Hoe kwaliteitsvol vestigingsadvies geven?

Wat is vestigingsadvies voor ondernemers?

Met vestigingsadvies bedoelen we alle advies omtrent de ruimte om te kunnen ondernemen in een gemeente. Bedrijven of tussenpersonen (consultants, makelaars, architecten…) kunnen met heel wat vragen bij een gemeente aankloppen:

  • Ik wil een nieuwe zaak starten. Waar vind ik een inventaris van beschikbare bedrijfsruimtes?
  • Ik zou mijn kmo graag uitbreiden. Wat kan en mag er allemaal?
  • Zijn er in de gemeente kantoren beschikbaar die ik kan delen met andere bedrijven? 
  • Ik zoek een atelier met een grote opslagunit erbij? 

De uitwerking van het vestigingsadvies is natuurlijk voor elke gemeente anders. Met deze info willen we een leidraad aanreiken om een aanpak uit te werken op maat van jouw gemeente – met oog voor de beschikbare middelen en personeelsinzet, de gemeentelijke ambities en de beleidsdoelstellingen. 

Waarom moet een gemeente vestigingsadvies verlenen? 

Kwaliteitsvol vestigingsadvies creëert duidelijkheid voor de ondernemer én biedt efficiëntiewinst voor de gemeente. Binnen eenzelfde gemeente kunnen gelijkaardige vragen bij verschillende personen en diensten terecht komen, zonder dat er onderlinge afstemming is. Dat kan leiden tot een gebrek aan opvolging of zelfs tegenstrijdig advies. Anderzijds wordt het, door een gebrek aan ruimte, voor gemeentes steeds moeilijker om vestigingsadvies te geven. 

Nochtans heeft elke gemeente er belang bij om ruimte te creëren voor bedrijvigheid dicht bij huis. Ondernemerschap zorgt voor toegevoegde waarde in een gemeente, voor inkomsten en meer welvaart in de regio. Als gemeente kan je daarbij actief inspelen op duurzaam ruimtegebruik. 

Een duidelijke proces is de eerste stap. Als iedereen binnen de gemeente weet ‘wie, wat & hoe’, dan kan je ondernemers die ruimte zoeken gericht adviseren. Zo komt de juiste onderneming op de juiste plaats terecht binnen jouw gemeente!

    Hoe adviseer je ondernemers op zoek naar ruimte? 

    Klantgericht vestigingsadvies, op maat van je eigen gemeente, steunt op drie pijlers: een ambitienota, een stappenplan en een instrumentarium.

    • De ambitienota geeft een kort overzicht van de dienstverlening die de gemeente kan bieden. Concreet weten de eigen interne diensten én de ondernemers zo voor welke vestigingsvragen ze bij de gemeente terechtkunnen.
    • Het stappenplan vertaalt de ambitienota van een gemeente in een duidelijk doorloopproces met verschillende fases.
    • Het instrumentarium koppelt handige hulpmiddelen aan het plan van aanpak. Denk aan een online invulformulier voor ondernemers, locatiefiches, een register van beschikbare bedrijfsruimtes…

    Ambitienota

    Wat houdt een ambitienota in?

    Een ambitienota is de eerste stap in het uitwerken van klantgericht vestigingsadvies. Dit document beschrijft kort en bondig welke dienstverlening de gemeente wil geven aan ondernemers met een vestigingsvraag. Op die manier schept de ambitienota meteen duidelijkheid, intern en extern. Zowel de eigen diensten als de ondernemers weten met welke vragen ze bij de gemeente terechtkunnen én wie hen verder zal helpen. 

    In de praktijk is de ambitienota vooral een afstemming tussen ‘wat jouw gemeente wil doen’ en ‘wat jouw gemeente kan doen’, afhankelijk van de personeelscapaciteit en financiële middelen. Streeft je gemeente vooral naar een ondernemersvriendelijke dienstverlening voor de eigen lokale bedrijven? Ligt de focus op nieuwe bedrijven aantrekken en werkgelegenheid creëren? Of bepaalde ruimtelijke aandachtspunten aanpakken?

