Het accountantskantoor van de toekomst
Het digitale accountantskantoor Astro.Tax ontstond vanuit de frustratie van CEO Thomas Aertgeerts. Als zelfstandige ondernemer botste hij op trage communicatie en onduidelijk advies van boekhouders. Met steun van VLAIO bouwt het bedrijf vandaag aan een alternatief, vertrekkend vanuit één centrale vraag: wat als je een accountantskantoor volledig ontwerpt vanuit de noden van de ondernemer?
Die vraag sluit aan bij een bredere evolutie in de sector. Automatisering en artificiële intelligentie nemen steeds meer repetitieve taken over, waardoor ruimte ontstaat voor wat echt telt: helder en snel advies. Het online boekhoudkantoor Astro.Tax wil die omslag versnellen met een duidelijke ambitie: ondernemers beter en begrijpelijker ondersteunen, met technologie als middel.
In plaats van te vertrekken vanuit interne processen, vroeg het bedrijf rechtstreeks aan ondernemers wat zij verwachten. Het antwoord was helder: duidelijk advies, snelle communicatie en een boekhouding die tijd bespaart. Dat inzicht vormde de basis voor een volledig hertekend accountantskantoor, zowel qua werking als technologie.
Weg met Frankenstein software
De sleutel ligt volgens Thomas Aertgeerts, CEO van Astro.Tax in automatisering en digitalisering: “Als accountants hun tijd spenderen aan administratie, blijft er weinig ruimte over voor onderbouwd advies. En daar wringt vandaag het schoentje. Veel kantoren gebruiken een groot aantal softwaretools die niet goed op elkaar aansluiten.”
Hij illustreert het vanuit zijn eigen ervaring: “Op een accountancy-event zag ik een overzicht met meer dan 200 softwarebedrijven. De meeste kantoren gebruiken meer dan twintig tools tegelijk. Dan krijg je een soort Frankenstein-systeem. Elk stukje software zal wel iets nuttigs doen, maar het geheel levert niet de efficiëntie die je beoogt.” Daarom sloeg Astro.Tax een heel andere weg in met één geïntegreerd platform waarin alle processen op elkaar afgestemd zijn.
Thomas: “Neem de hele Peppol discussie. Sommige accountants vragen opnieuw om uitstel terwijl al twee jaar geweten is dat die verplichting dit jaar in voege treedt. Bij Astro Tax duurt een Peppol-registratie minder dan 10 seconden, volledig ingebouwd in het platform en zonder enig gedoe.”
Thomas: “Als je echt wil automatiseren, moet alles perfect samenwerken. Geen 70 procent integratie, maar 100 procent.” Die geïntegreerde aanpak maakt het mogelijk om boekhoudkundige processen veel efficiënter te laten verlopen en tegelijk meer ruimte te creëren voor advies.
De technologie achter dat platform wordt ontwikkeld door zusterbedrijf AECO, een startit@kbc start-up die software bouwt specifiek voor accountants. Astro.Tax gebruikt die software als een soort proeftuin. “We ontwikkelen technologie met AECO en testen die meteen in een echte accountancyomgeving met echte dossiers en echte klanten.” Dat model heeft een groot voordeel: feedback uit de praktijk komt onmiddellijk terug bij de ontwikkelaars en stelt hen in staat sneller te innoveren dan klassieke softwareontwikkelaars.
We vervangen eigenlijk de wielen van de wagen terwijl hij aan het rijden is.
Hoe wendbaar wil je zijn?
Het bouwen van zo’n platform is geen eenvoudige opdracht. “We vervangen eigenlijk de wielen terwijl de auto rijdt,” lacht Thomas. Terwijl de onderliggende technologie nog voortdurend wordt verder ontwikkeld, blijft Astro.Tax een groeiend accountantskantoor. Klanten verwachten dat het platform steeds slimmer en sneller wordt. “Als je ambitieus bent, wil je het systeem altijd nog beter maken.”
Voor Thomas is het ontwikkelen van eigen technologie ook een strategische keuze: “In accountancy domineren internationale softwareplatformen steeds meer het landschap. Veel kantoren bouwen hun werking op rond een combinatie van verschillende externe tools. Wij wilden dat anders aanpakken. Door zelf technologie te ontwikkelen, houden we controle over het hele proces en kunnen we sneller innoveren.” Volgens hem is dat ook belangrijk voor de toekomst van de sector. “Accountancy digitaliseert razendsnel. Als je als kantoor afhankelijk bent van allerlei losse software, verlies je flexibiliteit en wendbaarheid.”
