Oprichting van een prospectiekantoor: subsidie van FIT

Je komt in aanmerking voor deze steunmaatregel als je een kmo bent met een exploitatiezetel in het Vlaamse Gewest, en beantwoordt aan de volgende definitie: 

Je kan deze subsidie ook aanvragen als wat grotere onderneming met een exploitatiezetel in het Vlaamse Gewest én sterke verankering in Vlaanderen, als aan volgende voorwaarden wordt voldaan op geconsolideerde basis:

Ook als vzw met economische activiteit, ondernemersorganisatie en (gemengde) kamer van koophandel die niet in aanmerking komen voor een structurele financiering bij FIT, kom je in aanmerking voor deze maatregel.

Je komt niet in aanmerking als:

• je niet in orde bent met de sociale en fiscale wetgeving;
• je geen Belgisch ondernemingsnummer hebt (uitgezonderd de gemengde kamers van koophandel in het buitenland);
• je eerdere verbintenissen tegenover FIT niet bent nagekomen.

Prospectiekantoor

Bepaalde markten vereisen een permanente aanwezigheid met een prospectiekantoor, zodat je voeling hebt met de veranderende noden van het land en de lokale klanten.  

Deze initiatieven worden echter uitgesloten: 

• de oprichting van een productie-eenheid;
• een verkoop in de kleinhandel;
• contractuele relaties met buitenlandse agenten/verdelers. 

Belangrijke voorwaarden

• De goederen en/of diensten waarvoor het prospectiekantoor wordt opgericht, creëren bij de productie, verwerking of prestatie een duidelijke toegevoegde waarde in het Vlaamse Gewest. Hierbij wordt in eerste instantie gekeken naar de rechtstreekse arbeidsplaatsen.
• Het moet gaan om een land buiten de EER (Europese Unie, IJsland, Liechtenstein of Noorwegen). Sinds 1 januari 2021 kan je dus ook een subsidie aanvragen voor de oprichting van een prospectiekantoor in het Verenigd Koninkrijk (VK).
• In de voorbije vijf jaar mag je geen subsidie ontvangen hebben voor een prospectiekantoor in hetzelfde land.
• Je moet aantonen dat jouw onderneming of organisatie controle uitoefent over het prospectiekantoor. Het prospectiekantoor vormt een juridisch onderdeel van de onderneming of organisatie.

De subsidie wordt berekend op basis van de werkingskosten van het prospectiekantoor tijdens het eerste werkingsjaar:

• huurprijs van de kantoorruimte en kosten voor elektriciteit, verwarming, verlichting, ...;
• communicatiekosten;
• huur- en/of aankoopprijs van kantoormeubilair, kantooruitrusting en kantoorbenodigdheden;
• kosten voor juridische en boekhoudkundige bijstand;
• reiskosten en hotelovernachtingen van de kantoorverantwoordelijke in het kader van ofwel prospectiereizen ter plaatse of in het kader van één overlegreis (en dit op basis van forfaitaire bedragen);
• reis- en verblijfkosten van een directielid van jouw onderneming of organisatie in het kader van één inspectiereis, voor maximaal vijf overnachtingen en op basis van forfaitaire bedragen.

De tussenkomst bedraagt:

• Standaard:
  • 50% van de aanvaarde kosten;
  • de maximale subsidie bedraagt € 50.000.
• Voor kmo’s die sedert 1 september 2005 minder dan vier goedgekeurde subsidieaanvragen hebben bij FIT:
  • 75% van de aanvaarde kosten;
  • de maximale subsidie bedraagt € 75.000.

De-minimis

Deze maatregel valt onder de toepassing van de Europese de minimis-regelgeving. Hierdoor mag de de-minimissteun aan ondernemingen over drie jaar gespreid niet meer dan € 300.000 bedragen. Meer informatie vind je op www.vlaio.be/de-minimis.

Je doet je aanvraag volledig digitaal.

Je moet je volledige elektronische aanvraag uiterlijk zeven kalenderdagen voor de start van het eerste werkingsjaar van het prospectiekantoor indienen bij FIT. Enkel bij aanvaarde hoogdringendheid kan hiervan worden afgeweken. Aanvragen ingediend tijdens het eerste werkingsjaar of later, kunnen nooit worden gesubsidieerd.

FIT streeft er naar om binnen de 60 kalenderdagen na de indiening van de volledige aanvraag een beslissing te nemen over de toekenning van de subsidie.

De subsidie wordt uitbetaald als FIT uiterlijk zes maanden na goedkeuring van de aanvraag in het bezit is van een kopie van de oprichtingsakte van de juridische entiteit en van een kopie van het huurcontract. Uiterlijk negen maanden na goedkeuring van de subsidieaanvraag dient jouw prospectiekantoor officieel opgericht te zijn.
Tijdens het gesubsidieerde werkingsjaar kan de plaatselijke vertegenwoordiger van FIT langskomen voor een controlebezoek.

Je mag voor dit prospectiekantoor geen financiële steun gekregen hebben van een andere instelling of overheid.

Wil je op de hoogte blijven van wijzigingen van deze maatregel en andere maatregelen in de Subsidiedatabank? Dat kan via de gratis 'Nieuwsbrief van de Subsidiedatabank'.