VLAIO verwacht en tegen wanneer die verwacht wordt. Dit e-portaal bevat steeds de meest recente informatie over het project.

Verslaggeving tijdens de uitvoering en op het einde van je project

De verslaggeving over je project omvat opvolgingsfiches (voortgangsverslag in functie van de mijlpalen) en een verslag bij het einde van het project (eindverslag). Dit laatste omvat een bondige rapportering over de uitgevoerde activiteiten, geleverde prestaties, behaalde resultaten en geactualiseerde vooruitzichten wat betreft de impact op vlak van tewerkstelling en investeringen. Een financieel verslag maakt het overzicht van de projectkosten.

Je vindt voor deze verslaggeving een template voor het voortgangsverslag en een template voor het eindverslag onderaan deze pagina bij 'Documenten'. Voor het financieel eindverslag maak je gebruik van het rekenblad dat hiervoor is voorzien.

Specifieke verslaggeving

Bij de toekenning van steun kunnen bijzondere voorwaarden of tussentijdse evaluaties worden voorzien. Deze worden opgenomen in de beslissingsbrief en eventuele addenda. In het e-portaal vind je welke informatie of welk specifiek verslag opgeleverd moet worden met de uiterste inleverdata.

Meldingsplicht

Indien er wijzigingen zijn die een belangrijke impact hebben op het behalen van je projectdoelstellingen, op de uitvoering van je project of op de vooropgestelde impact van de projectresultaten op je onderneming, heb je te allen tijde de plicht om dat te melden.

De betaling van je subsidie

Het online overzicht vermeldt ook de voorschotten waarin de subsidie verdeeld wordt en een indicatieve timing van de uitbetalingen.

De uitbetaling van subsidies gebeurt in schijven, onder de vorm van voorschotten. De eerste schijf van 50% wordt betaald na je bevestiging van het voornemen het project op te starten. De volgende schijven worden uitbetaald bij het behalen van de mijlpalen, vastgelegd in de subsidieaanvraag en goedgekeurd bij toekenning. De laatste schijf na de afsluiting van je project. 

Basisvoorwaarden voor uitbetaling zijn - naast een correcte uitvoering van het project - het naleven van de verslaggevings- en meldingsplicht van onvoorziene en belangrijke wijzigingen in de projectuitvoering.

Wanneer je onderneming tijdens de periode van je Schaalklaar project niet langer voldoet aan artikel 22 van de Algemene Groepsvrijstellingsverordening, dan wordt het project gestopt en wordt de steun tot op dat punt afgerekend.

Je verdere verplichtingen na afsluiting van je project 

VLAIO kan gedurende 10 jaar na einde van het project een update vragen over de impact van het project op je onderneming.