Toegankelijke documenten maken

Websites van de Vlaamse overheid moeten toegankelijk zijn voor iedereen. Dit betekent dat ook slechtzienden en blinden of mensen met beperkte handfunctie alle inhoud vlot moeten kunnen consulteren.

Ook alle bestanden die je van overheidswebsites kan downloaden moeten toegankelijke pdf's zijn. De enige uitzondering geldt voor templates of sjablonen. Die mogen als Word of Excel-bestand online staan indien ze geen essentiële informatie bevatten. Alle essentiële informatie moet ofwel rechtstreeks op de website staan of als toegankelijke pdf te downloaden zijn.

Moet je in opdracht van VLAIO een studie, rapport of andere document opmaken dat via vlaio.be zal worden verspreid, dan moet je steeds een toegankelijke pdf aanleveren.

Hoe maak je toegankelijke pdf's?

Er zijn twee programma's waarmee je op een vrij efficiënte wijze tot een toegankelijke pdf kan komen: Word en InDesign.

Toegankelijke pdf's maken op basis van een Word-document

Wanneer je pdf-documenten maakt op basis van een Word-document, dien je eerst de richtlijnen voor toegankelijkheid toe te passen op deze Word-documenten. Heel vaak komt het erop neer om de ingebouwde functies van Word correct toe te passen. Toegankelijk werken vanaf het begin, zal later ook toegankelijke pdf-documenten opleveren. In deze handleiding staan een aantal stappen om zelf toegankelijke Word-documenten te maken: download de handleiding.

Eens je Word-document helemaal in orde is dan ga je naar "opslaan als" en kies je het bestandformaat "pdf". Je krijgt dan de mogelijkheid om het doel van de pdf aan te duiden en je moet kiezen voor "Toegankelijkheid". Kies nooit voor afdrukken/printen als pdf want dan ben je alle code die het document toegankelijk maakt kwijt.

Controle en nabewerking met Adobe Acrobat is nodig.

Toegankelijke pdf's maken met Adobe InDesign

Ook als je InDesign gebruikt moet je zoveel mogelijk de ingebouwde functies correct toepassen. Online vind je tal van tips & tricks. Een handleiding die we kunnen aanraden vind je op www.ipo.nl. Deze handleiding bevat ook een hoofdstuk over de controle en nabewerking met Adobe Acrobat.

Andere software gebruiken?

Het is mogelijk om met Adobe Acrobat een document opgemaakt met andere software toegankelijk te maken maar dat is bijna altijd een zeer tijdrovend werk. Meer informatie daarover kan je vinden op de website van Adobe zelf:

PowerPoint, een programma voor het maken van presentaties, wordt ook steeds meer gebruikt om bijvoorbeeld onderzoeksrapporten te maken. Het probleem hierbij is dat je van een PowerPointpresentatie niet gemakkelijk een toegankelijke pdf maakt. De informatie wordt vaak alleen of voornamelijk visueel aangeboden. Voor een toegankelijke pdf heb je tekstalternatieven nodig, voor complexe afbeeldingen zelfs uitgeschreven tekst. Dit maakt het maken van een toegankelijke pdf van een PowerPointpresentatie zeer bewerkelijk. In bepaalde versies van PowerPoint kan je zelfs geen getagde pdf's maken. En als het wel kan, dan is er is veel nabewerking in Acrobat nodig nodig om een toegankelijke pdf te krijgen.

Wettelijk kader

Sinds 22 december 2016 is de Europese richtlijn rond toegankelijkheid van overheidswebsites en mobiele applicaties van kracht. Die richtlijn is bindend en bepaalt:

  • dat websites en mobiele apps van overheidsinstanties toegankelijk moeten zijn voor iedereen
  • wat die toegankelijkheid concreet inhoudt
  • dat elke website en mobiele applicatie een toegankelijkheidsverklaring moet hebben
  • hoe er gemonitord en gerapporteerd moet worden.

Vlaanderen zette de richtlijn om in het Bestuursdecreet.

Sjablonen

Als je in opdracht van VLAIO een studie, rapport of andere document moet opmaken in de huisstijl van VLAIO dan kan je hiervoor volgende Word-sjablonen gebruiken