Digitale post voor ondernemers en burgers: hoever staat jouw bestuur?

e-Box Enterprise, wat is dat?

De overgang van papier naar digitaal is al een hele tijd geleden ingezet. Op termijn wil de overheid volledig overschakelen van papieren naar digitale communicatie. Daarvoor werd de e-Box wet opgesteld. Dit betekende de start van enerzijds Myebox voor burgers en e-Box Enterprise voor elke organisatie met een KBO-nummer. Het zijn platformen voor digitale post die de overheid heeft ontwikkeld en die uitsluitend gebruikt worden voor postverkeer van overheden en overheidsbedrijven, zowel federale, Vlaamse als lokale. Het vervangt de klassieke briefwisseling op papier en heeft het statuut van aangetekende zending door de verankering in de wetgeving. Kortom, het is een digitaal en veilig kanaal tussen overheid en bedrijf/burger.

De e-Box wet uit 2019 werd vorig jaar nog wat aangescherpt. In de loop van 2026 zullen ondernemingen, vzw’s, zelfstandigen – kortom elke organisatie met een KBO-nummer – verplicht worden om aan te sluiten om digitale brieven te ontvangen en te lezen. 

Hoe kan je als lokaal bestuur aansluiten?

Vlaamse lokale overheden sluiten aan via de MAGDA Documentendienst van Digitaal Vlaanderen. Deze dienst fungeert als hub naar de beheerders van de e-boxen (RSZ en BOSA). Regelmatig houden zij een online introductiesessie voor geïnteresseerde lokale besturen. 

De MAGDA Documentendienst houdt een monitoring bij van de aansluitingen en het gebruik van de e-boxen.

Aansluiting op de e-Box Enterprise:

Leeswijzer:

• De witte lokale besturen zijn niet aangesloten voor verzending van digitale post via de e-Box Enterprise.
• De licht gekleurde lokale besturen zijn aangesloten en hebben enkele testverzendingen uitgevoerd. 
• De donker gekleurde lokale besturen hebben een gebruiksklare aansluiting en verzenden naar de e-Box Enterprise in operationele modus.

Hoewel het natuurlijk geen competitie is, geven we toch graag een top 10 van de meest enthousiaste verzenders via de e-Box Enterprise:

Voor provinciebesturen zien de cijfers er als volgt uit:

Overschakeling organiseren

Uit de monitoring blijkt dat veel lokale besturen een aansluiting hebben op digitale post via de MAGDA Documentendienst. Dit werd recent versneld door de verplichting om uitwisseling via het VlaamsHandhavingsPlatform (VHP – platform om bestuurlijke handhavingsdossiers en sanctiedossiers te delen) tot stand te brengen. 

Het aantal aansluitingen ligt dus erg hoog maar het aantal effectieve verzendingen is eerder beperkt. Een groot aantal aansluitingen blijft hangen in een ‘testfase’ en geraakt niet in operationele modus. Daarbij komt nog dat het gebruik van dit kanaal vaak beperkt wordt tot officiële documenten terwijl elke communicatie naar ondernemers binnen de bevoegdheid van een lokaal bestuur via de e-Box Enterprise mag verzonden worden. 

Enkele tips om hier verandering in te brengen:

1. Berichten met een juridische waarde, zoals een beslissing over een aanvraag of een belastingbrief met berekeningsbijlage, worden uitsluitend via de e-Box Enterprise verzonden. Door de ontzorging van de MAGDA Documentendienst wordt automatisch overgeschakeld op een papieren verzending wanneer de bestemmeling zijn e-box nog niet geactiveerd heeft. Je kan dit ook zelf nakijken en je krijgt een bewijs van verzending. 
2. Als je het e-mailadres van de bestemmeling kent, zorg dan dat de verzending via de e-box gepaard gaat met een e-mailbericht. In dit e-mailbericht moet je duidelijk aangeven dat het bericht in de e-box het enige document is met juridische waarde.
3. De omschakeling naar digitale post kondig je uitgebreid aan via de klassieke communicatiekanalen van het lokaal bestuur. Gebruik het officiële beeldmateriaal dat ook door andere overheden gebruikt wordt voor herkenbaarheid en eenvoud.
4. Overweeg de aankoop van de webversie MAGDA ONLINE wanneer je een klein aantal verzendingen met de hand wenst te doen of voor meer autonomie.
5. Contacteer de MAGDA Documentendienst om de aansluitingsgraad voor jouw gemeente of stad te kennen.
6. Sommige ondernemers zijn bang in een phishing val te trappen door op mailberichten over de e-box te klikken, en dat is niet onterecht. Benadruk daarom steeds de goede gewoonte om elke week hun digitale brievenbus te openen op eboxenterprise.be of via e-loketondernemers.be, net zoals ze regelmatig in hun fysieke brievenbus aan de voordeur zou gaan kijken. 

Ondernemers bereiken 

Lokale besturen die beschikken over data van ondernemers op hun grondgebied, krijgen een extra troef door de e-box Enterprise uit te rollen. Het volstaat te beschikken over de KBO-nummers van de ondernemingen op het eigen grondgebied om een gerichte communicatie te organiseren via de e-Box Enterprise. Dit kan handig zijn om vanuit de gemeente te informeren over wegenwerken, een evenement waardoor een straat afgesloten zal worden, een nieuwe premie, een infosessie, etc. De MAGDA dienstverlening kan jou helpen om over de juiste ondernemersdata te beschikken.