Financiële controle
Onderstaande informatie is enkel van toepassing op transnationale en interregionale programma’s.
De projectuitgaven in het kader van een Interreg-project worden systematisch en periodiek gecontroleerd op meerdere manieren: bij de indiening van periodieke voortgangsrapporten bij het Interreg-secretariaat, bij jaarlijkse steekproeven door de Auditautoriteit van een programma, bij occasionele controles door Europa zelf...
De controle van uitgaven in het kader van periodieke voortgangsrapporten gebeurt doorgaans door één vaste instantie die daartoe aangewezen is door een individueel Interreg-programma of VLAIO.
In het kader van de transnationale en interregionale programma’s gebeurt die controle door een pool van dienstverleners die door VLAIO geaccrediteerd zijn na een open offertevraag van diensten. Vlaamse projectuitvoerders én projectuitvoerders die niet in Vlaanderen gevestigd zijn maar onder het Vlaams controlesysteem zouden vallen, dienen één van deze geaccrediteerde dienstverleners te kiezen.
VLAIO stuurt deze dienstverleners aan en organiseert regelmatig overleg met hen over de algemene uitvoering van hun opdracht en de kwaliteit ervan, regelgeving, interpretatiekwesties, …
Hieronder staat de prijslijst vanaf 25 mei 2023 en de contactgegevens van de dienstverleners waaruit gekozen kan worden.
De onderliggende aanbestedingsdocumenten voor Interreg VI zijn op enot.publicprocurement.be beschikbaar of op eenvoudig verzoek te verkrijgen door een mail te sturen naar interreg@vlaio.be.
Prijslijst vanaf 25 mei 2023
Categorie 1: Projectpartner in Interreg NS/NWE/IE/Urbact met een regulier kostenplan voor een controle ter plaatse (in euro)
| Totaal excl. btw | Totaal incl. btw | |
|---|---|---|
| Callens-Vandelanotte Bedrijfsrevisoren cvba | 1.975,00 | 2.389,75 |
| Deloitte Consulting and Advisory cvba | 2.610,00 | 3.158,10 |
| EY Bedrijfsrevisoren bv | 3.640,00 | 4.404,40 |
| RSM InterAudit bv | 1.190,00 | 1.439,90 |
Categorie 2: Projectpartner in Interreg NS/NWE/IE/Urbact met een regulier kostenplan voor een on desk controle met sampling methode (in euro)
| Totaal excl. btw | Totaal incl. btw | |
|---|---|---|
| Callens-Vandelanotte Bedrijfsrevisoren cvba | 1.500,00 | 1.815,00 |
| Deloitte Consulting and Advisory cvba | 1.392,00 | 1.684,32 |
| EY Bedrijfsrevisoren bv | 2.675,00 | 3.236,75 |
| RSM InterAudit bv | 810,00 | 980,10 |
Categorie 3: Projectpartner in Interreg NS/NWE/IE/Urbact met een regulier kostenplan voor een on desk controle met volledige (100%) controle (in euro)
| Totaal excl. btw | Totaal incl. btw | |
|---|---|---|
| Callens-Vandelanotte Bedrijfsrevisoren cvba | 1.875,00 | 2.268,750 |
| Deloitte Consulting and Advisory cvba | 1.914,00 | 2.315,94 |
| EY Bedrijfsrevisoren bv | 3.200,00 | 3.872,00 |
| RSM InterAudit bv | 1.000,00 | 1.210,00 |
Categorie 4: Projectpartner in Interreg NS/NWE/IE/Urbact met een kostenplan 40% forfait (in euro)
| Totaal excl. btw | Totaal incl. btw | |
|---|---|---|
| Callens-Vandelanotte Bedrijfsrevisoren cvba | 900,00 | 1.089,00 |
| Deloitte Consulting and Advisory cvba | 812,00 | 982,52 |
| EY Bedrijfsrevisoren bv | 2.235,00 | 2.704,35 |
| RSM InterAudit bv | 525,00 | 635,25 |
Contacten dienstverleners
Callens-Vandelanotte Bedrijfsrevisoren
Jan Van Brabant
jan.vanbrabant@callens.be
T: +32 3 316 22 35
Kris Igodt
kris.igodt@vdl.be
T: +32 475 43 52 54
RSM Interaudit cvba
Karine Morris
k.morris@rsmbelgium.be
T: +32 2 725 50 04
Deloitte Consulting and Advisory cvba
Jan Van Looveren
jvanlooveren@deloitte.com
T: +32 478 63 79 29
Stefaan Buelens
sbuelens@deloitte.com
T: +32 498 52 59 36
EY Bedrijfsrevisoren bv
Specifieke mailbox:
ey.flc.interreg@be.ey.com
Ömer Turna
T: +32 497 59 70 08
Jurgen Weytjens
T: +32 472 84 65 71
Lydia Ruelens
T: +32 0471 13 90 88
Hoe werkt het?
Waarover gaat het?
VLAIO stelde 4 dienstverleners aan die onder aansturing van VLAIO instaan voor het uitvoeren van eerstelijnscontroles in welbepaalde programma’s.
Het gaat om de volgende programma’s:
- Transnationale programma’s
- Interreg VIB Noordzee
- Interreg VIB Noordwest Europa
- Interregionale programma’s
- Interreg VI Europe
- Interreg IV Urbact
- Andere Interreg programma’s
Programma’s waarin Vlaanderen niet rechtstreeks als lidstaat betrokken is bij het beheer van een programma, maar ad hoc een eerstelijnscontroleur aangesteld dient te worden door/voor een Vlaamse projectuitvoerder (bijv. Interreg VIB Baltic Sea Region, Interreg VIB Central Europe…)
Het juridisch kader
VLAIO sloot een multilaterale raamovereenkomst met deze 4 dienstverleners:
- Callens-Vandelanotte Bedrijfsrevisoren cvba
- Deloitte Consulting and Advisory cvba
- EY Bedrijfsrevisoren bv
- RSM InterAudit bv
VLAIO organiseerde hiertoe een open offertevraag van diensten met bekendmaking in het Bulletin der Aanbestedingen (BDA nummer: 2023-504840) en in het Europees Publicatieblad (publicatienummer 2023/S 043-125811).
De opdracht betrof een opdracht tegen prijslijst waarbij 4 soorten prijzen opgegeven moesten worden.
De 4 prijscategorieën
|
Categorie 1 |
Prijs per uitgevoerde eerstelijnscontrole voor:
|
|
Categorie 2 |
Prijs per uitgevoerde eerstelijnscontrole voor:
|
|
Categorie 3 |
Prijs per uitgevoerde eerstelijnscontrole voor:
|
|
Categorie 4 |
Prijs per uitgevoerde eerstelijnscontrole voor:
|
Hoe de kosten voor FLC inschatten?
Het type kostenplan en in bepaalde gevallen ook de gebeurlijke bevindingen n.a.v. een controle, bepalen onder welke categorie je als projectpartner valt voor een controle. De prijs is vastgelegd per controle. Het aantal voorziene rapportages (en dus declaraties/kostenclaims) over de projectperiode is dan te vermenigvuldigen met de toepasselijke Categorie of Categorieën.
Indien er sprake is van een kostenplan met daarin een forfait opgenomen van 40% voor alle overige kosten op personeelskosten, dan zal Cat. 4 de toepasselijke categorie zijn voor de uit te voeren controles.
Indien er in het kostenplan sprake is van een fysieke investering in apparatuur/uitrusting of infrastructuur, zal er minstens (en normaliter ook maximaal) 1 controle ter plaatse gebeuren, i.e. Cat. 1, en zal deze categorie zeker 1 maal voorkomen. De andere controles zullen dan gebeuren op basis van Cat. 2 of Cat. 3.
Waarom het onderscheid tussen Categorie 2 en Categorie 3? Ingevolge de systematiek van risico gebaseerde management verificaties is voor partners met een regulier kostenplan een onderscheid gemaakt op die basis tussen Categorie 2 (prijs gebaseerd op toepassing sampling methode) en Categorie 3 (prijs gebaseerd op volledige - 100% - controle). Tijdens de uitvoering van de controles, conform de geldende programmaregels, kan de sample van gecontroleerde kosten mogelijk uitgebreid worden tot een 100% controle ingevolge vastgestelde fouten. Daarom kan vooraf niet altijd besloten worden welke prijscategorie uiteindelijk van toepassing is (Categorie 2 dan wel Categorie 3) voor de betreffende controle. Om zeker te zijn dat er altijd voldoende budget beschikbaar is bij de besteller voor de uitvoering van de vereiste controles, wordt sterk aangeraden aan de besteller om – ingeval een regulier kostenplan van toepassing is – steeds te budgetteren op basis van Categorie 3 (100% controle). De dienstverlener zal de correcte prijscategorie aanrekenen die van toepassing is op basis van het resultaat van de uitkomst van de betreffende controle. Merk op dat dit niet van toepassing is voor categorie 1 (controle ter plaatse) en Categorie 4 (kostenplan met 40% forfait).
Voor Interreg programma’s die niet op deze lijst vermeld worden, maar voor dewelke hoogst uitzonderlijk de eerstelijnscontrole van een project verzekerd zou dienen te worden, zal – in functie van de rol van een besteller en het te controleren projectvolume - teruggevallen worden op dezelfde prijslijst.
De raamovereenkomst van VLAIO fungeert als opdrachtencentrale ten behoeve van Vlaamse deelnemers in de bovenvermelde programma’s. Hierdoor kunnen zij rechtstreeks bestellingen plaatsen in het kader van deze opdracht bij de lijst aan geaccrediteerde dienstverleners.
Selectie door het VLAIO als dienstverlener biedt garanties dat het kantoor over de nodige kwaliteiten en infrastructuur beschikt om eerstelijnscontroles uit te voeren en dit eveneens tegen een economisch voordelige prijs.
Hoe een dienstverlener kiezen?
Bestellers in de programma’s kiezen een dienstverlener op basis van de catalogus met bijhorende prijslijst.
In deze catalogus geven de geselecteerde dienstverleners een beschrijving van hun auditteam, dienstverlening en prijs volgens een vast model. Er worden bijkomend geen geïndividualiseerde offertes opgesteld.
Bestellers zullen op basis van deze catalogus en prijslijst een dienstverlener kiezen en rechtstreeks contact met hem of haar opnemen voor de plaatsing van de bestelling.
Voor het overige zijn geen verdere stappen of documentatie inzake aanbesteding vereist voor de besteller. Als spoor voor hun bestelling kunnen bestellers zich inspireren op het voorbeelddocument in bijlage mochten zij dit wensen.
De keuze van een dienstverlener geldt in principe voor de gehele duur van een project (ook indien project langer zou lopen dan de looptijd van het raamcontract).
Bestellers bij programma’s Interreg Noordwest-Europa, Interreg Europe en Urbact melden hun keuze aan de relevante programmaverantwoordelijke bij VLAIO. Zij koppelen de eerstelijnscontroleur aan een besteller in de online systemen van de respectieve Interreg programma’s.
Bij Interreg Noordzee selecteert de besteller een dienstverlener uit de lijst zoals beschikbaar in het e-managementsysteem van dat programma.
Hoe werkt het voor de rest?
De catalogus met aanbod van prijzen en dienstverlening wordt minimaal jaarlijks geactualiseerd.
De betaling van de dienstverleners voor de door hen geleverde diensten verloopt rechtstreeks tussen de besteller en de gekozen dienstverlener. De kost voor eerstelijnscontrole vormt een subsidiabele kost en kan door de besteller mee in haar/zijn projectbudget verrekend worden.
Het VLAIO stuurt de dienstverleners aan en organiseert regelmatig onderling overleg in verband met de algemene uitvoering van hun opdracht en de kwaliteit ervan, regelgeving, interpretatiekwesties…
Tot en met 24 mei 2027 kunnen bestellingen voor een Interreg VI eerstelijnscontroleopdracht geplaatst worden bij deze pool dienstverleners.
Voorbeeld bestelling
BETREFT: bestelling diensten eerstelijnscontrole in het kader van Interreg 2021-2027
Projectnaam en -acroniem: (…)
Programma: (…)
Rol van de organisatie in het project: (…)
Op basis van de raamovereenkomst en bijhorende prijslijst (referentie BDA: 2023-504840 en EP 2023/S 043-125811) ingesteld door VLAIO wordt de volgende dienstverlener en prijscategorie geselecteerd: (…)
De bepalingen uit het onderliggende bestek werken rechtstreeks door op overeenkomsten voortspruitende uit de raamovereenkomst.
Opgemaakt te … (plaats), op … (datum),
(naam & handtekening)