Geheimhouding is een bijzondere manier om je uitvinding te beschermen. Men spreekt hier ook wel van een bedrijfsgeheim. Het meest bekende voorbeeld hiervan is ongetwijfeld het recept van Coca-Cola. In veel gevallen is geheimhouding de meest aangewezen en goedkoopste manier om namaak van je product tegen te gaan. Het is een strategie die vooral nuttig is wanneer de opbouw of productiewijze van je product moeilijk te ontdekken is. De kosten van deze vorm van bescherming liggen vooral in het opzetten van de nodige controlemechanismen: het opnemen van een niet-concurrentiebeding in je contracten, vertrouwelijke documenten veilig bewaren, …

Maar wat als je een idee met anderen wil bespreken om na te gaan of iemand interesse heeft om jouw idee verder mee te helpen uitwerken, mee te financieren, of gewoon om er advies over te vragen? Natuurlijk wil je niet dat diegene met jouw idee gaat lopen…. Daarom is het belangrijk om met diegene waarmee je spreekt een geheimhoudingscontract (of NDA) af te sluiten! In zo’n contract leg je vast onder welke voorwaarden jij jouw idee deelt en wat de andere partij wel en niet met jouw vertrouwelijke informatie mag doen, en wat de gevolgen zijn als de andere partij die voorwaarden schendt.

Geheimhoudingsovereenkomst of Non Disclosure Agreement (NDA)

Meestal wil je je idee met anderen bespreken om na te gaan of iemand interesse heeft om jouw idee verder mee te helpen uitwerken, mee te financieren, of gewoon om er advies over te vragen. Maar natuurlijk wil je niet dat diegene met jouw idee gaat lopen… Daarom is het belangrijk om met diegene waarmee je spreekt een geheimhoudingsovereenkomst af te sluiten!

Een ander woord voor een geheimhoudingsovereenkomst is een NDA (Non Disclosure Agreement).  In zo’n overeenkomst leg je vast onder welke voorwaarden jij jouw idee deelt, wat de andere partij wel/niet met jouw vertrouwelijke informatie mag doen en wat de gevolgen zijn als de andere partij die voorwaarden schendt. Een NDA laat de partijen bijgevolg toe om vrijer te onderhandelen.

Welke soorten NDA’s zijn er? 

Een NDA kan op zich staan, maar kan ook een belangrijk onderdeel zijn van een overeenkomst om onderhandelingen op te starten, van een samenwerkingsovereenkomst …  

Een NDA kan verder eenzijdig of tweezijdig zijn:

• Bij de eenzijdige NDA hebben de partijen verschillende rollen: de ene partij is de verstrekker, de andere is de ontvanger van de informatie. Eén partij verklaart eenzijdig dat hij bepaalde informatie geheim zal houden. 
• Wanneer er tussen twee partijen onderhandeld wordt, zal er meestal sprake zijn van een tweezijdige NDA, waar beide partijen zowel verstrekker als ontvanger zijn. Dit zorgt vaak voor meer ruimte en een meer gebalanceerde situatie wanneer er informatie-uitwisseling is.

Waarom zou je een Non Disclosure Agreement (NDA) afsluiten? 

Eigenlijk is het afsluiten van een NDA altijd aangewezen wanneer je jouw idee met anderen wil bespreken om bijvoorbeeld na te gaan of iemand interesse heeft om jouw idee verder mee te helpen uitwerken, mee te financieren, of gewoon om er advies over te vragen. Enkel dan kan je informatie met een gerust hart delen.

Ook moet je er rekening mee houden dat voor sommige intellectuele eigendomsrechten nieuwheid een vereiste is, de informatie moet dus geheim blijven tot je de aanvraag gedaan hebt. Via de NDA wordt er op voorhand een akkoord gesloten tussen beide partijen waarin ze erkennen dat bepaalde info op het moment van ondertekening/uitwisseling een geheim karakter heeft, of omgekeerd, niet in het publiek domein zit. Dit is extra belangrijk in het kader van een eventuele octrooiname, want het publiek maken van bepaalde informatie zou impliceren dat octrooiname noch een black-box strategie mogelijk is. Een black-box strategie houdt de geheimhouding van bepaalde productprocessen of samenstellingen van producten in, zonder de opgebouwde know-how te octrooieren (wat een publicatie zou vereisen).

(Zie ook Ons patent boekje).