     

    Gemeente X heeft veel leegstaande bedrijfsruimtes op haar grondgebied en wil nieuwe bedrijven aantrekken. Deze gemeente zet sterk in op uitgebreid vestigingsadvies. Geïnteresseerde ondernemers worden vanuit de gemeente individueel begeleid en krijgen een overzicht van geschikte bedrijfsruimtes.

    Gemeente Y heeft weinig beschikbare bedrijfsruimtes en een zeer beperkte personeelscapaciteit. De gemeente zet in op een minimale dienstverlening, waarbij het vestigingsadvies zich beperkt tot vragen over bestaande bedrijfsruimtes in de gemeente. De gemeente verwijst de ondernemers ook door naar makelaars of intercommunales.

     

    Hoe stel je een ambitienota op?

    Een ambitienota stel je als gemeente idealiter samen op, in overleg met de verschillende diensten en eventueel externe partners:

    • dienst Economie
    • dienst Omgeving
    • dienst Mobiliteit
    • burgemeester en schepenen van Economie en Omgeving
    • brandweer
    • intergemeentelijk samenwerkingsverband

    Eén dienst coördineert en maakt, op basis van de bestaande beleidsnota’s van je gemeente, een eerste versie. Toets vervolgens deze ontwerp-ambitienota af bij de andere diensten en externe partijen, verwerk eventuele feedback en stel de definitieve ambitienota op. 

    De doelstellingen van je gemeente en de beschikbare middelen vormen altijd de basis. Daarbij doorloop je vier stappen:

    • 1

      Bekijk eerst de bestaande aanpak rond vestigingsvragen van ondernemers. Bij wie komen deze vragen terecht? Welke dienst en welke persoon beantwoordt ze? Waarover gaan deze vragen veelal: vergunningen, voorschriften, locaties…? Geeft je gemeente gericht vestigingsadvies? Is er ook opvolging voorzien? En welke middelen zijn er vandaag ter beschikking voor vestigingsadvies?

      Gemeente Z focust vandaag op handel & horeca in de kern. Ondernemers met vragen vinden snel de weg naar de dienst Economie. De meeste vragen gaan over de horecavergunning, overleg met de lokale middenstand en beschikbare locaties. Vragen met betrekking tot handel en horeca buiten de kern worden behandeld door de dienst Stedenbouw, omdat deze ondernemers vaak vragen hebben rond de omgevingsvergunning. 

      Gemeente Z heeft vandaag weinig tot geen contact met ondernemers uit andere sectoren. Enkel in het kader van vergunningsaanvragen kloppen bedrijven bij de gemeente aan. Vaak verloopt dat viaS een tussenpersoon, bijvoorbeeld de architect. 

      Gemeente Z wil de ontwikkeling van handel & horeca in en buiten de kern meer op elkaar afstemmen. Voor het bedrijvenbeleid zou de gemeente graag nauwer samenwerken met externe partijen zoals de intercommunale. Ook de wisselwerking met de diensten Economie en Stedenbouw kan beter.

    • 2

      Via gericht vestigingsadvies kan je als gemeente de inplanting van ‘de juiste onderneming op de juiste plaats’ stimuleren. Je weet welk type bedrijven je wil aantrekken naar welke locaties. Idealiter is dat uitgeschreven in een ruimtelijk-economische visie voor je gemeente met aandacht voor de uitgifteplannen voor de bedrijventerreinen op je grondgebied en de bedrijfshuisvestingmogelijkheden in het woonwerkweefsel of de kern van je gemeente. Moet je nog een visie hieromtrent opstellen, dan kan je eventueel gebruik maken van de publicatie ‘Ruimte voor bedrijvigheid – een leidraad voor lokale besturen’.

