PIO‑project ‘T.R.U.S.T.’ Smart tracking voor betere patiëntflow op de spoeddienst: het eindrapport

Waarom dit project?

Vandaag gebeuren tijdsregistraties en locatie-updates nog grotendeels handmatig, wat leidt tot onnauwkeurige data, beperkte zichtbaarheid op wachttijden en een hoge administratieve belasting voor zorgverleners. Daarom diende het ziekenhuis een projectvoorstel in bij het Programma Innovatieve Overheidsopdrachten (PIO) voor de ontwikkeling van een geïntegreerd realtime-locatiesysteem (RTLS). Dit systeem moet patiënten automatisch lokaliseren, wachttijden registreren en zorginteracties ondersteunen, met als doel een efficiëntere, veiligere en meer voorspelbare spoedwerking.

Het voortraject

Via workshops met zorgkundigen, IT-diensten en management werden functionele en niet-functionele behoeften gedetaileerd in kaart gebracht. Uit het voortraject blijkt dat een RTLS aanzienlijke meerwaarde kan bieden wanneer het : 

• automatisch locatie‑ en tijdsdata registreert vanaf triage
• nauwkeurig werkt op zone- en kamerniveau, en waar nodig op bedniveau;
• zorginteracties kan onderscheiden van toevallige nabijheid
• volledig geïntegreerd is met bestaande systemen zoals OAZIS, KWS en het datawarehouse;
• privacy‑by‑design toepast, waarbij personeel uitsluitend anoniem wordt gedetecteerd;
• gebruiksvriendelijk is en aansluit bij de dagelijkse werking van de spoeddienst.

Tijdens de marktconsultatie bevestigden verschillende technologiebedrijven dat de meeste gewenste functionaliteiten technisch haalbaar zijn met bestaande technologie. Een hybride aanpak wordt hierbij aanbevolen. Er moet extra aandacht besteed worden aan privacy en adoptie als kritische succesfactoren. Zorgverleners moeten erop kunnen vertrouwen dat individuele tracking uitgesloten is. De markt onderschrijft dat een technologie-agnostische, modulaire referentie-architectuur de beste garantie biedt op duurzaamheid, schaalbaarheid en vendor-onafhankelijkheid.

Belangrijkste inzichten uit het rapport

Het voortraject toont aan dat 

• een geïntegreerd RTLS technisch haalbaar, operationeel wenselijk en strategisch waardevol is;
• het systeem potentieel leidt tot kortere wachttijden, betere doorstroming, minder administratie en hogere patiëntveiligheid;
• een aantal kritische voorwaarden moeten worden gegarandeerd:
  • nauwkeurige detectie in reële ziekenhuisomstandigheden,
  • robuuste koppelingen met bestaande systemen
  • strikte privacy waarborgen,
  • een uitgewerkt adoptie‑ en veranderingsmanagementplan.

Volgende stap?

Via een eerste aanbesteding wil AZ Oostende een duidelijk afgebakende Proof-of-Concept opstarten. Deze POC moet de technische aannames testen, de interactieregels valideren en de meerwaarde aantonen voor zorgverleners in de dagelijkse praktijk. De resultaten van de de POC zullen de basis vormen voor een onderbouwde aanbesteding en latere implementatie van een volledig geïntegreerd systeem.