Mijn project werd goedgekeurd. Wat nu?

Projectduur

We voorzien in een langere opstartfase: binnen de 6 maanden na beslissing moeten de projecten opgestart zijn. Vanaf dan hebben projecten 24 maanden de tijd om hun idee onder begeleiding uit te werken. Binnen die 24 maanden kunnen de projecten 6 maanden voorzien om met bedrijven en/of kennisinstellingen innovatief aan de slag te gaan. Merken de projecten dat er nog meer werk verricht moet worden dan voorzien of dat er grotere budgetten nodig zijn, kunnen de projecten deze 24 maanden ook gebruiken om hun PIO-aanvraag voor te bereiden (het project stopt dan op het moment de PIO-aanvraag wordt ingediend). Indien een extra PIO-traject niet nodig is en er overgegaan kan worden tot aanbesteding, krijgen de project 6 maanden extra om deze procedure te doorlopen. De projecten die ervoor kiezen aan te besteden kunnen een beroep doen op de implementatiebonus van zodra de opdracht gegund is.

Rapportering en uitbetaling

De steun zal worden uitbetaald in 3 schijven:

  1. Een eerste schijf van 40% van het vast gedeelte kan schriftelijk (via een ondertekende schuldvordering) worden aangevraagd na de beslissing tot toekenning van de subsidie, op voorwaarde dat het project gestart is en de indiener - in geval er partners zijn – de samenwerkingsovereenkomst ingevuld en ondertekend bezorgd heeft. Vermeld in je schuldvordering zeker het dossiernummer, het rekeningnummer waarop de steun gestort mag worden en de schijf/het bedrag.
  2. Een tweede schijf van 30% van het vast gedeelte (of 60% in geval ervoor gekozen wordt een PIO-aanvraag in te dienen) + het variabele gedeelte - opnieuw via een schuldvordering – na 24 maanden en op voorwaarden dat de indiener een stand van zaken van het project bezorgd en kan bewijzen dat het innovatiegedeelte afgerond is of in het geval van een PIO-aanvraag moet de indiener een inhoudelijk en financieel eindrapport indienen samen met alle bewijsstukken van gerealiseerde ontvangsten en gemaakte kosten.
  3. Een derde schijf (saldo) van 30% van het vast gedeelte - ook via een schuldvordering – kan aangevraagd worden binnen de 6 maanden na afloop van het project. Een project eindigt wanneer de aanbesteding gegund is. De 3e schijf wordt uitbetaald op voorwaarde dat de indiener een inhoudelijk en financieel eindverslag indient en alle bewijsstukken van gerealiseerde ontvangsten en gemaakte kosten overmaakt. Het verschuldigde saldo zal pas uitbetaald worden na controle van het dossier. Indien het project is overgegaan tot implementatie, zal na controle ook de implementatiebonus uitbetaald worden.

Elke project zal moeten voorzien in een stuurgroep en een klankbordgroep.

De partners van het project, een vertegenwoordiger van VLAIO en/of een andere Vlaamse administratie en eventueel een vertegenwoordiger van een stakeholder uit het Smart City ecosysteem zullen deel uitmaken van de stuurgroep. De klankbordgroep is er voor geïnteresseerde Vlaamse lokale besturen, de Vlaamse Gemeenschapscommissie en de intercommunales die niet als partner werden opgenomen en dus ook geen steun krijgen binnen het project.

Volgstappen oproep 2018

Projectduur

De subsidie wordt maximaal toegekend voor een periode van 1 jaar. 

De subsidieperiode, de periode waarin subsidieerbare kosten gemaakt kunnen worden, kan ten vroegste van start gaan vanaf de dag van indiening. De projecten zelf moeten ten laatste binnen de 3 maanden na de beslissing tot subsidiëring van start gaan.

Rapportering en uitbetaling

De steun zal worden uitbetaald in 2 schijven.

Een eerste schijf van 60% kan schriftelijk worden aangevraagd na de beslissing tot toekenning van de subsidie en op voorwaarde dat de indiener verklaart dat het project is gestart.

Een tweede schijf van 40% kan schriftelijk worden aangevraagd binnen de 6 maanden na afloop van het project en op voorwaarde dat de indiener een eindverslag (inclusief de business case) indient en alle bewijsstukken van gerealiseerde ontvangsten en gemaakte kosten overmaakt. Het dossier wordt op dit moment ook overgemaakt aan de dienst Inspectie van het Agentschap Innoveren & Ondernemen ter controle. 

Ondersteuning

Ook tijdens de uitvoering van je project, kan je rekenen op de ondersteuning van het agentschap. Onze partner imec zal de inhoudelijke ondersteuning voor zijn rekening nemen, het agentschap zal zorgen voor een goede afhandeling van de dossiers en zal de verschillende projecten verenigen in een overlegplatform zodat kennis en ervaringen uitgewisseld kunnen worden. Na afloop van de projecten zal het agentschap ook de verspreiding van de resultaten coördineren.

Contact

Adres
Agentschap Innoveren & Ondernemen

Koning Albert II-laan 35 bus 12
1030 Brussel
België

Telefoon
E-mail