      Gemeente Y wil gericht inzetten op meer bedrijvigheid in de gemeente om:


      • de relatief hoge werkloosheidsgraad van mensen met een technische scholing te verlagen
      • leerlingen uit de hotelschool van de gemeente werk in eigen streek te kunnen aanbieden
      • een duurzame invulling te vinden voor de verschillende leegstaande en vaak verouderde bedrijfsruimtes

      Op basis van deze aandachtspunten besluit gemeente Y om haar vestigingsadvies te versterken voor productiebedrijven en horeca.

    • 3

      Als je als gemeente actief wil inzetten op vestigingsadvies, moet je uiteraard de nodige tijd en middelen kunnen vrijmaken. Bekijk welk budget er vrijgemaakt kan worden of stem je ambities af op de beschikbare middelen. Bepaal, voor elke fase in het stappenplan, welke dienst betrokken zal worden onder welke voorwaarden en met welk doel.

      Gemeente X heeft een inventaris gemaakt van de hulpmiddelen (bij gemeente en partners):

      • de dienst Economie heeft een up-to-date database van beschikbare handelspanden in de kern
      • de intercommunale heeft een overzicht van de beschikbare bedrijfsruimtes op de twee bedrijventerreinen van de gemeente
      • de dienst Omgeving beschikt over een online en fysieke front- en backoffice waar burgers en ondernemers makkelijk vragen kunnen stellen en het verloop ervan opvolgen

      Op basis van deze beschikbare middelen wordt beslist: 

      • de dienst Omgeving staat in voor de ontvangst, centralisatie en toewijzing van alle vragen aan de verantwoordelijke dienst
      • er wordt enkel locatieadvies gegeven aan ondernemers die zich in de kern of op de bedrijventerreinen willen of kunnen vestigen
      • afhankelijk van de vraag wordt de locatievraag opgevolgd door de dienst Economie of de intercommunale, met onderling overleg voor ondernemers die voor beide locaties in aanmerking komen
      • de dienst Omgeving centraliseert de informatie voor het formuleren van een algemeen advies en organiseert intern overleg indien nodig
      • de dienst Omgeving communiceert het advies aan de betrokken ondernemer
      • de dienstverlening wordt duidelijk gecommuniceerd via de website van de gemeente en de nieuwsbrief van de dienst Economie
    • 4

      De ambitienota is een evenwichtsoefening tussen wat jouw gemeente wil en kan doen. De uitkomst daarvan kan je schematisch weergeven in een ambitiematrix. Zo krijg je een duidelijk overzicht van:

      • welke dienstverlening ondernemers kunnen verwachten op basis van het type vestigingsvraag en het type activiteiten
      • wie binnen de gemeente verantwoordelijk is voor de opvolging en de behandeling van de vestigingsvraag
      • via welke kanalen de gemeente ondernemers informeert over de dienstverlening

      Gemeente X heeft een economisch profiel dat vooral bepaald wordt door kleinschalige kmo-activiteiten in de bouwsector en kleinschalige maakindustrie. De gemeente wil via vestigingsadvies maximaal inzetten op de ondersteuning van bestaande en toekomstige ondernemers binnen deze sectoren én op de heropleving van haar handelskern. 

      • Voor de kleinschalige kmo-activiteiten in de bouwsector en kleinschalige maakindustrie, reikt de gemeente ondernemers een selectie van bedrijfsruimtes aan. Ook handelaars op zoek naar een handelsruimte krijgen een overzicht van de leegstaande panden in de handelskern. 
      • Voor de ondernemers uit andere sectoren beperkt de dienstverlening zich tot algemene info over ondernemen in de gemeente, met een doorverwijzing naar de intercommunale en makelaars. 

      De dienst Economie coördineert het opvolgen van de vestigingsvragen. De andere diensten worden betrokken bij complexere vragen waarvoor intern overleg nodig is. Vragen over een specifieke bedrijfsruimte (bv. voor uitbreiding van de gebouwen of voor bepaalde economische activiteiten) worden behandeld door de dienst Omgeving.

