Vacature: PMO-coördinator

Job-inhoud

VLAIO verbetert haar werking voortdurend en zet daarvoor geregeld (IT-)projecten in. Om een efficiënte projectwerking te verzekeren hebben we recent een Project Management Office (PMO) opgericht. Vanuit de PMO ondersteunen we projectleiders met het vormgeven van hun projecten, faciliteren we het beslissingsproces om de juiste projecten te selecteren en verzorgen we de rapportering over de voortgang van de projecten aan de directie. 

Jouw voornaamste taken zijn: 

• Ondersteuning van projectleiders en -medewerkers 

Je bent het aanspreekpunt voor de collega’s voor al hun vragen rond projectwerking. Je begeleidt en ondersteunt hen bij het opzetten, uitvoeren en opvolgen van projecten (business case, plan van aanpak, risico’s, opvolgingsmethodiek…). Je besteedt daarbij bijzondere aandacht aan startende projectleiders en je maakt hen wegwijs in het opleidingsaanbod rond projectmanagement. Je neemt waar nodig een coachende rol op. 

• Opvolging projectportfolio en ondersteuning management 

Je faciliteert en begeleidt mee het selectieproces voor nieuwe projectvoorstellen. Je waakt mee over het projectportfolio en de aansluiting van de projecten bij de VLAIO strategie, in het bijzonder de digitaliseringstrategie. Samen met de verantwoordelijke collega’s adviseer je vanuit jouw rol het management hierin en zorg je mee voor een gebalanceerd projectportfolio ter ondersteuning van de strategie. 

Je let er ook op dat de inzet van mensen over alle projecten heen voor iedereen in balans en haalbaar is zonder de recurrente werking van het agentschap in het gedrang te brengen. 

Je bewaakt de vooruitgang in de projecten en zorgt periodiek voor een stand van zaken van hun uitvoering waarover je terugkoppelt naar het management. Je zorgt ook voor de administratieve opvolging hiervan.  

• De PMO-dienstverlening op peil houden met digitale tools 

Je operationaliseert en optimaliseert het VLAIO-kader voor projectwerking verder. Je evalueert regelmatig de aangeboden PMO-services bij de gebruikers en stuurt waar nodig bij. 

Je stelt de nodige ICT-tools voor projectwerking beschikbaar aan je collega’s. Essentieel daarbij is een nog te ontwikkelen dashboard op maat van VLAIO voor de projectopvolging. Je zorgt voor de nodige opleiding voor de gebruikers van deze tools.  

Waar kom je terecht? 

VLAIO is hét aanspreekpunt van de Vlaamse overheid voor alle ondernemers in Vlaanderen. Wij stimuleren ondernemerschap, ondersteunen innovatie en dragen bij aan een gunstig ondernemersklimaat. Wij, dat zijn 475 enthousiaste VLAIO-collega’s die zich samen met een netwerk van partners uit de overheid en de bedrijfswereld dagelijks inzetten voor alle ondernemers in Vlaanderen.

Als PMO-coördinator ben je verantwoordelijk voor het Project Management Office van waaruit we de projectwerking ondersteunen en overkoepelend beheren. Je doet dit vanuit de afdeling Data & Interne innovatie die met een 50-tal enthousiaste collega’s alle centrale ondersteuning m.b.t. IT en data biedt. Verder fungeert de afdeling als motor van de VLAIO-digitalisering en vormt ze de drijvende kracht achter het innoverend vermogen in het agentschap. Samen met 5 andere collega’s maak je deel uit van het team Ondersteuning, dat naast de PMO waar jij voor instaat, diverse andere brede taken behartigt. Deze taken zijn: ondersteuning van de digitaliseringsstrategie informatieveiligheid, data-uitwisseling en beheer van de financiële IT-middelen.

Wie ben jij?

Je werkt graag met mensen, bent organisatorisch sterk en je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden. Je kan zowel zelfstandig als in team aan de slag en je neemt graag initiatief.   

Je beschikt minstens over: 

• 3 jaar relevante ervaring, met aantoonbare expertise in het domein van projectmatig werken en projectmanagement; 
• Coaching-vaardigheden (om projectleiders en projectmedewerkers te ondersteunen en te begeleiden); 
• Operationele vaardigheden en een brede en praktische kennis van ICT-toepassingen die relevant zijn voor het operationeel projectmanagement en portfoliomanagement (MS Office pakket, MS Teams, SharePoint…); 
• specifieke ICT-kennis om een digitaal dashboard voor project- en portfoliomanagement te ontwikkelen op maat van VLAIO (bijv. PowerBI…) 

Je hebt een streepje voor in de selectie als je: 

• over de vaardigheden beschikt om verdere stappen in het beheren van het projectportfolio van VLAIO te faciliteren, en dit in nauw overleg met het management; 
• over ervaring in change management beschikt. 

