Vrijstelling doorstorting bedrijfsvoorheffing voor onderzoekers

De vrijstelling kan aangevraagd worden door:

• Je stelt als onderneming onderzoekers tewerk in een onderzoeks- of ontwikkelingsproject of -programma, op voorwaarde dat de onderzoekers een erkend master- en/of doctordiploma hebben in een bepaald studiegebied (zie verder).
  Van het diplomaniveau kan je afwijken in volgende gevallen:
  • Je voldoet aan de definitie van 'Young Innovative Company' (definitie zie verder): dan kan je het fiscaal voordeel naast op de onderzoekers met de kwalificerende diploma's ook toepassen op het technisch/ondersteunend personeel (administratieve en commerciële functies zijn uitgesloten).
  • Je werkt als onderneming samen met een universiteit of erkende onderzoeksorganisatie in een samenwerkingsovereenkomst: dan kan je de vrijstelling ook toepassen voor O&O-personeel (dat tewerkgesteld is in het samenwerkingsverband bij jouw onderneming), dat niet over het vereiste diploma beschikt, maar deze kennis door ervaring heeft opgebouwd. Dit personeel moet wel minstens een bachelordiploma hebben. 
• Pas je als onderneming de vrijstelling van 80% toe voor onderzoekers die tewerkgesteld zijn in een onderzoeks- of ontwikkelingsproject of -programma met een erkend doctor- of masterdiploma? Dan kan je ook een vrijstelling bekomen voor onderzoekers met een bepaald bachelordiploma. Hier gelden wel beperkingen op.
• Ook als universiteit, hogeschool, fonds voor wetenschappelijk onderzoek en erkende wetenschappelijke instelling kan je deze vrijstelling krijgen.

Young Innovative Company (YIC) 

Je onderneming wordt beschouwd als een 'Young Innovative Company' als je voldoet aan al deze voorwaarden:

• Je voert onderzoeksprojecten uit.
• Je onderneming bestaat minder dan 10 jaar op 1 januari van het jaar waarin je de vrijstelling toepast.
• Je onderneming is niet opgericht als gevolg van een fusie, herstructurering, uitbreiding van een bestaande activiteit of overname van een bestaande activiteit.
• Je uitgaven voor onderzoek en ontwikkeling bedragen minstens 15% van de totale kosten van het vorige belastbare tijdperk.
• Je voldoet aan de definitie van een kleine vennootschap (zie verder).

Voldoe je op het einde van een belastbaar tijdperk niet langer aan deze voorwaarden? Dan mag je de vrijstelling niet meer toepassen op de lonen die vanaf de daaropvolgende maand worden uitbetaald.

Definitie kleine vennootschap

Voor een Young Innovative Company geldt de volgende definitie van kleine vennootschap. Je mag voor het laatst afgesloten boekjaar niet meer dan één van deze drempels overschrijden:

• jaargemiddeld personeelsbestand: 50 werknemers;
• jaaromzet exclusief btw: € 7.300.000;
• balanstotaal: € 3.650.000.

Heeft je onderneming gemiddeld meer dan 100 werknemers? Dan wordt ze niet langer beschouwd als een kleine vennootschap.

Voor de vrijstelling die geldt voor bepaalde bachelordiploma's wordt de algemene fiscale definitie van een kleine vennootschap gebruikt op basis van de criteria opgenomen in artikel 1:24, §§ 1 tot 6, van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen. Dit betekent dat je voor het laatst afgesloten boekjaar, maximaal één van de volgende drempels mag overschrijden:

• jaargemiddeld personeelsbestand: 50 werknemers;
• jaaromzet exclusief btw: € 11.250.000;
• balanstotaal: € 6.000.000.

Overschrijd je meer dan één grens (of niet langer), dan verandert je statuut pas als dat twee boekjaren na elkaar gebeurt. De nieuwe situatie geldt dan vanaf het volgende boekjaar.

Werk je met verbonden vennootschappen, dan moet je de cijfers samen bekijken. De omzetcijfers en het balanstotaal bereken je geconsolideerd. Voor het personeelsbestand tel je het gemiddeld aantal werknemers op dat jaarlijks door elk de verbonden vennootschappen wordt tewerkgesteld. Maak je geen officiële consolidatie op, dan kan je werken met een alternatieve consolidatie waarbij je de drempels met 20% verhoogt.

Start je net met je onderneming en beschik je nog niet over deze cijfers? Dan schat je de criteria bij het begin van het boekjaar te goeder trouw in.