    Een voorbeeld uit de praktijk

    Lokeren beschikt op dit moment nog niet over voldoende personeelscapaciteit om te werken met een uniek aanspreekpunt voor ondernemers. Dit hebben we opgevangen door in te zetten op de toegankelijkheid en aanspreekbaarheid van de gemeente, een centrale registratie van de vragen van ondernemers en hun contactgegevens, goede samenwerkingsverbanden te onderhouden met alle betrokken diensten en partijen zowel intern als extern. Binnen de gemeente is er een persoon verantwoordelijk voor de dispatch van de vragen naar de juiste dienst en de opvolging dat de ondernemer binnen een redelijke termijn een antwoord ontvangt. In de toekomst willen we nog verder inzetten op het intern overleg zodat de verschillende beleidsaspecten meegenomen worden in het advies.
    Marjolein Tollenaere
    Diensthoofd dienst secretariaat, patrimoniumbeheer en lokale economie - Lokeren

    Stappenplan 

    Een doorloopproces met vier fases

    Om gericht en doordacht vestigingsadvies te kunnen geven, moet je als gemeente een aantal stappen doorlopen. Dit proces telt vier duidelijke fases:

    • fase 1: ondernemersvraag ontvangen
    • fase 2: vestigingsvraag behandelen
    • fase 3: vestigingsadvies communiceren
    • fase 4: resultaat opvolgen

    Ruimte voor evolutie

    Ondernemers contacteren de gemeente met verschillende vestigingsvragen. Dankzij de ambitienota weten zowel de ondernemers als de eigen diensten met welke vestigingsvragen ze bij wie terechtkunnen. Dat betekent natuurlijk niet dat de dienstverlening niet kan evolueren. 

    De inhoud van het vestigingsadvies en het type vragen dat de gemeente behandelt, is afhankelijk van de ambitienota, het beleidskader, de interne organisatie van de gemeente en de externe partijen rond bedrijfshuisvesting. Een wijziging op één of meerdere vlakken, heeft automatisch een impact op het proces voor het verlenen van vestigingsadvies. 

    • 1

      Vestigingsvragen bereiken de gemeente meestal via verschillende kanalen. Zo kunnen ondernemers een lokale politicus aanspreken of rechtstreeks de gemeentelijke ambtenaar contacteren. Belangrijk is dat alle vestigingsvragen worden gecentraliseerd en dan geregistreerd. 

      • Vestigingsvraag centraliseren
        Voor een gecoördineerde én consequente aanpak is het noodzakelijk dat één dienst binnen de gemeente alle vestigingsvragen centraliseert. Maak hierover duidelijke afspraken en communiceer de rolverdeling, zodat iedereen binnen de gemeente – zowel op politiek als ambtelijk niveau – weet bij welke dienst de vestigingsvraag moet terechtkomen.
      • Vestigingsvraag registreren
        Alle vestigingsvragen worden geregistreerd in een centraal raadpleegbaar overzicht. Zo kan je straks concreet van start met de opvolging binnen de gemeente én bouw je kennis op om op termijn het beleidskader bij te sturen. Dit centrale overzicht kan variëren van een eenvoudig Excel-bestand tot een CRM-systeem (Customer Relationship Management). Afhankelijk van het type vestigingsvraag kan je als gemeente zelf kiezen hoeveel informatie je registreert conform de afspraken in de ambitienota. Wel is het belangrijk om consistent te registeren. Om de nodige basisinformatie te verzamelen, kan je als gemeente best terugvallen op een standaardvragenlijst.
    • 2

      Een vestigingsvraag inhoudelijk behandelen kan in vier stappen: de vraag verfijnen en aftoetsen aan het beleidskader en het advies formuleren en registreren.  De mate waarin je de vraag verfijnt en de diepgang waarmee je de vraag toetst aan een of meer beleidsvisies – het beleidskader – hangt af van het type vraag en de ambitie van je gemeente (ambitienota).

