Verplichte e-facturatie voor bedrijven vanaf 2026: opleiding en softwarepakketten

Vanaf 1 januari 2026 moeten alle btw-plichtige ondernemingen gestructureerde elektronische facturen gebruiken voor hun B2B-transacties. Dit betekent dat facturen rechtstreeks tussen de software van beide ondernemingen worden uitgewisseld. Een pdf-factuur versturen via e-mail of een platform volstaat niet langer.

Bereid je voor op de verplichte elektronische facturatie via efactuur.belgium.be

Wat houdt de verplichting in?

Vanaf 1 januari 2026 moeten alle Belgische btw-plichtige ondernemingen verplicht gestructureerde elektronische facturen uitwisselen met elkaar via het Peppol-netwerk. Het versturen van papieren facturen of pdf-facturen zal dus niet langer toegestaan zijn voor transacties tussen ondernemingen.

Wie moet e-factureren?

Deze verplichting geldt voor ongeveer alle Belgische btw-plichtige ondernemingen, ongeacht hun grootte of sector.

Wat is een gestructureerde elektronische factuur?

Een gestructureerde elektronische factuur is een factuur die wordt opgesteld, verstuurd en ontvangen in een gestructureerd, digitaal formaat. Daardoor kunnen de factuurgegevens automatisch verwerkt en geïntegreerd worden in de boekhoud- en ERP-systemen van de ontvanger. Pdf-facturen bevatten geen gestructureerde gegevens en zijn dus geen gestructureerde e- facturen.

Waarom tijdig overstappen?

Door tijdig over te stappen op e-facturatie, kan je profiteren van de vele voordelen die het biedt, zoals een snellere verwerking van facturen, minder kans op fouten en een veilige gegevensoverdracht. Bovendien zorgt het voor een professionele uitstraling naar jouw klanten en leveranciers.

Welke voordelen biedt e-facturatie?

E-facturatie heeft heel wat voordelen voor bedrijven, zoals:

  • lagere kosten: besparingen tot €9 per factuur, of 75% minder factureringskosten;
  • hogere efficiëntie: een geautomatiseerde verwerking vermindert fouten en versnelt betalingen;
  • betere beveiliging: dankzij het beveiligde Peppol-netwerk wordt misbruik en fraude voorkomen.
  • fiscale voordelen:
    • de basisaftrek binnen de investeringsaftrek wordt verhoogd naar 20%.
    • voor de belastbare periodes van 2024 tot 2027 kan je bij keuze voor abonnementsformules een verhoogde kostenaftrek van 120% toepassen voor factureringspakketten en advieskosten 

Bovendien ons land zo de Europese regelgeving, die vanaf 1 juli 2030 verplicht wordt voor intracommunautaire transacties, daarmee een stap voor.

Hoe gestructureerde e-facturen correct verzenden en ontvangen?

Dit kan enkel met software die compatibel is met het Peppol-netwerk. Spreek je boekhouder of softwareleverancier erover aan. Er zijn tal van betaalbare en gebruiksvriendelijke oplossingen beschikbaar op de markt, zelfs voor kleine ondernemingen. Je vindt hier een lijst met geschikte softwarepakketten. 

Fiscale voordelen voor e-facturatie

Om investeringen in digitale betalings- en facturatiesystemen te ondersteunen, voorziet de federale overheid verschillende fiscale voordelen voor kmo’s (fiscale definitie). Zo wordt de basisaftrek binnen de investeringsaftrek verdubbeld. Daarnaast kan je, wanneer je kiest voor een abonnementsysteem in het kader van e-facturatie, beroep doen op een kostenaftrek.

 

Meer informatie

Voor meer informatie over de verplichtingen en de beschikbare oplossingen, kan je terecht op de website van de FOD Financiën. 

 

Delen: