Bij elke opstart van een onderneming hoort de aanvraag van een ondernemingsnummer. De activiteiten die je zal gaan uitoefenen, worden hieraan gekoppeld. Het ondernemersloket registreert deze in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) aan de hand van codes, de zogenaamde NACE-codes.

Ook bij de btw- en RSZ-diensten zal je je activiteiten kenbaar moeten maken, waarna zij autonoom jouw NACE-codes bepalen. Overheden, waaronder ook VLAIO, baseren zich op deze codes, bijvoorbeeld bij de toekenning van subsidies. Het is dus belangrijk dat deze codes overeenstemmen met de realiteit.

Zorg voor correcte NACE codes om problemen te vermijden

Je kan jouw NACE codes nakijken in de Kruispuntbank van Ondernemingen via de online toepassing KBO Public Search. Je vindt zowel op ondernemingsniveau als op vestigingsniveau (indien van toepassing) een opsomming van jouw activiteiten.

Het is belangrijk dat de NACE-codes die zijn opgenomen in de KBO correct zijn en overeenkomen met de economische activiteiten van jouw onderneming. Als je andere activiteiten uitoefent dan diegene die je hebt laten opnemen in de KBO kan je administratieve problemen krijgen.

De NACE-codes bepalen namelijk welke verplichtingen je in orde moet brengen en soms ook voor welke steunmaatregelen je in aanmerking komt. Ook leveranciers, klanten en overheidsdiensten raadplegen de KBO om administratieve gegevens over jouw bedrijf te vinden.

Hoe kan je NACE codes toevoegen of wijzigen?

Tijdens het inschrijven van de onderneming in de KBO via een erkend ondernemingsloket moet je de activiteiten doorgeven die je zal uitvoeren. In de KBO worden deze activiteiten omgezet in de correcte NACE-codes en wordt er een onderscheid gemaakt tussen de hoofdactiviteiten en nevenactiviteiten.

Je moet de activiteiten van de onderneming ook nog (ten minste twee dagen na de inschrijving van jouw onderneming in de KBO) doorgeven aan de btw-administratie (formulier 604A), alsook aan de RSZ vanaf het moment dat je werkgever wordt.

Je bent zelf verantwoordelijk voor de juistheid van de ingeschreven gegevens in de KBO, niet alleen bij start van jouw onderneming, maar ook wanneer je nadien bepaalde activiteiten toevoegt of niet meer uitoefent. Deze aanpassing via een ondernemingsloket moet  gebeuren binnen één maand na de datum waarop de nieuwe activiteiten starten. Een aanpassing van de activiteiten van de onderneming in de KBO kost € 109 per vestigingseenheid.

Via de My Enterprise-toepassing kan je heel wat gegevens van jouw onderneming zelf aanpassen in de KBO, maar dit geldt niet voor de wijziging van activiteiten  (enkel vzw’s en niet-handelsondernemingen naar privaat recht kunnen dit wel aanpassen via deze tool). De website geeft je wel de mogelijkheid om elektronisch een aanvraag in te dienen bij de beheersdienst KBO of zegt je welke andere dienst je moet contacteren. Zo moet je wijzigingen bijvoorbeeld ook laten weten aan de btw-administratie (via formulier 604B) en aan de RSZ (enkel indien je een werkgever bent, per mail naar stat.cod@onssrszlss.fgov.be). Deze diensten zullen wel vooraf controle uitvoeren op de effectieve activiteiten die je uitvoert, vooraleer ze de NACE-code aanpassen.

Ondernemingsloketten of accountants kunnen deze aanpassingen bij btw en RSZ ook voor jou doen, maar dit zal niet gratis zijn. Reken hiervoor indicatief op ca. 40 euro.

Indien je jouw activiteiten uitvoert via een vennootschap, dien je ook eerst te kijken of je eventueel jouw statuten moet wijzigen. In tegenstelling tot de activiteiten die in de KBO vermeld worden, moet de vennootschap niet alle activiteiten die in de statuten van de vennootschap staan, uitvoeren.

Als het nodig zou zijn om de statuten te wijzigen dan moet je als vennootschap met beperkte aansprakelijkheid naar de notaris gaan. Een vennootschap met onbeperkte aansprakelijkheid moet niet langs de notaris gaan.

Wat zijn de activiteitencodes voor btw en RSZ?

Als je kijkt naar de NACE-codes die bij je onderneming staan in de KBO dan zie je dat ze hier soms spreken over btw-activiteiten, RSZ-activiteiten, of dat er (op vestigingsniveau) geen verdere info bij de NACE-codes staan.

Btw-activiteiten

Dit zijn de NACE-codes die door de ondernemer zijn doorgegeven geweest aan de btw-administratie bij de aanvraag tot btw-identificatie. Het gaat hier zowel over hoofdactiviteiten als nevenactiviteiten. Meer info over het wijzigen van deze codes kan nagelezen worden op financien.belgium.be.

RSZ-activiteiten

Dit zijn de NACE-codes die de RSZ autonoom toekent bij het inschrijven van de onderneming als werkgever. Als je als zelfstandige voor de eerste keer iemand aanwerft dan word je werkgever. Als de onderneming meerdere activiteiten heeft dan wordt er één NACE-code toegekend voor de hoofdactiviteit (= activiteit met het grootste omzetcijfer of waaraan het grootste aantal werknemers deelneemt) van de onderneming.

Heeft de onderneming meerdere vestigingen dan krijgen deze vestigingen dezelfde NACE-code als de hoofdactiviteit, tenzij deze vestiging een volledig andere activiteit heeft dan de hoofdactiviteit.

Meer info: www.socialsecurity.be

Economische activiteiten

Dit zijn de NACE-codes die door het ondernemingsloket zijn toegevoegd op vestigingsniveau in de KBO. Het gaat hier zowel over hoofdactiviteiten als nevenactiviteiten en dit kunnen er meerdere zijn per vestiging. Ondernemingsloketten kennen geen activiteiten toe op het niveau van de onderneming. Aanpassing van deze codes kan uitgevoerd worden door de ondernemingsloketten.