Basisvoorwaarden uitbetaling

Basisvoorwaarden voor de uitbetaling zijn:

• een correcte uitvoering van de goedgekeurde aanvraag
• het tijdig (binnen de 24 maanden na beslissing) en correct aanleveren van de bewijsstukken
• het naleven van de toepasselijke wettelijke bepalingen

Als de uitbetaling van de subsidie niet wordt opgevraagd binnen de 24 maanden na de beslissing tot toekenning van de steun, heb je geen recht meer op de uitbetaling van de niet-tijdig opgevraagde schijf of schijven.

Naargelang de kosten waarvoor steun werd verkregen, worden er andere bewijsstukken opgevraagd voor de uitbetaling (zie verder). Agentschap Innoveren & Ondernemen staat in voor het controleren van de verantwoordingsstukken en kan bijkomende informatie opvragen bij elke betrokken partij. 

Als de effectief gemaakte kosten na afloop van het project lager uitvallen dan oorspronkelijk geraamd, zal de subsidie pro rata berekend worden in relatie tot de aangetoonde subsidieerbare kosten. Als het project duurder wordt doorheen het project kan de subsidie zoals toegekend niet overschreden worden. 

De subsidie zal worden gestort op het rekeningnummer dat je hebt opgegeven in de subsidieaanvraag. Je staat zelf in voor de betaling van de externe dienstverlener of het strategisch profiel.

Aanvraag uitbetaling

Je vraagt de uitbetaling aan via het e-loket voor ondernemers. Download de handleiding.

De toegekende steun wordt uitbetaald in twee schijven van 50%: een eerste schijf als het project is gestart en een tweede schijf na afronding van het project.

Heb je een kmo-groeisubsidie gekregen voor de aanwerving van een strategisch profiel en voor het inwinnen van extern advies? Dan wordt de steun voor de aanwerving en voor het advies apart uitbetaald. Je hebt dan dus een eerste en een tweede schijf voor de aanwerving en een eerste en een tweede schijf voor het advies. De eerste schijven kunnen samen dan wel apart worden aangevraagd, van zodra het advies of het profiel is opgestart. De uitbetaling van de tweede schijven moet altijd samen aangevraagd worden. Dit kan pas nadat zowel de adviesopdracht is afgerond als het strategisch profiel één jaar tewerkgesteld is.

Aanvraag eerste schijf van 50% van de steun

Je kan de uitbetaling van de eerste schijf aanvragen zodra het project van start is gegaan. Daarbij moeten de volgende documenten worden bezorgd:

1. Externe dienstverlener: 

• een scan van een gedateerde factuur van de dienstverlener; met vermelding van 
  • naam dienstverlener
  • totale bedrag van de factuur (excl. btw)
  • gedetailleerde beschrijving van de gefactureerde prestaties
  • datum van de factuur
• een scan van het bankuittreksel, als bewijs van de betaling van een eerste factuur met betrekking tot de dienstverlening
• de dienstverlener mag ten vroegste starten met de opdracht de eerste dag van de maand die volgt op de datum van de indiening van de subsidieaanvraag (bijvoorbeeld: als de indiening van de subsidieaanvraag gebeurt op 19 maart 2021, mogen de adviesprestaties ten vroegste starten op 1 april 2021)

2. Strategisch medewerker:

• een scan van de ondertekende arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur. De arbeidsovereenkomst met de strategisch medewerker mag ten vroegste starten op de eerste dag van de maand die volgt op de datum van de indiening van de subsidieaanvraag (bijvoorbeeld: als de indiening van de subsidieaanvraag gebeurt op 19 maart 2021, mag de arbeidsovereenkomst ten vroegste starten op 1 april 2021)
• Het attest ‘Lijst van de periodes’ zie afbeelding. Je bekomt deze door het ‘Attest van arbeidsrelatie’ van de strategische medewerker aan te vragen bij de RSZ waarmee je bewijst dat er in Dimona een geldige arbeidsrelatie ingevoerd is. Bij de aanvraag van het ‘Attest van arbeidsrelatie’ onder ‘Betrokken periode’ vul je de datum 1/1/2017 of de startdatum van je onderneming in, indien je onderneming later opgericht is dan 1/1/2017.

Aanvraag tweede schijf van 50% van de steun

De tweede schijf kan worden opgevraagd van zodra het project volledig is afgerond en uiterlijk 24 maanden na de datum van de toekenning van de steun. Je bezorgt hiervoor het eindverslag samen met de financiële bewijsstukken.

Het inhoudelijk eindverslag bevat volgende onderdelen:

• een beschrijving van het verloop van het groeitraject sinds de toekenning van de kmo-groeisubsidie
• een beschrijving van de verdere stappen die je in de komende 24 maanden zal zetten om het groeitraject verder te zetten;
• een overzicht van de gerealiseerde resultaten van het groeitraject
• indien steun ontvangen voor een externe dienstverlener: het advies van de dienstverlener
• indien steun ontvangen voor de aanwerving van een strategisch profiel: de realisaties van het strategisch profiel en de evaluatie van het profiel door de hiërarchisch leidinggevende

Samen met het eindverslag bezorg je alle financiële bewijsstukken:

1. externe dienstverlener: een kopie van alle facturen van de dienstverlener betreffende het verleende advies (gebundeld in één document) en een kopie van de bankuittreksels, als bewijs van de betalingen (gebundeld in één document)
2. strategische medewerker: scan van de loonfiches van de strategische medewerker voor het eerste werkjaar of indien de arbeidsovereenkomst eerder beëindigd werd, de loonfiches voor de gewerkte maanden. Gelieve de loonfiches te bundelen in één document 

De eindverslaggeving (inhoudelijk eindverslag en financiële bewijsstukken) moet het Agentschap Innoveren & Ondernemen toelaten te beoordelen of de door de externe dienstverlener of het strategisch profiel geleverde werkzaamheden overeenstemmen met de initieel goedgekeurde steunaanvraag. 

De steun is pas definitief verworven na goedkeuring van het inhoudelijk eindverslag en de gerapporteerde kosten. Na controle kan de steun steeds herzien worden naargelang de geleverde prestaties:

• Indien de overeenkomst voor advies wordt beëindigd voordat alle adviesprestaties zijn geleverd, moet je het Agentschap Innoveren & Ondernemen hiervan in kennis stellen via kmo-groeisubsidie@vlaio.be binnen één maand na de beëindiging ervan. De steun zal in dit geval herzien worden naargelang de geleverde prestaties.
• Indien de arbeidsovereenkomst met de strategische medewerker (om welke reden dan ook) wordt beëindigd voordat er een jaar is verstreken sinds de start van de werkzaamheden zal de steun pro rata de gewerkte periode herzien worden.
• Je moet het Agentschap Innoveren & Ondernemen op de hoogte brengen van de beëindiging van de arbeidsovereenkomst binnen één maand na de beëindiging daarvan.

Na uitbetaling van de tweede schijf wordt jouw dossier afgesloten. Je kan daarna geen kosten meer inbrengen voor steun. Zorg er dus voor dat je alle financiële bewijsstukken indient bij het aanvragen van de tweede schijf.