De diverse programmahandleidingen schrijven de standaardmethodes voor om personeelskosten te berekenen en te rapporteren.

Voor bepaalde programma’s is dat aantal methodes uit vereenvoudigingsoverwegingen ingeperkt voor projectpartners die onder het Vlaamse controlesysteem vallen. Zij dienen in dat geval gebruik te maken van een verplichte methode die apart wordt vermeld in de respectievelijke programmahandleiding of fact sheets. Opgelet: om diverse redenen kan het in deze programma’s gebeuren dat een projectuitvoerder niet in Vlaanderen gevestigd is, maar wel onder het Vlaamse controlesysteem valt. Ook in dat geval blijven onverminderd de Vlaams voorgeschreven berekening- en rapporteringsregels gelden.

Personeelskosten Interreg 2014 - 2020

De methode van het standaarduurtarief, toegepast in Interreg 2014 – 2020, wordt toegelicht in het document ‘Richtlijnen personeelskosten’.

Personeelskosten Interreg 2021 - 2027

In Interreg VI (2021 – 2027) werken een aantal programma’s nog steeds met het standaarduurtarief dat in de periode 2014-2020 al in gebruik was. Het gaat hier om de programma’s Interreg Vlaanderen-Nederland en Interreg France-Wallonie-Vlaanderen.

Interreg Maas-Rijn hanteert een eigen systeem. Je vindt meer info over het systeem via deze link.

Andere programma’s kozen er echter voor om in de nieuwe programmaperiode te werken met een standaardmaandtarief. Het gaat om Interreg Noordzee, Interreg Noordwest-Europa, Interreg Europe en Urbact. Projectuitvoerders uit Vlaanderen of België die binnen deze programma’s onder het controlesysteem van de Vlaamse overheid vallen, kunnen doorgaans enkel opteren voor deze methode.

In deze programma’s kan je als Vlaamse projectpartner enkel nog personeel inzetten op het project volgens een gestandaardiseerde berekening van het maandloon en een vast tewerkstellingspercentage. Om de personeelskost te berekenen voer je volgende stappen uit:

1. Je maakt per personeelslid een zogenaamde ‘mission letter’ of ‘task assignment letter’ op waarin je het percentage opneemt dat het personeelslid voor het project werkt, alsook een beschrijving van de taken en verantwoordelijkheden van het personeelslid met betrekking tot het project. Voor de mission letter stellen sommige Interregprogramma’s een eigen sjabloon ter beschikking. Neem hiervoor zeker een kijkje op de programmawebsite. Indien het personeelslid ook voor andere EU-projecten personeelskosten indient, vermeld je hier eveneens per project voor hoeveel procent het personeelslid bij deze projecten betrokken is.
2. Je gebuikt het BRUTO maandsalaris, zoals vermeld op de loonbrief van het betrokken personeelslid, en je vermenigvuldigt dit met de factor 1,7. Zo bekom je de gestandaardiseerde totale bruto maandelijkse kost voor dit personeelslid voor die maand.
3. Tenslotte pas je hierop het percentage toe dat het personeelslid voor het project in kwestie werkt. Dit zijn de subsidiabele personeelskosten voor het personeelslid voor die maand.

Twijfel je welke methodiek je dient te volgen voor het registreren en indienen van personeelskosten? Kijk dan het programmareglement na van jouw Interreg-programma.