E-box verhoogt communicatie-efficiëntie in Mechelen

Veelzijdige communicatie

Voor de stad Mechelen is de e-box een dankbare tool voor verschillende diensten. “Onze grootste verzenders zijn de diensten Financiën en GAS, die de e-box gebruiken om belastingbrieven, aanslagbiljetten en boetes te versturen”, legt Inge uit, “Maar ook uitnodigingen voor adreswijzigingen, communicatie rond openbaar onderzoeken van de Bouwdienst en andere berichten reizen via deze weg tot hun ontvangers.” Daarnaast verstuurde de stad in 2024 ook 81 114 communicaties naar ondernemers via de e-Box Enterprise. Daarmee staat Mechelen helemaal bovenaan het lijstje, voor Leuven (13 517) en Gent (9566). 

Om het overzicht te bewaren, gebruikt de stad 2 e-boxen: één voor de burgers, verbonden aan hun rijksregisternummer, en de eBox Enterprise voor ondernemingen, verbonden aan het ondernemingsnummer. Inge: "Het blijft altijd een en-en-verhaal: wie wil, kan documenten digitaal ontvangen via e-mail of door zijn e-box te activeren - mede mogelijk gemaakt door de MAGDA-documentendienst van Agentschap Digitaal Vlaanderen - maar ook papieren briefverkeer blijft beschikbaar”, aldus Inge, “Al doen we ons best om zoveel mogelijk burgers en ondernemingen te overtuigen om hun e-box te activeren, want die communicatielijn brengt verschillende voordelen mee.”

Tijds- en kostenbesparing

Voor inwoners en ondernemers van de stad is de e-box vooral een handige uitvalsbasis voor officiële documenten. Het systeem garandeert dat ze altijd snel bij de juiste partijen terechtkomen en niet verloren kunnen gaan. Achter de schermen levert dit kanaal een aanzienlijke tijds- en kostenbesparing op: “We hoeven niet meer zoveel brieven af te drukken, in enveloppen te steken, naar de postkamer te brengen… Dat gaat nu allemaal veel sneller en goedkoper. Een aangetekende zending kost € 8 per brief, dus als je zelfs maar een derde digitaal kan verzenden is dat een enorme besparing.”

Drempelverlagend werken was wel een grote focus van bij het begin. “We willen zoveel mogelijk mensen digitaal vaardig maken, bijvoorbeeld door de beschikbaarheid van pc’s, internetabonnementen en digibanken waar mensen kunnen langsgaan met vragen over digitale activiteiten”, vertelt Inge.

Verhaal in actie

Pilootgebaseerd werken was voor de stad Mechelen een handige manier om uitdagingen te identificeren en overwinnen. Inge: “Softwareleveranciers waren nog niet gewend aan deze projecten, het was dus ook de enige manier. We konden nog niet gericht voorspellen wat we nodig hadden en onze software of organisatie daaraan aanpassen.”

Vandaag raadt Inge andere gemeentebesturen een gelijkaardige aanpak aan, maar met iets meer voorbereiding: “Zorg dat je alvast een overkoepelende communicatiestrategie hebt uitgewerkt, bepaal op welke manier je de e-box wil gebruiken. Zo krijg je al de eerste kinken uit de kabel. Maar dan zou ik er gewoon mee beginnen. Het voordeel is dat e-boxen ondertussen al meer ingeburgerd zijn bij de softwareleveranciers, dus de installatie kan vandaag vrij snel gaan.”

Communicatie naar gebruikers

“Vergeet zeker je communicatie naar gebruikers niet”, voegt Inge toe, “Je e-box staat of valt met het aantal burgers en ondernemingen dat hem activeert. Maak dus goed duidelijk waar die e-box voor bedoeld is, welke voordelen die meebrengt en dat er ondersteuning is om ermee aan de slag te gaan – zeker gezien de overheid plant om de e-box vanaf volgend jaar verplicht te maken voor ondernemers.” Zo creëert de overheid een groter draagvlak voor e-box-communicatie. “Het wordt een interessanter kanaal om als stadsbestuur te gebruiken en het wordt makkelijker om dit in te richten.”