Vandaag telt het team een dertigtal medewerkers: accountants, fiscalisten en softwareontwikkelaars. Thomas: “Die combinatie van expertise maakt het verschil. Voor klanten betekent dat een concreet voordeel: ze krijgen boekhouding én advies voor de prijs van een klassieke boekhouder. Een deel van de efficiëntiewinst vloeit rechtstreeks door naar de klant.”
Het interessante aan dit verhaal is dat Aeco software voor accountants ontwikkelt, maar Astro.Tax als directe use case gebruikt om hun aanbod perfect af te stemmen op wat de werkelijke vraag van de doelgroep is. Dat is een sterke formule.
Versnellen met VLAIO
Om haar innovatieve plannen te versnellen, diende het bedrijf twee ontwikkelingsprojecten in bij VLAIO. Het eerste traject werd begeleid door VLAIO-bedrijfsadviseur Bas Sturm, het tweede door Luc Bastiaens. Het huidige project focust op een cruciale uitdaging: de volledige weg automatiseren van boekhoudkundige documenten tot proactief advies voor ondernemers.
Thomas: “Dankzij artificiële intelligentie verwerkt ons systeem vandaag al boekhoudkundige documenten automatisch met een nauwkeurigheid van ongeveer 95 procent. De volgende stap is om op basis van die data proactief advies genereren.”
“Een ondernemer moet automatisch juiste inzichten krijgen: fiscale optimalisaties, cashflow-signalen of strategische aanbevelingen.” Volgens Thomas was vooral de snelheid van het VLAIO-traject belangrijk. “Als ondernemer wil je snel kunnen schakelen. Van zodra we met waardevol advies van onze VLAIO-bedrijfsadviseurs ons innovatief project hadden uitgewerkt, konden we meteen aan de slag. In een technologisch snel evoluerende omgeving is die snelheid cruciaal.”
Bas Sturm: “Die automatisering lijkt eenvoudiger dan het in werkelijkheid is. Neem bijvoorbeeld de pensioenberekening, waar heel wat klanten hun boekhouder om vragen. Een complexe zaak met veel regels, uitzonderingen op die regels en variabelen. Die moet je allemaal in een model verwerkt zien te krijgen om een betrouwbaar antwoord te kunnen genereren.”
Leren van andere ondernemers
Naast publieke steun speelt ook het netwerk rond het bedrijf een belangrijke rol. Astro.Tax haalde privaat kapitaal op bij een ervaren technologie-investeerder uit Leuven. Maar volgens Thomas ligt de grootste meerwaarde van die samenwerking niet zozeer bij het geld: “De investering zelf is eigenlijk het kleinste stukje van de waarde. De echte waarde zit in strategisch advies, kennisdeling en het netwerk dat je opbouwt.”
Via hun investeerder, Jo Vandebergh werkt het team samen met twee Leuvens snelgroeiende technologiebedrijven: Bringme en Phished. Managers uit die bedrijven komen regelmatig samen om ervaringen en inzichten te delen. “We organiseren bijvoorbeeld managementmeetings waarin we strategische vraagstukken bespreken. Dat kan gaan over technologie, groei of organisatie.”
Die kruisbestuiving blijkt bijzonder waardevol. “Je leert enorm veel van andere ondernemers die met gelijkaardige uitdagingen bezig zijn. Wat begint als informele kennisdeling, groeit vaak uit tot een intensieve samenwerking tussen bedrijven.”
Ondernemen op snelheid en sturen op data
Vijf jaar ondernemerschap leverde Thomas ook belangrijke inzichten op. Het belangrijkste? Snelheid. “Wie niet snel genoeg beweegt, wordt altijd voorbijgestoken.” Maar snelheid alleen volstaat niet. Ook wendbaarheid is cruciaal. “Je moet als bedrijf voortdurend bereid zijn jezelf opnieuw uit te vinden.” AECO en Astro.Tax hebben die evolutie al meerdere keren doorgemaakt: van softwarebedrijf naar service-softwaremodel, en vandaag naar een AI-gedreven accountancyplatform.
Een ander belangrijk inzicht uit die jaren ondernemerschap is het belang van data. Binnen Astro.Tax wordt vrijwel alles gemeten: van de nauwkeurigheid van boekingen tot de kwaliteit van advies en communicatie met klanten. “Data en inzichten zijn een enorm sterk wapen om je organisatie te verbeteren.” Die filosofie vormt ook de basis van hun dienstverlening aan ondernemers. “Net zoals wij ons bedrijf sturen op cijfers en inzichten, willen we dat ondernemers dat ook kunnen doen.”
