Wie kan aanvragen?

Partnerschappen bestaan uit organisaties die noodzakelijk zijn om het idee uit te werken. Daarbij moet een duidelijke link aangetoond worden met de werking van de trekkende leden van het consortium van het living lab. Daarmee bedoelen we de Living Labs uit de oproepen 2022 en 2023. Er bestaat de mogelijkheid om bijkomende partners aan te trekken indien dit noodzakelijk is voor het valoriseren van de gedetecteerde opportuniteit.

De aanvraag moet worden ingediend door een consortium van minstens twee complementaire partners, waarvan minstens één organisatie een bedrijvennetwerk kan activeren, die de waardeketen afdekken en de juiste competenties inbrengen om het project en de beoogde taken uit te voeren. Het gaat hierbij om partnerschappen met verschillende actoren, zoals sectorfederaties, overheden, onderzoeksinstellingen, vzw’s, enz. De samenstelling is afhankelijk van de uitdaging waarop zal ingezet worden en de waardeketen en het ecosysteem dat hiermee verbonden is.

Belangrijk is om binnen het consortium goed na te denken over de taken die de verschillende partners op zich zullen nemen. Deze afspraken moeten vastgelegd worden in de samenwerkingsovereenkomst. Kies betrokkenen bij het consortium zorgvuldig met focus op zowel voldoende expertise als connectie met bedrijven, alsook vertrouwen tussen de partners.

We onderscheiden drie manieren waarop een organisatie gefinancierd kan worden via een project:

1. Hoofdbegunstigde: de hoofdbegunstigde dient de aanvraag in bij VLAIO. De aanvrager moet over rechtspersoonlijkheid beschikken en een ondernemingsnummer hebben. De hoofdbegunstigde dient de aanvraag in bij VLAIO en is hét aanspreekpunt voor VLAIO voor het projectverloop. De aanvrager neemt de coördinerende rol op tussen de verschillende projectpartners. Zo bundelt de hoofdbegunstigde alle vragen van de verschillende partners en stuurt die in naam van het partnerschap aan VLAIO door. De hoofdbegunstigde ontvangt ook de subsidie en zorgt dat deze (deels) doorgestort wordt naar de andere begunstigden.
2. Medebegunstigde: de medebegunstigden zijn de projectpartners die het project actief mee uitvoeren. De medebegunstigde levert een inhoudelijke bijdrage aan het project door minstens inzet van personeel en staat mee in voor de disseminatie van kennis over het project. De medebegunstigde stelt zijn vragen via de aanvrager aan VLAIO en krijgt van de hoofdbegunstigde ook een deel van de subsidie doorgestort.
3. Onderaannemer: iemand die tegen marktconforme tarieven een (overheids)opdracht uitvoert die nuttig/nodig is voor het project maar geen uitvoerende rol opneemt binnen het partnerschap/consortium. Binnen het consortium is consensus over de keuze en opdrachtomschrijving van de onderaannemer.

OPGELET: bedrijven kunnen niet opgenomen worden als hoofdbegunstigde of medebegunstigde, enkel als onderaannemer.

Voor welke activiteiten?

In de oproep 2025 zoeken we projecten die één of meerdere bijkomende actie(s) beogen die nog niet in een living lab-aanvraag vervat zat(ten). Deze actie(s) kunnen fungeren als breed inzetbare oplosbare oplossing voor meerdere bedrijven of organisaties. Living labs kunnen de krachten bundelen om een gezamenlijk projectvoorstel in te dienen dat voortvloeit uit de initiële projectaanvragen en voor meer dan één living lab relevant blijkt te zijn.

Het gaat hier dus niet om een verderzetting van lopende living lab-projecten. Het doel is met behulp van een kleine impuls richting bestaande samenwerkingen de bijkomende opportuniteiten gekoppeld aan de initieel vooropgestelde uitdaging te realiseren. Deze opportuniteiten waren bij start van het living lab niet voorzien en kunnen daarnaast omschreven worden in concrete acties, vertaald in een plan van aanpak. De focus op specifieke sectoren in het Vlaamse gewest blijft dezelfde als de initiële living lab-oproepen.

Acties die voortkomen uit living labs voldoen minimaal aan volgende kenmerken:

1. Vloeien voort uit voortschrijdend inzicht en veranderende context van de reeds doorlopen projectperiode van het living lab waarbij ontwikkeling en samenwerking met bedrijven nodig wordt geacht.
2. Beogen een ruim bereik van bedrijven waarbij bedrijven die nog geen deel uitmaakten van het consortium zonder discriminatie gebruik kunnen maken van de te testen oplossing.
3. Bieden potentieel voor opschaling.

Mogelijke acties zijn: een antwoord op complexe uitdagingen die voortvloeien uit tegenstrijdige belangen van schakels in de waardeketen, een vertaalslag van een wetgevend kader naar een toegankelijke en toepasbare informatiebron, een tool voor bedrijven of bieden andere oplossingen die een opschaling realiseren.