Collega's omschrijven je als gedreven en enthousiast, een teamspeler en steeds bereid een extra inspanning te doen om nieuwe digitale toepassingen te verkennen. Verder spreek en schrijf je uitstekend Nederlands. 

Werken voor Vlaanderen connect 

Boeiende en uitdagende IT-functies én de mogelijkheid om mee je schouders te zetten onder het verder uitbouwen van een digitale en slagkrachtige Vlaamse overheid. Dat is werken voor Vlaanderen connect. Elke dag zetten onze medewerkers zich mee in om de Vlaamse overheid verder te digitaliseren opdat deze nog beter ten dienste kan staan van burgers, ondernemers en organisaties. 

Bij Vlaanderen connect word je voor onbepaalde duur ter beschikking gesteld aan één van de entiteiten van de Vlaamse overheid en lokale besturen, waar je ondersteuning biedt bij het realiseren van een datagedreven overheid. 

Je werkt voor Vlaanderen connect, met een contract voor onbepaalde duur. Voor deze functie word je voor minstens enkele jaren ter beschikking gesteld aan de afdeling Data & interne innovatie van VLAIO. 
 
Vlaanderen connect is een jonge en dynamische werkgever die gemotiveerde medewerkers zoekt.   
Vlaanderen connect zoekt profielen die: 

• ICT-competenties hebben van een hoog niveau; 
• flexibel zijn; 
• op termijn willen doorstromen naar andere entiteiten of lokale besturen; 
• hun carrière willen uitbouwen binnen de Vlaamse overheid en hun expertise gebruiken in de verschillende entiteiten; 
• het maatschappelijk belang een belangrijke motivatie vinden; 

Aanbod 

Vlaanderen connect biedt een contract van onbepaalde duur en een competitief salarispakket met:  

• een mobiliteitsbudget 
• maaltijdcheques van 7 euro/dag (eigen bijdrage 1,09 euro/dag)  
• een hospitalisatieverzekering (je kan gezinsleden aansluiten)  
• een groepsverzekering  
• mogelijkheid tot kinderopvang tijdens alle schoolvakanties aan een voordelig tarief.  

Bij Vlaanderen connect is een gezonde balans tussen werk en privé belangrijk: een werkweek van 38 uur, 28 dagen verlof en extra wettelijke feestdagen (11/07, 02/11, 15/11 en 26/12). Verder zijn er flexibele werkuren en kan je thuiswerken. 

Ten slotte geniet je bij Vlaanderen connect nog van verschillende andere voordelen: je werkt bij entiteiten van de Vlaamse overheid of bij lokale besturen voor lange termijn. Zo kan je meewerken aan een digitale en slagkrachtige overheid, voor burgers en ondernemers. Daarnaast kan je doorgroeien en jezelf ontwikkelen door het enorme potentieel aan uitdagende functies via Vlaanderen connect bij de Vlaamse overheid en de lokale besturen. 

Bij VLAIO kom je terecht in een groeiend team, met mogelijkheden om zelf initiatieven te nemen voor de digitale transformatie van het agentschap. VLAIO is een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft.  

Je werkt via een systeem van glijdende werktijden en hebt gelegenheid om te telewerken, zowel van thuis uit als vanuit elk van de 5 Vlaamse Administratieve Centra in de provinciehoofdsteden, die allen op wandelafstand van een station gelegen zijn.  
De hoofdplaats waar je werkt ligt op vijf minuten wandelafstand van het station Brussel-Noord. Daarnaast heeft jouw nieuwe werkplek een prima bedrijfsrestaurant, een koffiebar en een fitnessruimte. 
Je krijgt ook ruime mogelijkheden wat vorming en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. 

Plaats van tewerkstelling 

Je werkt in Brussel, op wandelafstand van het station Brussel Noord. 

Procedure 

Jouw ingezonden CV en motivatie worden beoordeeld door de vacatureverantwoordelijke(n) bij het lid waarvoor we deze vacature invullen. De kandidaten die weerhouden worden op basis van de cv-screening worden uitgenodigd voor een jurygesprek. Na het jurygesprek volgt eventueel (afhankelijk van jouw ervaring) nog een dat afgenomen wordt door onze externe partner Ascento. Als laatste stap van de selectieprocedure wordt de aanwerving van de kandidaat die als beste uit de procedure naar voor komt, voorgelegd aan onze Raad van Bestuur. Deze dient steeds elke aanwerving bij Vlaanderen connect goed te keuren.  

Gezien deze laatste stap ook integraal deel uitmaakt van de selectieprocedureprocedure kunnen de resultaten van het assessment (indien van toepassing) ook voorgelegd worden aan de leden van de Raad van Bestuur.