Evenementencafé#8

Bij het vergunnen van evenementen krijg je als lokaal bestuur te maken met steeds meer regels en voorwaarden.  We starten met een plenaire uiteenzetting over verzekeringsplichten, risicoverdeling tussen organisatoren en standhouders en de rol van steden en gemeenten bij de controle en handhaving van de verschillende opgelegde uitbatingsvoorwaarden. Hoe zorg je voor duidelijke afspraken zonder organisatoren af te schrikken? Welke verzekeringen zijn noodzakelijk en waar liggen de verantwoordelijkheden van elke betrokken partij? We verkennen de relevante regelgeving, delen aandachtspunten uit de praktijk en bouwen verder aan het referentiekader voor vergunningen en toelatingen om je procedures en administratie verder te stroomlijnen.

Vervolgens kies je uit drie thematische sessies, waarbij zoals steeds interactie, kennisdeling en ervaringsuitwisseling centraal staan.

• Concessies en evenementen: kansen creëren op het openbaar domein
  Steeds meer steden en gemeenten maken gebruik van concessies als instrument bij de organisatie van evenementen op het openbaar domein. Het gebruik van concessies biedt verschillende voordelen. In de eerste plaatst creëert dit rechtszekerheid voor zowel het lokaal bestuur als de organisator. Daarnaast laat een concessie toe om via vooraf bepaalde toewijzingscriteria de kwaliteit van evenementen te sturen. Toch zijn er ook enkele uitdagingen. Welke basisspelregels moeten daarbij worden gevolgd? Hoe verzoen je transparante toewijzingsprocedures met een toenemende vraag naar lokale verankering? Aan de hand van praktijkvoorbeelden, ervaringen uit het werkveld en concrete cases onderzoeken we hoe een aantrekkelijk en robuust concessiebeleid kan worden uitgebouwd.
• Volume onder controle
  Geluid behoort tot één van de meest besproken en gevoeligste thema’s binnen het evenementenbeleid van lokale besturen. Evenementencoördinatoren staan daardoor steeds vaker voor de uitdaging om een evenwicht te vinden tussen bruisende activiteiten en draagvlak in de buurt. Tijdens deze sessie verkennen we de belangrijkste vraagstukken rond geluidsnormen, vergunningen, monitoring, handhaving en communicatie met organisatoren en bewoners. We bekijken de regelgeving, wisselen ervaringen uit, bespreken goede praktijken en zoeken samen naar werkbare oplossingen voor een leefbaar én gedragen evenementenbeleid.
• Grip krijgen op herbruikbaar cateringmateriaal: lessen uit de lokale bestuurspraktijk
  Evenementencoördinatoren moeten bij de inzet van herbruikbaar cateringmateriaal rekening houden met logistiek, leveranciers, kosten én de verwachtingen van bezoekers. Wat werkt vandaag al goed en waar liggen nog kansen en knelpunten? Om daar zicht op te krijgen, voerden het Onderzoekscentrum Publieke Impact en het Onderzoekscentrum Duurzame Industrie van Karel de Grote Hogeschool, in samenwerking met VVSG, een bevraging uit bij 96 medewerkers van Vlaamse lokale besturen in het kader van het onderzoeksproject TETRA FLOW (VLAIO). Tijdens deze sessie delen we de inzichten uit deze bevraging en gaan we in gesprek over de rolverdeling tussen lokale besturen, leveranciers en standhouders. Daarnaast bekijken we samen met Geert Vanrijkelen (CUPernicus) hoe data kunnen helpen om verlies en kosten beter op te volgen en gericht bij te sturen.

Na deze sessies krijg je een praktijkgericht overzicht van wat er beweegt op de verschillende beleidsniveaus op het vlak van evenementen. Welke regelgeving is recent of wordt binnenkort gewijzigd, wat is de stand van zaken in diverse dossiers en wat mag je in de nabije toekomst nog verwachten? We doen dit telkens vanuit een praktijkgerichte gemeentelijke invalshoek.

Afsluiten doen we met een gezellige netwerkdrink.

Timing