Wat moet een Non Disclosure Agreement (NDA) bevatten? 

De NDA kan allerhande soorten vertrouwelijke informatie (bv. O&O-info,  wetenschappelijke info, technologische aspecten, klantenlijsten, leverancierslijsten, financiële info, …) bevatten. In een NDA beschrijf je welke informatie geheim is, hoe deze informatie gemarkeerd/aangeduid wordt en wie gebonden is aan de NDA. De partijen creëren een verplichting om de vertrouwelijke informatie enkel te gebruiken voor een expliciet bepaald doel, bijvoorbeeld nagaan of het interessant is om al dan niet een samenwerking op te zetten, om advies in te winnen bij een expert …

De basis van de NDA is de omschrijving van dat doel. Een te ruime omschrijving van het doel kan rechtsonzekerheid creëren, daarom is het aan te raden het doel specifiek te omschrijven en mee te geven dat gestreefd wordt dit doel te behalen. Ook moet bepaald worden wie het eigendomsrecht heeft m.b.t. de uitgewisselde informatie (eventueel kan je werken met een beperkte licentie) en wat er gebeurt met de afgeleide informatie (wie eigenaar wordt van deze informatie). Ook is er is wederzijdse erkenning dat de ontvangende partij de info niet voor eigen gewin zal aanwenden. Vergeet ook niet de termijn bepalen hoelang info geheimgehouden moet worden, en wat er met de informatie gebeurt na afloop van de NDA. 

Belangrijk is ook om de NDA beperkt te houden (dit is zeker een aandachtspunt wanneer die op zichzelf staat), in die zin dat het nog steeds een NDA moet blijven en geen volwaardige samenwerkingsovereenkomst. Zorg er dus voor dat de partijen zich niet verplichten om daadwerkelijk een samenwerking of nadere overeenkomsten aan te gaan. Een NDA is niet bedoeld om zaken te doen die méér zijn dan onderhandelen of informatie uitwisselen op een veilige manier.

Eventueel kan je de NDA nog versterken met het nemen van een i-Depot, een notarieel document, een escrow …

Met wie sluit je een NDA?

Mogelijke partijen waarmee je een NDA sluit zijn O&O-partners, (potentiële) financiers, leveranciers, adviseurs … Bepaalde categorieën van personen zijn reeds gebonden door een beroepsgeheim of geheimhoudingsplicht (bijvoorbeeld alle VLAIO adviseurs zijn automatisch gebonden door de geheimhoudingsplicht) en is het dus niet nodig zo’n NDA af te sluiten.

Zijn er voorbeelden van NDA’s en kan ik deze zomaar gebruiken? 

Het is af te raden zomaar een modelcontract van NDA te gebruiken, dit kan je eerder zien als een eerste kennismaking met een mogelijke opbouw en inhoud van een dergelijk contract. Om de draagwijdte van elk van de clausules goed te kunnen inschatten en het nut en de toepasbaarheid ervan voor jouw project te kunnen nagaan, is het steeds raadzaam een beroep te doen op het deskundig advies van een jurist of advocaat met specialisatie in intellectuele eigendomsrechten. (In hoofdstuk 9 ‘Hulpkoks’ van Ons patent boekje vind je onder punt 5 en 6 meer informatie, alsook een case rond de gevaren bij het gebruik van standaard geheimhoudingsovereenkomsten.) Een modelcontract dat je als leidraad kan gebruiken vind je in Ons patent boekje van VLAIO (pagina 106). 

Ook via BOIP kan je online een NDA maken, gekoppeld aan jouw i-Depot. Het gaat om een gestandaardiseerde NDA waarin een aantal vaste gegevens ingevuld worden en die je na invulling en ondertekening kan uploaden bij jouw i-Depot. De kostprijs voor deze NDA is 15 euro. Zo ga je goed voorbereid de onderhandelingen in.

Het belang van een goed opgestelde NDA

Een NDA is een onderdeel van een brede geheimhoudingsstrategie ter bescherming van knowhow. Andere onderdelen zijn: i-DEPOT, escrow, laboratory note books, het merken van confidentiële documenten, het bijhouden van een logboek (ook digitaal), geheimhoudingsregelingen in het personeelsreglement ... Een NDA verschilt van bescherming door geregistreerde intellectuele eigendomsrechten doordat afschrikking en het professioneel karakter van de NDA veel belangrijker zijn dan het feit dat men later tegen een inbreuk kan optreden.