Chape- en isolatiebedrijf Bob Defraeye gebruikt chatbot en slimme software

Planning wijzigt constant 

Bij een (ver)bouwproject is het een huzarenklus om alle betrokken aannemers, onderaannemers en vakmannen volgens een vooropgestelde planning op de werf te laten werken. Ook het West-Vlaamse chape- en isolatiebedrijf Bob Defraeye ondervindt hier hinder van. Zaakvoerder Hendrik Defraeye: “Vooruitzien zit niet in het DNA van de bouw. Alles gebeurt op het laatste nippertje. Opmetingen zijn fout, materiaal komt niet toe, mensen zijn er niet… Het zorgt voor veel stress en heeft impact op kwaliteit van de bouw. Onze medewerkers op kantoor doen er alles aan om het rond te krijgen… Maar deze werkwijze zorgt voor hoge druk en is minder rendabel.”

De 18 teams van Hendrik en zijn vader Bob komen tussen de andere vaklui. Ze staan zo goed als elke dag op een andere werf. Door verschillende factoren, zoals toeleveranciers, de weersomstandigheden en andere spelers in de bouw verandert hun planning tot drie keer per dag. De oplossing? Digitaliseren. Bob Defraeye deed beroep op IT-consultant Kurt Vanhaesebrouck, zaakvoerder van UPrince. Kurt: “Vroeger duurde een bouw van voorbereiding tot oplevering gemakkelijk twee jaar. Vandaag mag dat nog maar één jaar zijn. Planning wordt steeds belangrijker. Mijn motto? Werk slimmer, niet harder. Dat is zeker te realiseren in de bouwsector."  

Chatbot verzamelt nodige gegevens

UPrince en Bob Defraeye hebben de afgelopen maanden een proof of concept uitgewerkt van een chatbot met achterliggende AI-algoritmes, centrale database en cloudoplossingen. Alles werd uitgewerkt met software die al bestaat en draait op alle mogelijke devices. 

Hun eerste doel? Ervoor zorgen dat de eigen teams vooraf alle nodige informatie verzamelen zodat er beter gepland wordt. “De grote uitdaging is om de juiste informatie op het juiste moment bij de juiste persoon te krijgen”, weet Kurt. 

De chatbot in Teams faciliteert dit op een heel eenvoudige manier. Via een conversatie vraagt deze naar de naam van de werf, de gemeente, de staat van de werf, de deurdorpels en deurhoogtes, enzovoort. Aan het einde van het virtuele gesprek heeft de opmeter alle informatie verzameld, inclusief foto’s van bijvoorbeeld de deurgaten. Meteen is deze informatie digitaal beschikbaar voor elke partij, wordt ze opgeslagen en gebruikt om volgende slimme toepassingen te ontwikkelen. Zo kunnen binnenkort ook onderaannemers slimmer aangestuurd worden.

Kmo-groeisubsidie geeft duwtje in de rug

Het AI-verhaal van Bob Defraeye werd ondersteund door VLAIO. Hendrik Defraeye: "Deze subsidie verlicht de kost van het advies van de IT-dienstverlener en helpt bij het aanwerven van onze eerste digitale manager. Als het project is opgeleverd, willen we zelf verder kunnen. Onze digitale manager zal meehelpen bij de finale ontwikkeling van de tool en zal nadien instaan voor de begeleiding van de werknemers bij het gebruik ervan. Hij of zij wordt op lange termijn verantwoordelijk voor de groei van het systeem en de verdere digitale transformatie.”

VLAIO-dossierbeheerder Cato Bequé is alvast enthousiast: “Met het digitaliseringsproject zal de jongste generatie in dit familiebedrijf zich onderscheiden en brengt het revolutionaire inzichten als oplossing voor een veelvoorkomend probleem. Omdat het project geen ver-van-mijn-bed-show is én het een verbetering kan zijn voor de hele bouwsector, is dit project bijzonder interessant.”

Papieren geschiedenis traint het systeem

Vandaag werken Defraeye en UPrince aan een minimum werkbaar product en beginnen ze het AI-systeem te trainen met actuele en historische data. “Ik heb alle informatie en plannen van duizenden werven uit het verleden in kaften bij ons op het kantoor”, zegt Hendrik. “Dat deze op papier staan, hoeft geen probleem te zijn. We digitaliseren ze. In een latere fase trainen we het algoritme ook met andere documenten zoals mails.”

Hendrik hoopt dat de nieuwe tools rust creëren. Van hieruit komt ook ruimte vrij voor groei. “Als ik vandaag een nieuwe chapewagen bestel, wordt die pas volgend jaar geleverd. Ik moet dus kunnen voorzien of ik volgend jaar extra werk en mensen zal hebben voor die wagen. Tegelijkertijd is het moeilijk om mensen te vinden. Via de digitale transformatie worden ook deze twee uitdagingen aangepakt."
 
Kurt vult aan: “Je kan wel nieuwe mensen opleiden, maar in deze volatiele markt moet je ook bekijken hoeveel je er in mag investeren volgens wat je zal terugverdienen voordat hij of zij weer naar een ander bedrijf verhuist. Dit AI-systeem maakt het makkelijker om mensen zonder bouwvaardigheden in te zetten. Ze draaien toch snel en efficiënt mee omdat we het buikgevoel van Bob en Hendrik naar de digitale tools hebben vertaald.”

Bedrijfsfilmpje Bob Defraeye