De missing link tussen bedrijven en leveranciers

Tail spend management zonder kopzorgen

Tom Ceulemans van Spot Buy Center legt het eenvoudiger uit: “Grote bedrijven hebben vaak honderden, zelfs duizenden leveranciers voor kleine of eenmalige aankopen. Voor elke nieuwe leverancier moeten ze een administratief proces doorlopen: goedkeuringen, contracten, factuurverwerking, controles op compliance ... Vaak gaat het over kleine leveranciers en zijn het kleine bedragen waarvoor de hele administratieve molen moet draaien. Bij elkaar opgeteld heeft dat wel een gigantische impact op tijd en efficiëntie. Wij pakken dat anders aan.”

Vanuit die missie startte Spot Buy Center in 2012. In plaats van bedrijven op te zadelen met nog maar eens een nieuw platform of softwarepakket, ontwikkelde Spot Buy Center een end-to-end oplossing. Bedrijven outsourcen hun tail spend – al die niet-strategische aankopen – aan Spot Buy Center, dat dan fungeert als een verlengstuk van het aankoopteam van die bedrijven.  

Tom: “Ken je het Pareto-principe? Dat zegt dat 80% van de resultaten het gevolg is van 20% van de oorzaken. Of: 80% van de leveranciers van een bedrijf zijn goed voor 20% van de uitgaven. Dat klopt niet, het is in de meeste gevallen erger. 95% van de leveranciers staat in voor zo’n 5% van de indirecte uitgaven. Dat betekent honderden leveranciers voor een fractie van het uitgavenbudget. En een administratieve last die niet in verhouding staat. Of het nu om een factuur van 100 of 100.000 euro gaat, de administratie blijft hetzelfde.”

“Wij nemen de volledige tail spend over, waardoor het leveranciersbestand van een bedrijf drastisch verkleint. Elke bestelling verloopt via ons – volledig volgens de verwachtingen en governance van de klant. Deze ontvangt vervolgens een digtiale  factuur die perfect overeenkomt met de bestelbon. Zo is er ook geen gedoe meer met facturen in verschillende formaten, andere of ontbrekende PO-nummers, de juiste btw-aftrek of afwijkende bedragen. En dat betekent een enorme tijdswinst. Er moeten minder controles gebeuren, bestellingen en de afwikkeling ervan gaan sneller en het bedrijf bespaart op de operationele kosten.” 

AI als accelerator

Spot Buy Center bestaat al 12 jaar, maar groeide de voorbije jaren exponentieel en is nu actief in Duitsland, Nederland, Frankrijk en Italië. Binnenkort komen daar ook nog Polen en Bulgarije bij.  

Tom: “Met onze snelle groei kwamen ook nieuwe uitdagingen. Extra mensen aannemen was geen duurzame oplossing, dus zochten we naar slimme automatisering. AI en procesautomatisatie was volgens ons de beste oplossing. Als we AI inzetten voor de eenvoudige of minder complexe taken, kunnen onze mensen niet alleen efficiënter werken, maar ook uitdagendere taken uitvoeren die aansluiten bij hun expertise en interesse. Mensen blijven ongelooflijk belangrijk in ons verhaal. Stel dat een bedrijf op zoek is naar iets heel specifieks, dan leggen ze dat graag voor en uit aan een mens, niet aan een anonieme chatbot. Die service blijven leveren en toch intern onze mensen ontlasten, daarvoor zochten we een oplossing.”

“Zo kwamen er ook heel veel telefoontjes binnen van klanten die wilden checken hoe het stond met hun levering. Was het pakket al besteld? Nog onderweg? Is de factuur al verstuurd? En dan gingen medewerkers op zoek naar de informatie. We hebben een gigantische hoeveelheid aan data. Wat als klanten de status van hun bestelling kunnen opvragen zonder gedoe? Dat alleen al vermindert het aantal supportvragen via de telefoon, en het is tijdswinst voor iedereen.”

“Daarnaast kan AI ook de aanvragen automatisch categoriseren en verdelen over de medewerkers. Zo kan een junior een eenvoudig bestelaanvraagje verwerken, terwijl een complex dossier bij een senior accountmanager terechtkomt. En ook met de hoeveelheid werk die onze medewerkers hebben, kan AI rekening houden. Is een accountmanager al bezig met veel verschillende dossiers, dan gaat de aanvraag naar iemand die minder op zijn bordje heeft liggen. Ook dat bespaart weer tijd en zorgt ervoor dat iedereen zich kan focussen op wat hij of zij het beste doet.”

En tenslotte zullen al die ingrepen er ook voor zorgen dat we ook het segment van de kmo’s kunnen bedienen met onze dienst. Denk dan aan economisch interessante groepsaankopen voor een waaier aan kleinere bedrijven.”  

Groeien met steun van VLAIO

Om die innovaties te realiseren, schakelde Spot Buy Center de hulp in van VLAIO. Tom: “We volgden het StartAI-programma van Agoria. Daarbij krijg je gedurende drie dagen intensieve begeleiding en advies van één van hun partners. In ons geval leerde Rollo ons de opportuniteiten van AI voor onze processen onderkennen. In het verlengde daarvan ontvingen we anderhalf jaar geleden een kmo-groeisubsidie, waarmee we een innovatiemanager konden aanwerven. Die persoon bouwt interne expertise op om onze AI-strategie verder uit te rollen.”

“Dankzij AI ontzorgen we onze klanten. Door onze spend te analyseren, stellen we proactief catalogi op die goedgekeurde recurrent bestelde items bevat. Zo moeten we niet altijd opnieuw offertes aanvragen of onze medewerkers producten laten zoeken. Bestellingen verlopen efficiënter en sneller en zowel wij als de klant winnen tijd.”

“AI tilt ons tail spend management naar een hoger niveau, zodat we onze klanten nog beter kunnen ondersteunen. Bedrijven kunnen zich dan nog meer focussen op hun kernactiviteiten, zonder afgeleid te worden door de administratieve rompslomp van kleine aankopen.”