Meer informatie over deze definitie vind je op de VLAIO-pagina Kmo-definitie? Verschil Europese en fiscale definitie > Fiscale definitie.

Masterdiploma's Vlaamse Gemeenschap

Je kan het fiscaal voordeel enkel toepassen voor werknemers met een doctor- of masterdiploma in de volgende studiegebieden:

• Kennisgebied wetenschappen;
• Kennisgebied toegepaste wetenschappen en ingenieurswetenschappen;
• Kennisgebied landbouw- en toegepaste biologische wetenschappen;
• Kennisgebied geneeskunde, farmaceutische en biomedische wetenschappen;
• Kennisgebied diergeneeskunde;
• farmaceutische wetenschappen.

Bachelordiploma's Vlaamse Gemeenschap:

• Academische bachelors: het diploma moet wel behoren tot dezelfde studiegebieden als de erkende masterdiploma's, of daaraan gelijkwaardig zijn.
• Professionele bachelordiploma's:
  • biotechniek;
  • gezondheidszorg - paramedisch;
  • Industriële wetenschappen en technologie;
  • informatica;
  • nautische wetenschappen.

Je kan de lijst met kwalificerende bachelor- en masteropleidingen in detail downloaden op Aanmeldingen Fiscaliteit > Bedrijfsvoorheffing O&O > Bedrijfsvoorheffing O&O - Diploma's (art. 275³ § 2, 1° en 2°) > Beschikbare lijsten.

Je kan hierover ook advies vragen aan BELSPO, zie Bedrijfsvoorheffing O&O - Diploma's (art. 275³ § 2, 1° en 2°) > Adviesvraag diploma’s.

Je kan deze vrijstelling enkel krijgen voor onderzoekers die werken aan 'onderzoeks- of ontwikkelingsprojecten of -programma's. Dit zijn projecten of programma's' die volgend doel hebben:

• fundamenteel onderzoek: experimentele of theoretische activiteiten die voornamelijk worden verricht om nieuwe kennis te verwerven over de fundamentele aspecten van verschijnselen en waarneembare feiten, zonder dat hiermee een rechtstreekse praktische toepassing of gebruik wordt beoogd;
• industrieel onderzoek: planmatig of kritisch onderzoek dat is gericht op het opdoen van nieuwe kennis en vaardigheden met het oog op de ontwikkeling van nieuwe producten, procedés of diensten, of om bestaande producten, procedés of diensten aanmerkelijk te verbeteren. Het omvat de vervaardiging van onderdelen van complexe systemen, die noodzakelijk is voor industrieel onderzoek, met name voor de validering van generale technologieën, met uitzondering van prototypes;
• experimentele ontwikkeling: het verwerven, combineren, vormgeven en gebruiken van bestaande wetenschappelijke, technische, zakelijke en andere kennis en vaardigheden voor plannen, schema's of ontwerpen van nieuwe, gewijzigde of verbeterde producten, procedés of diensten. Hieronder kan ook de conceptuele formulering en het ontwerp van alternatieve producten, procedés of diensten worden verstaan en het vastleggen van informatie daarover. Deze activiteiten kunnen ook het maken van ontwerpen, tekeningen, plannen en andere documentatie omvatten, mits zij niet voor commercieel gebruik zijn bestemd.

Ook de ontwikkeling van commercieel bruikbare prototypes en proefprojecten kan als experimentele ontwikkeling worden beschouwd. Dat is het geval wanneer het prototype uiteindelijk het commerciële eindproduct wordt en de productie ervan te duur is om uitsluitend voor testen of demonstraties te gebruiken.

Gewone aanpassingen of verbeteringen aan bestaande producten, productielijnen, productieprocessen of diensten vallen niet onder experimentele ontwikkeling. Dat geldt ook als die wijzigingen leiden tot een verbetering van het bestaande aanbod.

Je leest best de Richtlijnen 2025 om meer inzicht te krijgen in deze definities.

Bij dit fiscaal voordeel moet je 80% van de bedrijfsvoorheffing op het loon van bepaalde onderzoekers niet doorstorten aan de fiscus. Sinds 1 januari 2018 geldt er ook een vrijstelling voor een aantal bachelordiploma's, maar in beperktere vorm:

^* Hier moet je voldoen aan de fiscale definitie van een kleine vennootschap ((zie hoger).

^**De vrijstelling is sinds 2020 opgetrokken van 40% tot 80% (evenwel beperkt tot 25% of 50% van het totale bedrag van de vrijstelling die je toepast voor onderzoekers met een master- of doctordiploma).

Je kan deze vrijstelling alleen toepassen op de lonen van onderzoekers die bij jou in dienst zijn. Werk je samen met zelfstandige onderzoekers of zijn je onderzoekers actief als zelfstandig bedrijfsleider? Dan kom je voor hun vergoedingen niet in aanmerking voor deze vrijstelling.

Aanmelding van de O&O-activiteiten verplicht

Voor je de vrijstelling kan toepassen, moet je het onderzoeks- of ontwikkelingsproject of -programma digitaal aanmelden. Dat doe je via Aanmeldingen Fiscaliteit > Bedrijfsvoorheffing O&O en vervolgens te klikken op fiscrd.belspo.be/login.asp?lang=nl.

Bij de aanmelding bezorg je onder meer de volgende informatie:

• de gegevens van je onderneming die de bedrijfsvoorheffing verschuldigd is;
• een beschrijving van het project of programma waaruit blijkt dat het gaat om fundamenteel onderzoek, industrieel onderzoek of experimentele ontwikkeling;
• de verwachte startdatum en voorziene einddatum van het project of programma.

Nog enkele belangrijke aandachtspunten voor de aanmelding: 

• Eén geldige aanmelding vóór de start van het project of programma volstaat. De aanmelding moet wel alle wettelijk verplichte gegevens bevatten.
• Dien geen project in dat grotendeels een kopie is van een eerder aangemeld project of programma. Aanmeldingen met slechts beperkte inhoudelijke  wijzigingen worden als een herhaling beschouwd en komen niet in aanmerking.
• Geef je project of programma een duidelijke en betekenisvolle titel. Op basis van die titel moet duidelijk zijn waarover het project of programma gaat.
• Je hoeft een lopend project of programma niet elk jaar opnieuw aan te melden. Je kan wel bepaalde gegevens aanpassen, zoals de voorziene einddatum.
• Meld je een programma aan dat uit meerdere projecten bestaat? Dan gebruik je als startdatum de verwachte startdatum van het eerste project en als einddatum de voorziene einddatum van het project dat het laatst afloopt.
• Maakt een project deel uit van een aangemeld programma, dan moet je dat kunnen aantonen bij een fiscale controle. Daarom hou je best een overzicht bij van alle projecten die deel uitmaken van het programma.

De aanmelding is een verplichte stap voordat je de vrijstelling mag toepassen. De registratie betekent echter niet dat je automatisch recht hebt op de vrijstelling. Je blijft zelf verantwoordelijk voor de juistheid van de informatie die je registreert. De FOD Financiën controleert achteraf of je de vrijstelling correct hebt toegepast.

Je moet bovendien kunnen aantonen dat de aanmelding tijdig gebeurde. Omdat controles vaak pas later plaatsvinden, bewaar je best bewijsstukken van elke wijziging aan een dossier, bijvoorbeeld via schermafdrukken van de situatie vóór en na de wijziging.

Bekijk vooraf de Richtlijnen 2025 op de website van BELSPO.

Op de website van BELSPO vind je ook een handleiding bij de aanmelding (klik op fiscrd.belspo.be/login.asp?lang=nl > onderaan het scherm vind je de handleiding).

Als non-profit onderzoeksorganisatie ben je vrijgesteld van deze aanmeldingsplicht.

Facultatief advies van BELSPO

Wil je vooraf zekerheid over de toepassing van de vrijstelling? Dan kan je aan BELSPO een bindend advies vragen over de aard van je onderzoeks- of ontwikkelingsproject of -programma of over de in aanmerking komende diploma’s anderzijds.

Brengt BELSPO een advies uit, dan is dat bindend voor zowel jouw onderneming als voor de FOD Financiën. Zo krijg je meer rechtszekerheid over de toepassing van de vrijstelling voor je O&O-activiteiten.

Opgelet! Het advies geldt enkel gedurende de periode die in het advies vermeld staat. Staat er geen geldigheidsperiode in het advies, dan blijft het geldig gedurende de werkelijke looptijd van het aangemelde project of programma. Die werkelijke looptijd kan verschillen van de geschatte begin- en einddatum die je bij de aanmelding hebt opgegeven.

Bekijk ook hiervoor de Richtlijnen 2025 op de website van BELSPO.

Wil je op de hoogte blijven van wijzigingen van deze maatregel en andere maatregelen in de Subsidiedatabank? Dat kan via de gratis 'Nieuwsbrief van de Subsidiedatabank'.