5 VLAIO-tips voor een geslaagd project

Van strategisch belang

Een project kan van strategisch belang zijn voor het bedrijf. Het is belangrijk dat het goed aangepakt wordt. En dat verloopt anders dan de operationele activiteiten van het bedrijf. Een project eindig en heeft een begin- en eindtijd. Aan het project zit een vooropgesteld budget vast, en het wil een duidelijk afgestemd resultaat bekomen. Eens dit doel bereikt is, stopt het project en zal haar succes de operationele activiteiten versterken.

Maar onbekend is onbemind. Bedrijven weten vaak niet goed wat projectmatig werken betekent en staan er weigerachtig tegenover. Eens ze het ervaren hebben, zijn ze enorm positief. Dan zien ze de meerwaarde ervan in. Mijn 5 tips om er een succes van te maken:

TIP 1: Bezint eer ge begint

Denk eerst na voor je iets doet. Het lijkt zo banaal, maar het is echt cruciaal in het begin van een project. Richt eerst je blik op de wereld. Welke noden kan je identificeren binnen jouw potentiële klantengroep? Maak deze noden concreet! Hoe vertaal je dat in een tastbare oplossing? 

Je weet dan wat je wil, maar kan jij het ook maken? Richt nu pas je blik dan op je bedrijf. Past deze oplossing binnen de strategie van het bedrijf? Onderscheidt het zich voldoende van wat concurrenten aanbieden? Is het financieel en technisch haalbaar? Kortom, is je business case stevig onderbouwd en realistisch?

TIP 2: Maak voldoende tijd en budget vrij

Een project staat los van de dagelijkse operationele activiteiten van het bedrijf. Als bedrijf moet je er dan ook voor open staan om mensen vrij te maken voor dit project. Het is namelijk van strategisch belang voor de toekomst en de groei van het bedrijf. Stel een projectteam samen met verantwoordelijken en uitvoerders. Geef hen voldoende tijd, ruimte en budget om het project te laten slagen. 

TIP 3: Hapklare brokken

Het managen van een project is zeker zo belangrijk als het uitvoeren van de activiteiten. Voor je van start gaat is het belangrijk om een strak plan te hebben. Heb je alle kennis in huis of moet je beroep doen op partners? Wie doet wat tegen wanneer? Hoe duidelijker het hoe, het wat en het waarom gedefinieerd, hoe groter de kans van slagen. Om het riscico te beperken dat je het overzicht over je project verliest, deel je het best op in bevattelijke stukken. Identificeer de risico’s en uitdagingen en ga van start met het grootste risico. Want als blijkt dat een cruciaal onderdeel van het project niet haalbaar is, zijn er geen mensen en middelen verloren gegaan aan de minder risicovolle elementen van het project. 

TIP 4: Stuur regelmatig bij

Ook al heb je een strak plan, toch verloopt niet alles zoals gehoopt. Bekijk regelmatig of het project nog op schema zit. Wat loopt er anders dan voorzien? Hoe stuur je bij, wat is de impact ervan op het budget, vooropgesteld resultaat en kwaliteit, in te zetten personeel, ...? Zijn er nieuwe partners nodig? Met wie moeten we de veranderingen communiceren? Moet je van koers veranderen? Durf vooral ook een project stoppen wanneer blijkt dat het voor het bedrijf niet haalbaar is. Daartoe definieer je best mijlpalen met duidelijke eisen.

TIP 5: Betrek je klant

Vergeet vooral niet in elke fase van je project je klanten te betrekken. Uiteindelijk zijn zij de beslissende factor of de inspanningen beloond zullen worden. Het is finaal de klant die bepaalt welke oplossing voldoet aan zijn noden en wat hij hiervoor wenst te betalen.