Kennisdeling

Kennisdeling maakt inherent deel uit van het project. We verwachten dan ook dat de leerlessen uit acties, projecten en experimenten verzameld en maximaal gedeeld worden, zowel binnen de eigen waardeketen als binnen het eigen ecosysteem, maar ook breder. Daarnaast wordt niet enkel over de resultaten maar ook over het traject en de aanpak gecommuniceerd. Daarbij moet er ook aandacht zijn voor wat niet goed of fout liep en ook dat wordt breed gedeeld. Projecten moeten een werkpakket uitwerken voor kennisdeling en moeten hier mijlpalen en/of KPI’s aan koppelen.

Een brede verspreiding van de opgebouwde kennis is verplicht. Het is belangrijk mee te nemen dat brede verspreiding niet noodzakelijk gelijk staat aan gratis. Het is niet toegestaan om een disproportioneel voordeel te voorzien voor één of enkele bedrijven. Bij de indiening dient de aanvrager te omschrijven welke kennis het project verwacht uit te bouwen en hoe deze zal worden gedeeld (bijv. delen van het leerproces, demo’s, …). Deze omschrijving dient vorm te krijgen in een werkpakket én vertaald te worden in de begroting.

Criteria

De tijdig ingediende aanvragen worden door VLAIO gescreend op hun ontvankelijkheid. Aanvragen die niet ontvankelijk zijn, worden hiervan in kennis gesteld en krijgen maximaal een week om de ontbrekende elementen aan te vullen. Indien de ontbrekende gegevens niet tijdig worden aangeleverd, zal de aanvraag onontvankelijk verklaard worden en niet verder beoordeeld worden. Enkel projecten die ontvankelijk zijn, worden verder inhoudelijk beoordeeld. Projecten die onontvankelijk verklaard worden, worden hiervan in kennis gesteld.

• De aanvraag is tijdig ingediend.
• De aanvraag was vooraangemeld op de voorziene datum en tijdstip.
• De aanvraag en alle bijlagen zijn via het VLAIO-platform ingediend.
• De aanvrager en de projectpartners zijn een rechtspersoon met KBO-nummer die in aanmerking komen voor steun binnen deze oproep.
• Het project start op zijn vroegst op de dag van indiening en uiterlijk 3 maanden na toekenning van de subsidie.
• Het project heeft een duur van maximaal 1,5 jaar (18 maanden).
• De gevraagde subsidie bedraagt max. 200.000 euro. Dit bedrag kan verhoogd worden tot max. 500.000 euro bij samenwerking van meerdere living labs.

De ontvankelijke aanvragen zullen vervolgens door een jury beoordeeld worden op de onderstaande selectiecriteria. De jury wordt multidisciplinair samengesteld uit vertegenwoordigers van verschillende beleidsdomeinen van de Vlaamse overheid en kan mogelijk uitgebreid worden met externe experten. De juryleden zullen de aangeleverde informatie enkel gebruiken voor de beoordeling van het project.

• Doelstellingen en hefboomeffect
  • Duidelijke beschrijving van voorgestelde acties die voortvloeien uit gedetecteerde uitdagingen van één of meerdere living labs maar nog niet werden opgenomen in initiële living lab-aanvraag.
  • Mate dat de resultaten concreet worden beschreven en bijdragen aan systeemverandering, ook na oplevering van het project.
  • Mate dat voorgestelde acties een brede opschaling kunnen realiseren bij een brede groep van bedrijven.
  • Mate waarin het project een positieve impact kan creëren aan de bijdrage aan de vermindering van materiaalvoetafdruk en klimaatdoelstellingen in Vlaanderen bij uitrol op grotere schaal via implementatie bij bedrijven
• Kwaliteit van het voorstel
  • Duidelijkheid van het plan van aanpak.
  • Haalbaarheid en (financiële) doelmatigheid inclusief KPI’s.
  • Mate dat het project inzet op kennisdeling en communicatie zoals aangegeven binnen de vereisten van de oproep.
  • Mate dat het project duidelijkheid schept rond eigendomsrecht zoals vooropgesteld binnen de oproep.
• Kwaliteit van het consortium
  • Mate dat de samenstelling, kwaliteit en multidisciplinariteit van het partnerschap geschikt is om de voorgelegde uitdagingen concreet aan te pakken. Verduidelijk expliciet hoe het partnerschap beschikt over opgebouwde ervaring in de thematiek van het projectvoorstel.
  • Mate dat projectmedewerkers beschikken over expertise voor het welslagen het projectvoorstel met name procesbegeleiding, communicatie, kennisdeling, gedragsverandering, reflexieve monitoring en andere vereisten van de oproep op te volgen.
  • Mate dat het projectvoorstel een ruime groep bedrijven en organisaties kan bereiken.