      • Vestigingsvraag verfijnen
        Om de vestigingsvraag inhoudelijk beter te kunnen behandelen, heb je vaak extra inlichtingen nodig. Via een standaardvragenlijst kan je als gemeente makkelijk bijkomende info inwinnen bij de ondernemer.
        Een ondernemer wil in jouw gemeente zijn zaak vestigen en is nu actief op zoek naar een geschikte bedrijfsruimte. Om gericht locatieadvies te kunnen geven, moet je de specifieke noden van de ondernemer kennen. Door zijn vestigingsvraag te verfijnen, krijg je meer inzicht.
      • Vestigingsvraag aftoetsen aan het beleidskader
        Gaat een vestigingsvraag over verweefbare activiteiten en wil je gemeente die in de kern huisvesten? Kan een voorgestelde locatie planologisch en is die locatie goed en verkeersveilig bereikbaar? Het is belangrijk dat je als gemeente meegeeft wat er allemaal mag en kan. Je kan de visies van je gemeente op relevante beleidsaspecten (economie, ruimte, mobiliteit, milieu, tewerkstelling etc.) globaal meegeven of je kan op basis van gedetailleerde informatie en voor een of meer locaties meteen een grondigere aftoetsing doen van onder meer de stedenbouwkundige voorschriften. Het moet alleszins de bedoeling zijn het vestigingsadvies te laten aansluiten bij het gemeentebeleid. Daarvoor moet je goed analyseren welke beleidsvisies een invloed hebben op het vestigingsadvies. Ook het uitgifteplan van een bedrijventerreinbeheerder kan daartoe relevant zijn. 
        Een ondernemer heeft in jouw gemeente een specifieke vestigingslocatie op het oog. Maar komt deze bedrijfsruimte voor hem in aanmerking, rekening houdend met het type bedrijfsactiviteit, het aantal verkeersbewegingen per dag, de vereiste bouwvolumes, de milieu-impact…? Zo kan bv. niet elke vorm van grootschalige detailhandel worden ondergebracht in een leegstaande loods in agrarisch gebied. Door de vestigingsvraag af te toetsen aan het gemeentebeleid, kan je de ondernemer al in een vroege fase gericht adviseren.
      • Vestigingsadvies formuleren
        Via vestigingsadvies kan de gemeente een duidelijk, coherent en onderbouwd antwoord geven op de vestigingsvraag van de ondernemer. Op sommige vragen kan je snel, vanuit parate kennis, een antwoord geven. In andere gevallen moet je intern overleggen met verschillende diensten of doorverwijzen naar externe partijen. Intern overleg organiseer je best op een gestructureerde manier. 
        Je gemeente ontvangt een algemene vraag m.b.t. de ruimte om te ondernemen. Het vestigingsadvies kan dan bestaan uit een infobrochure ‘ondernemen in de gemeente’. Intern overleg is niet nodig.
        Je gemeente krijgt een specifieke vraag over een kavel. Het vestigingsadvies kan een eerste indicatie geven van de vergunningsmogelijkheden voor de geplande bouwwerken of bedrijfsactiviteiten op die locatie. Intern overleg tussen de betrokken beleidsdomeinen is vrijwel altijd nodig.
      • Vestigingsadvies registreren
        Net zoals je alle vestigingsvragen registreert in een centraal raadpleegbaar overzicht, doe je dat ook voor alle vestigingsadviezen. Dat is belangrijk voor de verdere opvolging van de ondernemers én voor de kennisopbouw binnen de gemeente. Zo kan je niet alleen op dit registratiebestand terugvallen voor gelijklopende adviezen aan ondernemers, maar ook voor het evalueren en bijsturen van de beleidsplannen in je gemeente. 
        Dit centrale overzicht kan variëren van een eenvoudig Excel-bestand tot een CRM-systeem. Afhankelijk van het type vestigingsadvies kan je als gemeente zelf kiezen hoeveel informatie je registreert. Wel is het belangrijk om de adviezen consistent te registeren.
    • 3

      Afhankelijk van de vestigingsvraag en de ambities van je gemeente, kan het gemotiveerde vestigingsadvies verschillende vormen aannemen:

