Indienen van je aanvraag 

Voor het opstellen van de aanvraag is er een aanvraagtemplate beschikbaar. Het gebruik van deze template wordt aanbevolen, maar is niet verplicht. Het respecteren van de structuur (te leveren info, te beantwoorden deelvragen en de volgorde van de hoofdstukken) wel. Je maakt de aanvraag in het Nederlands op. 

Voorafgaandelijke feedback van PIO

Wil je je pril idee voor innovatie eens voorleggen aan PIO voor je je aanvraag uitwerkt? Of wil je een draft van aanvraagdocument al eens bespreken met PIO voor je het indient? Laat het ons weten via pio@vlaio.be.

Digitaal indienen via platform 

Je dient de aanvraag in via het VLAIO-onlineportaal (bereikbaar via de roze knop in het menu). Op het platform word je gevraagd een aantal gegevens in te vullen. Daarnaast zal je ook de pdf-versie van je uitgewerkte aanvraag kunnen uploaden. De rechtsgeldige vertegenwoordiger (of de mandaathouder van de rechtsgeldig vertegenwoordiger) van de hoofdaanvrager en eventuele partner(s) ondertekent de aanvraag online met zijn/haar eID. Pas dan is het project finaal ingediend. Nadien zijn geen wijzigingen meer mogelijk. Als je aanvraag correct ingediend en goed ontvangen is, ontvang je een automatisch bericht via mail.

Deadline 9 oktober 2025 (12u)

De eerstvolgende deadline voor de indiening van de projectvoorstellen is 9 oktober 2025 (12u). Je hoeft de deadline niet af te wachten. Van zodra je projectvoorstel volledig klaar is, kan je het opladen en indienen. 

De deadlines voor de indiening van projectvoorstellen voor 2026 zijn 12 maart 2026 (12u) voor de PIO-oproep voorjaar 2026 en 15 oktober 2026 (12u) voor de PIO-oproep najaar 2026. 

Ontvankelijkheid en evaluatie

Na tijdige indiening van je aanvraag gaan we in een eerste stap na: 

• of jouw organisatie een Vlaamse aanbestedende overheid is;
• of het project en de beoogde overheidsopdracht passen binnen de taken van ‘algemeen belang’ van jouw publieke organisatie;
• of jouw aanvraag voldoende informatie bevat om beoordeling toe te laten.

Als het antwoord op één van de vragen negatief is, krijgt het ingediende project een negatief advies en volgt er geen beoordeling van de andere criteria.

Mondelinge toelichting 

Als de aanvraag aan bovenstaande drie voorwaarden voldoet, zullen we je uitnodigen om jouw project mondeling (online) toe te lichten aan de innovatie-adviseurs van VLAIO die jouw aanvraag zullen evalueren. De data voor de mondelinge toelichting (online) zijn 12, 13 en 14 november 2025. Graag deze data alvast vrijhouden.

Evaluatie van je aanvraag 

Voor de tweede stap van de evaluatie baseren de VLAIO innovatie-adviseurs zich op de ingediende schriftelijke projectaanvraag en de mondelinge toelichting. Ze hanteren hierbij de volgende evaluatiecriteria.

1. Kwaliteit van de behoeftebepaling
2. Kwaliteit van de preliminaire marktverkenning
3. Inschatting van het innovatief karakter
4. Inschatting van de potentiële meerwaarde en impact
5. Inzet en engagement

De VLAIO innovatie-adviseurs zullen voor elk van de vijf criteria hun oordeel schriftelijk motiveren aan de hand van volgende vragen: 

1. Kwaliteit van de behoeftebepaling
   1. Hebben de aanvragers de behoefte en de beoogde oplossing voldoende concreet beschreven?
   2. Hebben ze de behoefte al afgetoetst met eindgebruikers en/of andere stakeholders?
2. Kwaliteit van de preliminaire marktverkenning
   1. Hoe grondig hebben de aanvragers de markt (al) verkend?
   2. Hoe kwalitatief is hun (voorlopige) state-of-the-art?
3. Inschatting van het innovatief karakter
   1. Hebben de aanvragers een correcte inschatting gemaakt van het innovatieve karakter en de complexiteit van het project?
   2. Is er nog onderzoek, ontwikkeling of innovatie nodig?
   3. Is er een proef- of pilootproject nodig?
   4. Is de oplossing niet ‘off-the-shelf’ beschikbaar?
4. Inschatting van de potentiële meerwaarde en impact
   1. Hebben de aanvragers (al) inzicht in de kosten en baten van het project, en de mogelijke businesscase die hieruit voortvloeit?
   2. Wat is de meerwaarde voor de aankopende organisatie of voor de publieke sector in Vlaanderen bij uitbreiding?
   3. Sluit het project aan bij de beleidsdoelstellingen van de organisatie of het domein?
   4. Kan de ontwikkeling of aankoop van deze innovatieve oplossing een dynamiek op gang brengen in de betreffende (private en publieke) sector
   5. Welke risico’s kunnen de businesscase negatief beïnvloeden?
5. Inzet en engagement
   1. Zetten de aanvragers voldoende menskracht en expertise in om het project te trekken?
   2. Is de projectplanning realistisch?
   3. Is het financieel engagement overtuigend?

Als het antwoord op één van de vijf criteria vragen onvoldoende is, krijgt het ingediende project een negatief advies en formuleren de VLAIO-adviseurs in het advies eventueel suggesties voor verbetering. 

Je ontvangt het resultaat van de evaluatie ongeveer 3 weken na de mondelinge toelichting.

Wat gebeurt er na de goedkeuring van je projectaanvraag?