Klankbordgroep levert input voor de verdere uitrol van Merke

Voorlopers delen hun inzichten

Samen met de hervorming van de wetgeving in 2024 besliste VLAIO om de digitalisering van het beheer van de ambulante handel en kermissen een eenmalige impuls te geven. Na een marktconsultatie werd een raamovereenkomst gesloten voor Merke. Steden en gemeenten kunnen hier nog tot eind 2026 gebruik van maken. Zolang er nog budget beschikbaar is, kunnen ze in 2026 tegelijk ook een financiële impuls van VLAIO krijgen. Vandaag maken 37 steden en gemeenten gebruik van deze mogelijkheid . VLAIO bracht een tiental van deze early adopters en VVSG samen met Mentoring Systems, het bedrijf achter de software, in een klankbordgroep om ervaringen te delen en na te denken over de toekomst. VLAIO-collega Joke Wauters faciliteerde de sessie en zorgde ervoor dat niet alleen de positieve elementen van de tool aan bod kwamen maar ook leerkansen en groeipunten. Dat leverde een schat aan nuttige inzichten op.

Gewoon mee aan de slag gaan

Nieuwe instrumenten vragen altijd een aanpassingsperiode. Dat geldt zowel voor de gemeenten als voor de handelaars. De boodschap die meermaals werd gedeeld, was duidelijk: gewoon starten. Zo ontdek je pas echt de voordelen en de mogelijkheden ervan. Ambulante handelaars aarzelen soms en twijfelen – vaak onterecht - aan hun digitale vaardigheden. Volgende twee praktijken bleken alvast succesvol om hen over de drempel te helpen:

• een overgangsperiode voorzien, maar daarna geen uitzonderingen meer toelaten;
• op marktdagen extra ondersteuning bieden via collega’s van de administratie.

Kermisuitbaters blijken daarentegen amper nog een duwtje in de rug nodig te hebben. Zij zijn vaak uitgesproken enthousiast en ervaren Merke als een grote administratieve vereenvoudiging. Eerder onderzoek gaf al aan dat Merke voor hen leidt tot een belangrijke administratieve vereenvoudiging. Hoe meer besturen er gebruik van maken, hoe groter dat effect.

Alles bij de hand op de markt of kermis

“Eenvoud” en “overzicht” waren woorden die vaak terugkwamen als gepolst werd naar de revaringen. Deelnemers gaven verder aan dat ze met Merke:

• alle informatie steeds bij de hand hebben via smartphone of tablet;
• gegevens eenvoudig kunnen delen met collega’s, zonder tegelijk op dezelfde locatie te moeten werken;
• alle communicatie met handelaars centraal kunnen beheren;
• ondersteuning krijgen bij de correcte toepassing van de wetgeving.

Merke wordt zo ervaren als een praktische ruggensteun tijdens markten en kermissen, maar ook op kantoor.

Nog meer steden en gemeenten

Tijdens de klankbordgroep klonk meermaals dat nog meer steden en gemeenten gebruik zouden moeten maken van Merke. Niet alleen omdat de tool voordelen biedt voor het bestuur zelf, maar ook omdat de administratieve vereenvoudiging voor handelaars toeneemt naarmate meer gemeenten aansluiten. Daarnaast ontstaat er ook voor de gemeenten een multiplicatoreffect. Gemeenten zien namelijk ook het resultaat als een attest al door een andere gemeente werd gecontroleerd en kunnen er op voortbouwen, wat de werklast kan verminderen. Enkele deelnemers gaven aan dat ze hier nog terughoudend in zijn uit vrees om fouten te maken. Mentoring Systems gaat nu verder aan de slag met deze en andere bekommernissen of suggesties.

Meer kennis- en ervarinsgwisseling welkom

De uitwisseling van kennis, ideeën en ervaring smaakte voor veel deelnemers naar meer. Waar sommigen vooraf nog aarzelden om Merke volop te gebruiken of twijfelden over de aanpak van de handelaars, gaven de getuigenissen van collega-besturen hen extra vertrouwen. Ook nieuwe mogelijkheden werden zo ontdekt, zoals het delen van aanwezigheidsgegevens met de financiële dienst voor facturatie. Voor toekomstige kennisdeling werd voorgesteld om gebruikersgroepen eventueel op te splitsen in beginners en meer gevorderden, en om regelmatig infosessies te organiseren voor nieuwe gebruikers binnen een aangesloten gemeente.

Verdere ontwikkeling

Sinds de start van de raamovereenkomst werd Merke verder ontwikkeld. Zo kwamen onder meer marktplannen en automatische koppelingen met de KBO beschikbaar. Niet alle mogelijkheden blijken vandaag al even goed gekend of benut. Bijeenkomsten zoals deze klankbordgroep of korte infosessies kunnen helpen om dat te verbeteren. Ook aan de communicatie werd de voorbije periode gewerkt: zo zijn er o.a. een aantal laagdrempelige instructiefilmpjes bijgekomen.

Tot slot werd bij de deelnemers gepeild naar mogelijke toekomstige ontwikkelingen en de inschatting van de investeringen die daarmee gepaard gaan. Sommige uitbreidingen zijn afhankelijk van voldoende schaalgrootte en het aantal aangesloten gemeenten. VLAIO wil met haar impuls o.a. bijdragen aan die schaalgrootte door de drempel te verlagen en lokale besturen de kans te geven Merke vier jaar lang te verkennen en gebruiken tegen een verminderde kost.