      • algemene info over de ruimte voor ondernemen in je gemeente; voorbeelden gaan van infographics tot een uitgebreide brochure
      • doorverwijzing naar externe partijen (intercommunale, makelaar, POM, buurgemeente…)
      • overzicht van specifieke bedrijfsruimtes die in aanmerking komen
      • advies rond mogelijke bouwwerken of bedrijfsactiviteiten voor een specifieke vestigingslocatie

      Het vestigingsadvies omvat naast het eigenlijke advies en het juridisch statuut van het advies ook een omschrijving van de volgende stappen en de contactgegevens van de betrokken diensten of personen. Voor een efficiënte formulering kan je als gemeente steunen op een modeladvies.

    • 4

      Wat gebeurt er uiteindelijk met het vestigingsadvies dat je als gemeente verleend hebt? Om te kunnen opvolgen, kan je de ondernemers bevragen – schriftelijk of mondeling – en de resultaten registreren.

      • Ondernemer bevragen
        Er zijn drie goede redenen om even bij de ondernemer te polsen na het communiceren van het advies. Allereerst kan je de ondernemer zo beter ondersteunen in zijn vervolgverhaal. Daarnaast bouw je als gemeente kennis op doordat je inzicht krijgt in de beslissende vestigingsfactoren voor de ondernemer: waarom kiest hij bv. voor een andere locatie of een naburige gemeente? Tot slot kan je op basis van de verkregen info de dienstverlening van de gemeente verbeteren. Als hulpmiddel bestaat er een vragenlijst om ondernemers snel en efficiënt te kunnen bevragen.
      • Uitkomst registreren
        Net zoals vestigingsvragen en –adviezen registreren nuttig is, heeft ook de uitkomsten bijhouden zin. Zo kan bv. informatie over de redenen waarom een ondernemer voor een andere gemeente heeft gekozen, meegenomen worden in de bijsturing van het beleidskader. Registreren kan in een centraal raadpleegbaar overzicht: van een eenvoudig Excel-bestand tot geavanceerde software. Als gemeente kies je zelf hoeveel informatie je registreert over de uitkomst van bepaalde adviezen. Wel is het belangrijk om consistent te registreren.

    Een voorbeeld uit de praktijk

    Van elke vestigingsvraag waar overleg of onderzoek voor vereist is, wordt een dossier opgemaakt. Dit dossier wordt gelinkt aan het Geografisch Informatiesysteem (GIS)  van de gemeente op perceelniveau. Deze koppeling biedt als voordeel dat de vragen en adviezen uit het verleden zeer eenvoudig en overzichtelijk raadpleegbaar zijn. Dit biedt een enorme tijdswinst wanneer een gelijkaardige vraag wordt gesteld met betrekking tot een perceel. In de toekomst willen we de mogelijkheden van de GIS applicatie verder uitbreiden zodat meer informatie publiek beschikbaar is en ondernemers zich beter kunnen voorbereiden.
    Wim Dom
    Coördinator Economie, Evenementen en Toerisme – Heist op den Berg

    Bij wijze van uitsmijter nog deze tip van Luc De Houwer, Antwerpen

    Probeer van bij de start van de vestigingsvraag zoveel mogelijk diensten te betrekken. Op die manier ontvangt de ondernemer in een vroeg fase een zo geïntegreerd als mogelijk advies. Mogelijke knelpunten worden in een vroeg stadium vastgesteld, waar zowel de ondernemer zijn project op kan bijsturen en de administratie rekening kan houden. Hoe interpreteer je regelgeving? Wordt elke vraag afgetoetst aan de regelgeving en indien de vraag niet voldoet aan de regelgeving is een vergunning niet mogelijk? Of biedt de regelgeving een kader waarbinnen de administratie een zeker speelveld heeft om vragen te interpreteren en vergunnen? Intern overleg wordt vereenvoudigd indien er binnen de administratie over bovenstaande principes eensgezindheid heerst.